Работникам, командированным за границу, возмещаются расходы по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом по тарифу 2-го класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте – купе). В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду названными видами транспорта могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте – "СВ", на самолетах – "бизнес-класс"). Под исключительным случаем следует понимать такие обстоятельства, при которых у работника отсутствует возможность приобретения билетов на проезд по тарифу 2-го класса (например, отсутствие билетов в кассе вокзала). При этом приобретение билетов на проезд на железнодорожном транспорте – "СВ", на самолетах – "бизнес-класс" должно быть соответствующим образом обосновано и согласовано с нанимателем. При следовании указанными видами транспорта возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Возмещение транспортных расходов в пределах пункта командирования производится за счет суточных. Если проезд железнодорожным или водным транспортом осуществляется в ночное время, то командированному работнику возмещается стоимость комплекта спальных принадлежностей. Также командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэропорт или пристань (с вокзала, аэропорта или пристани) к месту отправления, назначения или пересадки, если они находятся за пределами населенного пункта.
Наниматель обязан возместить понесенные работником расходы по провозу до 80 кг багажа, независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник. При этом следует учесть, что такие расходы возмещаются в случае выполнения служебного поручения по провозу багажа. (6, под.10.5 п. 10 ). При направлении работника в командировку за границу на личном автотранспорте произведенные им расходы, связанные с использованием автомобиля (расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту и иные расходы) возмещаются работнику при наличии договора об использовании личного автотранспортного средства (6,подп. 53.6 п. 53).
При командировании в пределах Республики Беларусь помимо возмещения командированному работнику стоимости проезда на основании подлинных проездных документов, расходов по бронированию билетов, также возмещаются расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления подтверждающих документов. Согласно п. 9 «Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь», утв. Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35 в случае использования работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.
При проезде по территории Республики Беларусь оплата суточных производится в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь, за время пребывания на иностранной территории суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку. При этом день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь – в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах Республики Беларусь. При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования. При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях. В случае временной остановки и пребывания на территории иностранного государства продолжительностью более суток (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку, выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.
За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта, суточные выплачиваются по нормам страны командирования.
Если работник направляется в служебную командировку в страну, с которой установлен пограничный контроль, то в этом случае для правильного расчета размера суточных день пересечения границы Республики Беларусь при въезде и выезде определяется по отметкам контрольно-пропускных пунктов в паспорте. При командировании работников в Россию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. Время пересечения границы в таком случае уточняется в справочной службе Белорусской железной дороги или аэропорта.
В случаях, когда работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме. Если же принимающая сторона берет на себя часть расходов по командировке, следует учитывать, что суточные могут выплачиваться не в полном размере.
При направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь суточные ему выплачиваются в соответствии с действующим законодательством. На сегодняшний момент действует постановление Минфина РБ от 22.12.2005 № 155, согласно которому установлен следующий размер суточных –– при многодневной командировке – 12 тыс.руб. за каждый день командирования – при однодневной командировке и командировке в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, – 6 тыс. руб. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70%, двухразового – 30% от установленной нормы.
Расходы на командировки в пределах норм относятся на себестоимость продукции. Расходы организаций негосударственной формы собственности свыше норм возмещаются за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации, суммы, превышающие нормы, подлежат включению в фонд заработной платы данных работников для налогообложения. Указанная сумма иностранной валюты пересчитывается по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату исчисления налога (2, с.254).