-не требуется создания дополнительного структурного подразделения, которое бы занималось сбором и обработкой первичных документов для управленческого учета. Это позволяет не увеличивать документооборот и штат компании;
-использование единой информационной базы сводит к минимуму расхождения между системами бухгалтерского и управленческого учета;
-создание системы управленческого учета, использующей данные бухгалтерского учета, не требует значительных инвестиций в комплексные информационные системы, что особенно актуально для малых и средних предприятий.
-нелогично и экономически невыгодно использовать дополнительную систему, в которой собиралась бы та же информация, что и в системе бухгалтерского учета.
Существует несколько способов реорганизации рабочего плана счетов для целей управленческого учета. Условно их можно разделить на две категории — одномерные и многомерные.
Одномерные способы настройки рабочего плана счетов подразумевают использование субсчетов. При этом одномерные системы могут быть организованы автономно, с использованием различных счетов для бухгалтерского и управленческого учета и интегрировано, то есть используется единая система счетов. Существенным недостатком является то, что, делая проводки, бухгалтер разносит информацию между субсчетами последних уровней в единственном информационном разрезе, таким образом, чтобы получить данные по другим объектам учета, необходимо вручную отбирать информацию по нескольким счетам.
При многомерной организации бухгалтерского плана счетов каждому счету присваивается несколько аналитических признаков. Под аналитическим признаком подразумевается совокупность однородных объектов аналитического учета, которыми могут быть, например, основные средства, номенклатура товаров, контрагенты, бизнес-процессы и т. д. При этом одни аналитические признаки используются и для бухгалтерского, и для управленческого учета (основные средства, сотрудники, номенклатура товаров), а другие (бизнес-процессы, центры ответственности) нужны только для управленческого учета. Количество аналитических признаков может быть ограничено только возможностями выбранного программного обеспечения и целесообразностью [6].
Таким образом, видно, что постановка управленческого учета и предоставление управленческой отчетности становится необходимым компонентом эффективной деятельности предприятия, но для успешности внедрения необходима четкая постановка задач, определение условий, доступных ресурсов и возможностей, а также централизация информационных потоков и подготовка кадров.
Для принятия качественных решений менеджменту предприятия зачастую необходимо консолидировать огромные массивы данных по отдельным операциям в информацию, пригодную для аналитической обработки и отражающую суть деятельности компании. В системе финансового управления за решение данной задачи отвечает Система управленческой отчетности.
Система управленческой отчетности представляет собой систему аналитической обработки данных об операциях компании и предоставления полученной информации в необходимом для анализа содержательном виде. Основная задача системы управленческой отчетности состоит в обеспечении качественной информационной поддержки при принятии управленческих решений. Поэтому в первую очередь система управленческой отчетности реализуется исходя из информационных потребностей менеджмента предприятия. Вместе с этим отчеты могут формироваться в соответствии с требованиями общепризнанных стандартов финансовой отчетности, таких как МСФО или GAAP. В этом случае в круг пользователей данной системы могут войти и внешние по отношению к компании лица, такие как инвесторы, аналитики рынка, а также представители надзорных органов [1].
Эффективная система управленческой отчетности должна также обладать мощным инструментарием, позволяющим менеджменту проводить всесторонний анализ генерируемой информации в части формирования перспективных направлений развития и оценки последствий возможных управленческих решений.
Информацию для формирования этих отчетов представляют различные подразделения предприятия - бухгалтерия, сметно- договорной отдел, отдел закупок и финансовый отдел.
По уровням же различаются и отчеты, которые формируются в ходе управленческого учета. Помимо отчетов верхнего уровня (Балансный лист, Отчет о прибылях и убытках и Отчет о движении денежных средств), пакет управленческой отчетности компании может включать множество отчетов, классифицированных по назначению, адресатам, периодичности формирования и т.д. Отчеты могут быть регламентными, т.е. представляемыми соответствующим адресатам в установленные сроки, и нерегламентными, т.е. формируемыми под конкретный запрос пользователя. На состав пакета, форму и содержание управленческой отчетности в каждом конкретном случае влияет не только отраслевая принадлежность компании, но и запросы менеджмента компании, которые напрямую зависят от уровня их экономических знаний и ментальности.
