Основным видом выбытия товаров является их реализация. Оптовая реализация оформляется путем оформления вышеуказанных соответствующих документов. Продажа товаров в розницу, на анализируемом предприятии оформляется кассовым чеком или приходным кассовым ордером.
Выделяют также прочие товарные операции, к которым относятся: закупка товаров у населения, внутреннее перемещение товаров на предприятии, отражение в учете результатов инвентаризации, отражение в учете товарных потерь, переоценки товаров и другие. Такие операции оформляются следующими документами: закупочными актами, накладными, инвентаризационными актами, сличительными ведомостями, актами о порче, актами о переоценке товаров и другими документами.
На основании вышеперечисленных операций, которые оформлены соответствующими документами, материально ответственные лица ежемесячно составляют отчетность о наличии и движении товаров и сдают ее в бухгалтерию.
При организации материальной ответственности на предприятии ООО “ТЭД-Медик” руководствуются “Указаниями о порядке применения в государственной торговле законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению или организации”, утвержденными приказом Министерства торговли СССР от 19.08.1982 года N 169, и последующими изменениями и дополнениями, внесенными в них приказом от 20.03.1987 года N76.
Материальная ответственность на данном предприятии возлагается на экспедитора и работников склада.
Раскрывая требования учетной политики предприятия ООО “ТЭТ- Медико” по учету товарных операций подчеркиваем, что:
- товары учитываются по продажным ценам;
- товары продаются по свободным рыночным ценам, с учетом наценки не более 25%;
- в учете принят кассовый метод определения момента реализации товаров, то есть товар считается проданным, если он отгружен и фактически оплачен (деньги в оплату товара поступили либо на расчетный счет, если имеет место безналичный расчет, либо в кассу предприятия - при наличном расчете с покупателем).
- инвентаризация товаров проводится ежемесячно, первого числа каждого месяца;
- инвентаризация по материальным ценностям проводится ежегодно, но не позднее октября 1997 г.;
- контрольно-кассовые машины использовать в соответствии с нормативными документами, ответственным за их эксплуатацию назначают кассира предприятия;
Раскрывая далее вопросы организации системы бухгалтерского учета на данном предприятии надо отметить, что для учета товаров используются продажные цены. Спецификой данного предприятия является то, что на нем нет разделения учета товаров на складской и бухгалтерский учет, то есть торговый отдел и оба склада имеют одну отчетность, которую готовит торговый отдел:
- ежедневный отчет о продажах товаров;
- отчет о приходе и расходе товаров за месяц;
- товарный отчет за квартал.
Данная отчетность используется, после ее проверки контролером по складу, передается в бухгалтерию, где она используется для отражения товарных операций на счетах бухгалтерского учета и составления финансовой, статистической и внутренней отчетности. Склад отдельного учета движения товаров не имеет, работники склада фактически занимаются лишь физическим приемом, выдачей, сортировкой товаров. Заведующий складом отчитывается перед контролером по складу согласно приходных и расходных накладных за отчетный
период, для упрощения проведения инвентаризации по складу используются распечатки ведомостей движения товаров за проверяемый период.
На предприятии ООО “ТЭД-Медик”, согласно учетной политике, товары проходят следующий путь: оприходование товара на склад, выбор товара, его заказ, оплата, доставка.
После анализа спроса на рынке, менеджер по продажам составляет заказ на товар и получает на него счет от поставщика, после чего согласовывает оплату этого товара с менеджером по финансам предприятия и поставщиком, и передает счета для оплаты в бухгалтерию, при кредитовании предприятия товаром со стороны поставщика или оплате за товар по факту его получения, в бухгалтерию для оплаты одновременно передаются и счета и накладные на товар (прил. 10 и 11).
После получения товара на склад, оприходованием товара на склад занимается контролер по складу. Он определяет фактическое соответствие товара полученным сопровождающим товар документом, при необходимости составляет акты на недовоз или испорченный товар и передает всю эту документацию менеджеру по продажам. Менеджер по продажам, совместно с менеджером по финансам, занимается ценообразованием на полученный товар, вводят в компьютер в меню “Накладные - приход” информацию о приходе товара на склад по наименованию поставщика и артикулу товара, и на основании введенных данных формируется файл прайс-лист, где для покупателя обнародуется информация о наличии и ценах на весь перечень имеющихся на складе товаров, а для работников торгового отдела содержится информация о наличии товара, его стоимости, товарных остатках на начало дня в разрезе по производителям товара, его наименованиям и артикулам, приход и расход товара за текущий день, итоги по движению товара за день на момент обращения за этой информацией.
