Таблица «номерной фонд» по большей части предназначена для гостей и содержит необходимую для них информацию. Здесь пояснения может потребовать поле «состояние». Это по сути отметка о занятости номера. Ему лучше присваивать одно из четырех значений: свободен, занят, забронирован и снят с продажи. От значения «забронирован» можно было бы и отказаться, поскольку его текущее состояние – «свободен», однако такое представление номеров можно использовать для обособления части номерного фонда, предназначенной для свободной продажи, а не для бронирования.
Но основой такой АСУ является именно модуль бронирования. В нем принципиально необходимо присутствие информации о датах заезда и выезда, привязка к конкретному номеру (размещенное бронирование) и данные для идентификации брони, которые, в принципе, может играть и номер паспорта гостя.
Таблица брони представляет собой список оформленных броней, на базе которых создается таблица с сортировкой по номерам гостевых комнат и датам заезда-выезда. В ней система в соответствии с введенным запросом ищет подходящие комнаты по принципу «попадания в окно», то есть дата запрашиваемого заезда должна быть больше даты предыдущего выезда в этом номере, а дата выезда – меньше следующей даты въезда (если таковая имеется). Такое решение не отличается красотой, но занимает меньше памяти и требует меньше операций от АСУ.
Последней таблицей является таблица отчетов системы. Она не является базовой, поскольку генерируется запросом, осуществляющим сводку и анализ информации из других таблиц, а именно, оперативные показатели работы средства размещения. Это прежде всего количество проданных номеров, занятых койко-мест, общий доход от номерного фонда, загрузка гостиницы, средняя цена номера, среднее количество гостей на один номер, коэффициент двойной загрузки ((число гостей – число проданных номеров) / число проданных номеров), коэффициент занятости койко-мест (число занятых коек / число свободных коек). Данные рассчитываются на каждый день и, привязываясь к дате, сохраняются в БД. По запросу оператора АСУ строит и печатает графики и диаграммы, что позволяет судить о динамике развития гостиницы во времени.
Такая простейшая информационная структура создается с помощью конструктора (мастера) Access и не вызовет затруднений даже у начинающего пользователя. Сложности начинаются при разработке интерфейса системы, по большей части берущего на себя обязанности по вводу, сохранению и анализу информации. Реализовать некоторые функции возможно здесь только посредством встраивания программных модулей на языке VBA.
Конкретное воплощение интерфейса зависит лишь от фантазии заказчика и программиста. Однако именно этому этапу разработки следует уделить особое внимание. Нередки случаи, когда чрезмерная сложность и отсутствие наглядности в системе пагубно влияло на эффективность работы персонала.
Единовременно на экран должна выводиться только самая необходимая информация. На мой взгляд, это должна быть карта отеля, то есть список всех номеров, их постояльцев, состояния заселенности, статуса гостей и количеству дней до выезда. В зависимости от состояния гостевой комнаты соответствующая ей строка должна окрашиваться в заданный цвет, к примеру, занятый номер отображается красным цветом, забронированный – желтым, свободный – зеленым, снятый с продажи – перечеркнутым шрифтом.
Ниже окна с таблицей находятся поля запроса параметров брони. По минимуму запрос должен состоять из дат заезда и выезда, но если возможности и объем услуг отеля позволяют, то можно ввести и дополнительные элементы, как-то: тип помещения, дополнительные услуги и прочее. После активизации запроса на экране монитора появляется всплывающее окно с результатами поиска. В нем оператор выбирает подходящий вариант и вводит необходимую для идентификации брони информацию. Предлагается использовать номер паспорта гостя, поскольку имена могут повторяться, а номер брони гость с большой вероятностью забудет, что приведет к нежелательной путанице.
После сохранения брони строчка соответствующей гостевой комнаты приобретает заданную окраску. Можно предусмотреть функцию, при которой система считает, за сколько дней до предполагаемого въезда произошло бронирование, и присваивает этой брони определенный коэффициент скидки. При заселении клиента базовая цена номера умножается на этот коэффициент, и получается конечная цена под конкретного клиента.
