Исходя из этого, можно выделить основные направления управленческого учета в торговых организациях:
- планирование цикла закупок, что означает управление товарно–материальными запасами, планированием закупок в ООО «ХХХ» занимается отдел материально-технического снабжения;
- управление продажами, которое включает маркетинговый анализ и управление дебиторской задолженностью. Эта деятельность осуществляется отделом продаж. Менеджерами отдела продаж составляются планы отгрузки готовой продукции (продаж) (см. Приложение Г) , отчеты о продажах готовой продукции, оказанных услуг, графики сравнения плановых и фактических продаж за месяц;
- планирование и контроль издержек обращения.
Контроль за эффективностью деятельности организации, независимо от того, какая форма организации принята требует результативности деятельности ее отдельных сегментов. Организация бюджетирования по сегментам обычно отвечает особенностям самой компании. Хозяйствующие субъекты должны иметь такую структуру и организацию, чтобы деловые операции, в которых они участвуют, проводились наиболее эффективным способом. В любом случае структура организации привязана к центрам ответственности в организации, в рамках которых ведется управленческий учет и сравнительный анализ данных.
В системе управления организацией учет по центрам ответственности выполняет две важнейшие функции - информационную и контрольную. На исследуемом предприятии ведется учет по центрам ответственности, за менеджерами закреплена персональная ответственность за достижение результативных показателей, что ведет повышению мотивации у менеджеров и увеличению объемов продаж, а следовательно выручки и прибыли организации.
В качестве примера центра доходов (подразделения, отвечающего за получение компанией доходов), на исследуемом предприятии можно выделить отдел коммерческих продаж, т.к. менеджеры этого отдела отвечают за реализацию готовой продукции и услуг предприятия. Менеджеры отдела продаж регулярно составляют планы продаж, анализируют причины, в случае невыполнения плана.
Управление товарно – материальными запасами. Уровень товарно-материальных запасов предприятия зависит от объема выпуска готовой продукции, причем запасы необходимо приобретать до выполнения плана по выпуску готовой продукции, а, следовательно, возникает проблема прогнозирования закупок в соответствии с прогнозом продаж. При этом необходимо учитывать, что недостаток товарно-материальных запасов может привести к невыполнению плана и, следовательно, прибылей, а излишние запасы требуют повышенных издержек.
На исследуемом предприятии управлением запасов занимаются инженеры отдела материально-технического снабжения, ежемесячно, еженедельно и ежедневно ими составляются отчеты об остатках товаров, заранее просчитываются и планируются необходимые материалы для выполнения заказов. Также обрабатываются заявки для нужд вспомогательных производств, всё это суммируется и предоставляется план закупок товарно-материальных ценностей на месяц (в разрезе заказов статей затрат). Затем заранее подготавливаются требования на финансирование с приложенными счетами для оплаты и передаются для обработки в финансовый отдел. (см.Приложение Д). Финансовый менеджер после проведения платежей, разносит данные в реестр платежей с выведением остатка по расчетным счетам предприятия (см.Приложение В). В дальнейшем отработанные (оплаченные) счета передаются в бухгалтерию материальной группы для выписывание доверенностей и отслеживания поступления товарно-материальных ценностей на предприятие. По окончанию месяца бухгалтер материальной группы формирует реестр дебиторской задолженности.
Управление дебиторской задолженностью.
Любая организация оптовой торговли при продажах не может избежать такой статьи актива, как дебиторская задолженность. Общая сумма дебиторской задолженности определяется:
- объемом продаж в рассрочку;
- средним временем между продажами и поступлением платежей.
Следовательно, любые изменения этих факторов влекут за собой изменение величины дебиторской задолженности.
Политика взимания платежей предусматривает процедуру взимания дебиторской задолженности. В ООО «Торговый Дом «КрасТячжМаш» менеджеры отдела продаж отслеживают сроки погашения дебиторской задолженности, регулярно ими составляются отчеты о дебиторской задолженности с указанием количества дней просрочки. Составляется список дебиторов, долг которых превысил лимит по договорам. При длительном непогашении задолженности осуществляется процедура , которая предусматривает следующие этапы:
- письмо дебитору о том, что он просрочил платеж;
- более суровое письмо;
телефонный звонок, после которого приостанавливается отгрузка
товаров дебитору.