После проверки контролером по складу правильности внесения прихода товара на склад в прайс - лист, начинается продажа товара торговым отделом, путем составления в меню “Накладные - продажа” расходных накладных о продаже товара покупателям. При распечатывании набранной в меню “Накладные - продажа” накладной (прил. 11 ), которая тиражируется в трех экземплярах, из которых по первому , с оттиском “Отпуск разрешен”, покупателю выдают продукцию на складе, причем, на данном экземпляре накладной обязательно стоят подписи ответственных за движение товаров лиц, тех кто разрешил отпуск товара, то есть, подпись того лица, кто непосредственно выписывал эту накладную; - подпись кладовщика непосредственно выдавшего товар покупателю и подпись покупателя в получении товара по данной накладной, ее данные автоматически вычитаются из файла прайс-лист, таким образом информация в файле прайс-лист обновляется, после выдачи по выписанной накладной товара со склада, данные складского учета и торгового отдела (бухгалтерского учета) становятся идентичными.
Оттиск “Отпуск разрешен” ставится на накладной менеджером по продажам лишь в двух случаях: первый - если товар по данной накладной уже оплачен, о чем говорит запись в личном листке покупателя (файл), который заводится на всех покупателей, в нем содержится информация о проданных каждому конкретному покупателю товарах отдельно по каждой выписанной на него накладной и их оплате, что позволяет иметь накопительный итог по отгрузке и задолженности каждого покупателя, а также его историю продаж, что в свою очередь, открывает возможности для более широкого анализа возможного сбыта товаров в обозримом будущем данным клиентом. Платежи вносятся менеджером по продажам в личный листок после предоставления ему информации об оплате товаров наличными через кассу предприятия, тогда первый экземпляр накладной дополнительно гасится кассиром штампом “Оплачено наличными” и покупателю выдается корешок приходного кассового ордера (прил. 2), либо при оплате по безналичному расчету, информацию о платежах менеджеру по продажам представляет главный бухгалтер после получения в банке платежных документов: выписки и платежного поручения (прил. 6); второй - если товар по накладной отдается покупателю с отсрочкой платежа по договоренности покупателя с менеджером по продажам с разрешения менеджера по финансам. Надо добавить, что задолженность в файле личный-листок образуется также автоматически при распечатывании накладной, уменьшение задолженности производится менеджером по продажам вручную.
Второй экземпляр накладной с вышеуказанными подписями, но без оттисков, остается у покупателя для оприходования купленного товара, а третий экземпляр остается в торговом отделе для ежевечерней сверки продаж товаров за день.
Контролер по складу оперативно проверяет фактическое соответствие движения товаров на складе документообороту, сопоставляя соответствующие документы: Приходные и расходные накладные с отчетами торгового отдела, причем первый и второй экземпляры расходных накладных также сравниваются между собой. Об обнаруженных расхождениях контролер сразу докладывает менеджеру по продажам, который, совместно с главным бухгалтером разрешает данные вопросы, при необходимости, к решению таких вопросов могут привлекаться как менеджер по продажам, так и директор предприятия.
3. Организационное обеспечение учета денежных средств на предприятии ООО “ТЭД-Медик”
3.1. Учет денежных средств на счетах в банке.
Фирма ООО “ТЭТ - Медико” имеет расчетный счет для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций в Восточном филиале АКБ “Югбанк”.
Для осуществления движения денежных средств по расчетному счету ООО “ТЭД-Медик” использует следующие документы:
денежный чек - представляет собой распоряжение предприятия банку выдать указанную в нем сумму наличных денег с его расчетного счета. Предприятие получило чековую книжку в обслуживающем его Восточном филиале АКБ “Югбанка”. Чек заполняется от руки чернилами или шариковой ручкой. В нем указывают сумму, дату выдачи, наименование получателя, а также сведения о назначении полученных сумм (на оплату труда, на хозяйственные, представительские или командировочные расходы и т.д.)