Заселение производится следующим образом при двойном щелчке мыши по строке гостевой комнаты в таблице состояния номерного фонда открывается интерфейсное окно номера, где отображены текущие постояльцы, состояние помещения, вкладки с фотографиями, календарем бронирования, заметками и кнопки «Заселить» и « Выселить». В специальном поле вводим номер паспорта гостя, и если о нем есть запись в БД, то в окне состояния номера появляется запись о госте, если до этого гость не пользовался услугами гостиницы, и информации о нем нет в БД, всплывает окно карточки гостя. В нем набираются требуемые данные, и после нажатия кнопки «ОК» БД пополняется новой записью, а гость заселяется в номер. Выселение происходит после нажатия кнопки «Выселить», влекущего за собой удаление информации о проживающих в номере гостях.
На основную панель интерфейса также помещаются кнопки, открывающие доступ непосредственно к таблицам системы, а также к сектору отчетов, где отображаются характеристики работы средства размещения и строятся диаграммы. Необходимы также элементы управления, позволяющие управлять построением отчетов и их распечаткой.
Среди автоматических возможностей системы чрезвычайно полезным может оказаться ежедневная распечатка предстоящих заездов и выездов, осуществляемая системой самостоятельно в начале каждого рабочего дня. Созданные отчеты распространяются среди обслуживающего персонала отеля для увеличения оперативности работы с клиентами.
Защита хранимой в БД информации, ее шифрование и ограничение доступа может осуществляться встроенными процедурами Access, однако не осведомленному пользователю легче будет воспользоваться специализированными средствами: шифровальным ПО, электронными ключами и прочими инструментами, в изобилии появившимися в последнее время на рынке программного обеспечения.
Рекомендуется при работе с АСУ пользоваться так называемой исполняемой версией Access (AccessRuntime), не потребляющей лишние системные ресурсы и не позволяющей случайно или намеренно изменить структуру и базовую информацию системы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Вопрос об установке автоматизированной системы управления гостиничным фондом в конечном итоге решать все же владельцу (управляющему) гостиничного предприятия. Вполне вероятно, что в условиях средства размещения малого типа с незначительными по объему информационными потоками компьютеризация процесса управления отелем лишь неоправданно усложнит работу персонала, однако с каждым годом становится все более очевидным необходимость внедрения таких систем на предприятиях, осуществляющих многоплановое и высокоуровневое обслуживание большого объема клиентов.
Точность и быстрота работы профессионально разработанной и отлаженной PMS позволяет значительно снизить время обслуживания и количество ошибок, улучшить качество обслуживания, что влечет за собой минимизацию накладных расходов на лишний персонал, облегчает аудит и способствует росту положительного имиджа средства размещения среди потенциальной клиентуры и партнеров, что, несомненно, наилучшим образом скажется на конкурентоспособности предприятия.
В современном информационном обществе адаптация потоков данных к компьютерным моделям становится не только хорошим тоном, но и условием выживания на сверхдинамичном рынке. Доступ к информационным технологиям все более упрощается и удешевляется, а окупаемость их редко можно поставить под сомнение.
Особую ценность АСУ представляют при интеграции средства размещения в глобальную систему бронирования (GDS), при этом создается единая для всех членов сети информационная модель, использующаяся удаленными операторами (система b2b – businesstobusiness) и туристами (b2c – businesstoclient) для бронирования услуг отеля (временами даже без участия самой гостиницы). Это значительно упрощает действия предприятия по привлечению клиентов и сокращает расходы на рекламу. Часто расходы на рекламу берет на себя владелец GDS.
Большинство фирменных PMS предусматривают подключение к GDS, что значительно упрощает дальнейшее расширение планов руководства.
Так или иначе, АСУ гостиниц – это уже не просто мода, но назревшая обусловленная требованиями времени необходимость, и степень соответствия этому веянию может означать процветание предприятия либо его упадок.