Однако, в ряде случаев пользователь не готов к адекватному восприятию экономически грамотно разработанных отчетов. Есть два способа решения такого несоответствия: одновременно с разработкой системы управленческого учета повышать уровень экономических знаний менеджмента компании, либо временно упрощать отчеты до уровня, воспринимаемого ее менеджментом.
Отчетность представляется менеджерам для применения содержащейся в ней информации в управленческих целях. Менеджерам разных уровней иерархии необходимы различные отчеты, отличающееся как по содержащейся в ней информации и уровню ее агрегированности, так и по форме представления. Соответственно, одно из требований, предъявляемых к большинству используемых в компании форм управленческих отчетов – это простота трансформации отчета до различного уровня детализации содержащейся в нем информации [2].
Как показывает практика, многие предприятия малого и среднего бизнеса не в состоянии формировать в полном объеме основные формы управленческой отчетности - отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках и управленческий баланс. Для полноценного контроля над предприятием недостаточно лишь баланса и отчета о прибылях и убытках. Построение на предприятии эффективной и простой системы формирования основных управленческих отчетов за относительно короткий срок способствует реализации основных функций управленческого учета.
По мере развития бизнеса принципиальное значение для его устойчивости и возможности дальнейшего развития начинает играть способность менеджмента контролировать основные параметры деятельности компании. Наиболее наглядную и полную картину состояния предприятия дают отчеты о движении денежных средств, о прибылях и убытках и управленческий баланс. Практически на каждом предприятии в том или ином виде формируется отчет о прибылях и убытках, гораздо реже - отчет о движении денежных средств и управленческий баланс.
Формирование основных управленческих отчетов базируется на той информации, которой, как правило, обладает любая компания:
-во-первых, на каждом предприятии есть полная информация о движении денежных средств. Это могут быть как данные бухгалтерского учета, например, выписки по рублевым и валютным счетам, кассовые отчеты, расчеты с подотчетными лицами; так и сведения, которые могут отсутствовать в данных бухгалтерского учета, например из реестра расчетов между отдельными предприятиями в рамках холдинга и прочее;
-во-вторых, любое предприятие в том или ином виде формирует отчеты, характеризующие состояние и динамику наиболее важных активов и обязательств. Так, на каждом предприятии ведется учет товарно-материальных запасов, взаиморасчетов с покупателями и поставщиками продукции или иных активов и обязательств.
В процессе формирования управленческого баланса будут автоматически выявлены все несоответствия в отчетах, и, соответственно, будут обнаружены источники возникновения затрат, которые ранее просто игнорировались.
Рассмотрим особенности формирования основных отчетов.
Прежде чем формировать отчет о движении денежных средств, необходимо провести следующие процедуры, которые обеспечат впоследствии получение информации в необходимом разрезе и с требуемой степенью детализации:
-анализ структуры предприятия. Если предприятие ведет несколько независимых направлений деятельности, то управленческий учет по ним целесообразно вести раздельно. Для каждого направления следует выделить те счета движения денежных средств, которые его обслуживают;
-анализ структуры отдельных направлений и подразделений. При необходимости можно выделить подразделения, в разрезе которых менеджмент компании хотел бы видеть отчет. Данная детализация играет важную роль при составлении бюджетов движения денежных средств компании по подразделениям. Такой аналитический разрез информации необходимо установить еще на начальном этапе, чтобы осуществлять контроль исполнения бюджетов каждого из подразделений;
-формирование плана статей движения денежных средств. Это также важный шаг, от которого будет зависеть наглядность конечного отчета.
После выполнения этих предварительных мероприятия формирование отчета о движении денежных средств представляет собой достаточно простую техническую работу с использованием MS Excel или иных программных продуктов. Формирование отчета о движении денежных средств позволяет приступить к формированию бюджета движения денежных средств в разрезе выбранных подразделений и статей, а также контролировать исполнение данных бюджетов, что существенно повышает финансовую дисциплину на предприятии [3].