На каждой унифицированной форме, включаемой в альбом унифицированных форм отдела необходимо указать ее правовое основание (кем и когда утверждена).
Все унифицированные формы документов группируются в альбом унифицированных форм документов. Формы документов, включенные в альбом, проходят экспертизу в отделе. После экспертизы и согласования всех замечаний и предложений с начальником общего отдела, заведующим архивом, альбом унифицированных форм документов отдела, как и табель унифицированных форм документов, утверждается начальником Управления.
Альбом форм документов, применяемых в отделе, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве эталонного образца хранится в отделе, и электронной копии, обеспечивающей быстрый доступ к документам.
По мере необходимости в альбом унифицированных форм документов отдела каждый год вносятся изменения и дополнения. Альбом унифицированных форм документов отдела вступает в силу с 1 января следующего календарного года после утверждения.
2. ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Содержание Табеля унифицированных форм документов
I. Общие положения
II. Основные положения
1. Организация управления
2. Планирование деятельности отдела
3. Регулирование деятельности отдела в нормативных и методических документах
4. Основная деятельность отдела: Деятельность по осуществлению регистрационного учета граждан по месту пребывания и по месту жительства; Деятельность по приему документов иностранных граждан по месту пребывания
5. Информационное обеспечение деятельности отдела
6. Документационное обеспечение: Учет и контроль исполнения документов; Хранение и использование документов
III. Ведение табеля, внесение изменений и дополнений
Общие положения
1.1. Табель форм документов – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
1.2. Табель является:
-справочником, содержащим в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности отдела;
-справочником, позволяющим осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов;
-справочником оптимизации документооборота (так как содержит основные этапы подготовки документов);
-справочником контроля за деятельностью исполнителей;
-справочником учета форм документов, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
1.3. Табель решает следующие задачи:
-оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
-классификация применяемых в деятельности отдела форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;
-унификация состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов, исключение из форм документов дублирующих показателей;
-унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в отделе;
-упорядочение в целом документационного обеспечения отдела в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.
1.4. Внутренняя структура табеля определена группировкой форм документов по функциям деятельности.
1.5. Табель форм документов является нормативным документом обязательным для применения всеми работниками отдела.
1.6. Применение и изготовление форм документов, не предусмотренных табелем, не допускается.
1.7. Табель разработан в бумажной и электронной форме.
Табель унифицированных форм документов отдела управления Федеральной Миграционной службы по Ямало-Ненецкому автономному округу в г. Салехард
| Наименование формы документа | Код формы документа(ОКУД) | Код формы документа | Кем и когда утверждена | Периодичность составления | Составитель | Внутреннее согласование | Внешнее согласо-вание | Подпись | Утверждение | Оттиск печати |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| Положение об отделе | 02489366 | Утверждено Приказом УФМС России по ЯНАО от 17.01.2008 № 7 | По мере необходимости (не реже 1 раза в 5 лет) | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Главный юрисконсульт управления | Начальник УФМС России по ЯНАО | Начальник Управления | |||
| Должностная инструкция | 0248900 | Утверждена Приказом УФМС России по ЯНАО от 17.01.2008 № 7 | По мере необходимости (не реже 1 раза в 5 лет) | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Главный юрисконсульт управления | Начальник УФМС России по ЯНАО | Начальник Управления | |||
| План работы отдела на квартал | Каждый квартал | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Начальник УФМС России по ЯНАО | Начальник Управления | ||||||
| План работы отдела на год | Каждый год | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Начальник УФМС России по ЯНАО | Начальник Управления | ||||||
| Инструкция о документационном обеспечении управления | Утверждена приказом ФМС России от 07.01.2008 №22 | По мере необходимости | ФМС России | Все структурные подразделения, начальники территориальных органов | Начальник УФМС России по ЯНАО | Начальник Управления | ||||
| Табель унифицированных форм документовотдела | Декабрь года | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Начальник УФМС России по ЯНАО, заведующий архивом | Начальник УФМС России по ЯНАО | Начальник Управления | |||||
| Альбом унифицированных форм документовотдела | Декабрь года | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Начальник УФМС России по ЯНАО, заведующий архивом | Начальник УФМС России по ЯНАО | Начальник Управления | |||||
| Номенклатура дел отдела | Утверждена Приказом УФМС России по ЯНАО от 17.01.2008 № 7 | Каждый год | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Начальник УФМС России по ЯНАО | Начальник Управления | |||||
| Документ удостоверяющий личность | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | специалист 1 разряда | |||||||
| Заявление о регистрации по месту жительства | Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | специалист 1 разряда | ||||||
| Документ являющийся основанием для проживания | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | специалист 1 разряда | |||||||
| Карточка регистрации | Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Ведущий специалист | ||||||
| Поквартирная карточка | Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Ведущий специалист | ||||||
| Домовая (поквартирная) книга | Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Ведущий специалист | ||||||
| Адресный листок прибытия | Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Ведущий специалист | ||||||
| Листок статистического учета прибытия | Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Ведущий специалист | ||||||
| Документ удостоверяющий личность | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | специалист 1 разряда | |||||||
| Заявление о регистрации по месту пребывания | Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | специалист 1 разряда | ||||||
| Документ являющийся основанием для пребывания | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | специалист 1 разряда | |||||||
| Свидетельство о регистрации по месту пребывания | Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Ведущий специалист | |||||||
| Адресный листок прибытия | Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Ведущий специалист | |||||||
| Документ удостоверяющий личность иностранного гражданина | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | специалист 1 разряда | |||||||
| Вид на жительство или разрешение на временное проживание | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | специалист 1 разряда | |||||||
| Документы, подтверждающие право пользования жилым помещением | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | специалист 1 разряда | |||||||
| Заявление о регистрации | Приказ ФМС от 20.10.2007 № 208 | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | специалист 1 разряда | ||||||
| Протокол | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Председатель комиссии, секретарь | |||||||
| Акт | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Председатель, члены комиссии | |||||||
| Докладная записка | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Начальник Управления | |||||||
| Справка | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Начальник Управления | |||||||
| Телеграмма | По мере необходимости | |||||||||
| Доклад | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Начальник Управления | |||||||
| Телефонограмма | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | ||||||||
| Факсограмма | По мере необходимости | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | ||||||||
| Журнал учета заявлений о регистрации по месту пребывания и выдачи свидетельств о регистрации по месту пребывания | Каждый год | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | ||||||||
| Журнал учета заявлений о регистрации по месту жительства и выдачи свидетельств о регистрации по месту жительства | Каждый год | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | ||||||||
| Книга учета протоколов об административных правонарушениях | Каждый год | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | ||||||||
| Опись дел отдела временного хранения | Инструкция по архивной работе в системе МВД России Приказ от 24.12.2003 №1022 | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Заведующий архивом | |||||||
| Опись дел отдела постоянного срока хранения | Инструкция по архивной работе в системе МВД России Приказ от 24.12.2003 №1022 | Отдел Управления Федеральной миграционной службы | Заведующий архивом |
3. Ведение, внесение изменений и дополнений