Издержки обращения.
Планирование, анализ и контроль издержек обращения занимают очень большое место в подсистеме управленческого учета, поскольку их сокращение является важнейшим фактором повышения эффективности деятельности торговой организации.
Издержки (затраты) торговой организации разделяются на капитальные и текущие.
Если капитальные затраты характеризуют долгосрочные инвестиции организации в свою деятельность, то издержки обращения характеризуют величину ресурсов организации, потребленных в процессе осуществления ее финансово – хозяйственной деятельности.
Издержки (затраты) торговой организации можно классифицировать в зависимости от целей анализа следующим образом:
- от их экономической роли в процессе формирования издержек (производственные или основные или непроизводственные затраты);
- в зависимости от отношения к изменения товарооборота – переменные и постоянные издержки (затраты);
- в зависимости от способа включения в себестоимость реализованного товара – прямые и косвенные издержки;
- в зависимости от влияния на принятие управленческих решений:
а. явные и альтерантивные (вмененные);
б. релевантные и нерелевантные;
в. управляемые и неуправляемые;
- в зависимости от возможности контроля: на подконтрольные и неподконтрольные.
Основными называются издержки, связанные с процессом формирования затрат непосредственно на заказы.
Непроизводственными являются затраты общехозяйственного, управленческого характера. Это затраты, связанные с деловой политикой администрации, со структурой управления, с обслуживанием торговой деятельности.
Непроизводственные затраты – это затраты, являющиеся функцией длительности отчетного периода. Они рассматриваются как расходы периода, в котором они были фактически осуществлены, т.е. списываются на счет продаж. Все непроизводственные затраты являются расходами периода. Они окупаются за счет общего финансового результата деятельности предприятия.
Переменные издержки изменяются с изменением объема товарооборота. К ним относятся транспортные расходы. На единицу товара они остаются неизменными. Поэтому организация стремится снизить такие издержки на единицу реализуемых товаров.
Постоянными издержками являются те затраты, которые не изменяются или изменяются незначительно при изменении товарооборота. К ним относят управленческие расходы, коммунальные платежи, расходы на рекламу торгового предприятия, общехозяйственные расходы и т.д. При определении постоянных затрат следует руководствоваться релевантным уровнем, т.е. тем уровнем деловой активности предприятия, при котором рассматриваемый вид затрат можно отнести к постоянным издержкам. При росте товарооборота постоянные издержки являются важнейшим фактором снижения себестоимости товаров, поскольку с увеличением товарооборота постоянные издержки на единицу товара уменьшаются.
Прямые издержки – это затрат, связанные с реализацией конкретного заказа. Их в момент возникновения можно непосредственно и экономично (на основании первичных документов) отнести на объект калькуляции, т.е. в данном случае объект учета затрат (место их возникновения) совпадает с объектом калькулирования. Такие затраты, как правило, являются постоянными, т.к. не зависят от объема деятельности. Основными примерами таких издержек являются:
- аренда;
- коммунальные платежи;
- заработная плата продавцов и прочих работников;
- амортизация основных средств и нематериальных активов;
- страхование и др.
При принятии управленческих решений очень важно учитывать альтернативные издержки, которые показывают упущенную выгоду при ограниченном количестве ресурсов. Такие затраты возникают, когда приходится отказаться от продажи одного вида товаров в пользу другого вида товаров. Соответственно, они означают неполучение дохода от продажи данного вида товара.
В отличие от альтернативных издержек, явные издержки означают предполагаемые затраты, которые понесет торговое предприятие при осуществлении своей деятельности.
Поскольку для принятия управленческих решений приходится рассматривать много возможных вариантов, для сокращения количества операций и уменьшения расчетов применяют релевантные издержки, а также релевантные доходы.