4. Ревизия операций с денежными документами
Денежные документы – документы строгой отчетности, хранящиеся в соответствии с установленным порядком в кассе организации. К ним относятся: почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и т.п., выкупленные собственные акции, доли участников общества с ограниченной ответственностью, ценные бумаги. Однако для целей бухгалтерского учета ряд перечисленных выше документов учитывается как финансовые вложения.
Для учета денежных документов предназначен субсчет 3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». В ходе проверки уточняются аспекты учетной политики в отношении денежных документов:
к счету 50-3 могут быть открыты соответствующие аналитические счета. Например:
1. «Почтовые марки»
2. «Конверты с марками»
3. «Почтовые карточки»
4. Оплаченные билеты»
5. «Другие денежные документы»
в альбоме форм предусмотрены формы первичных документов,
которыми оформляются операции с денежными документами;
график документооборота по операциям с денежными документами;
сроки, порядок проведения инвентаризации денежных документов и состав постоянно действующей комиссии по движению денежных документов;
перечень лиц непосредственно связанных с поступлением, хранением, использованием и списанием денежных документов;
другие специфические аспекты, исходящие из отраслевых особенностей функционирования организации и объема совершаемых хозяйственных операций.
Следует учитывать, что первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, сначала следует выяснить, какие унифицированные формы первичных документов применительно к операциям с денежными документами включены в альбомы.
Согласно Типовому плану счетов аналитический учет по счету 50 «Касса» ведется кассирами, ответственными за кассовую наличность. Регистром аналитического учета является кассовая книга, в которой отражаются данные приходных и расходных кассовых документов. Основанием для отражения операций по приходу денежных документов будут первичные документы, предоставленные их поставщиком (продавцом). Однако на практике некоторые организации оформляют приходный ордер, а в строке «Основание» делают ссылку на первичный учетный документ, предъявляемый поставщиком (продавцом). Основанием для расхода денежных документов будут первичные учетные документы, составленные ответственным работником организации (реестр, требование-накладная и др.).
В некоторых организациях для учета денежных документов используются документы, которыми оформляются кассовые операции. К их числу можно отнести приходный кассовый ордер КО-1, расходный кассовый ордер КО-2, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3, кассовую книгу КО-4, журнал-ордер №1 и ведомость №1. Однако это не совсем удобно, так как при учете денежной наличности следует лишь определить сумму средств (в остатке по приходу и расходу), а серии и номер бланков (купюр), а так же их номинал не играют роли. Что касается денежных документов, то необходимо учитывать их как по видам (марки почтовые, марки госпошлины), так и по номиналу (100 руб., 50 руб.). Более того, не совсем корректно выписывать первичный учетный документ на уже имеющийся. Если организация воспользуется для учета денежных документов формами, перечисленными выше, то это закрепляется в учетной политике. Если же на основе предложенных будет разработана иная форма, она должна быть приведена в рабочем альбоме форм первичной учетной документации.
Однако ряд документов организации придется разработать самостоятельно. К числу таких документов относятся: инвентаризационные описи, акт на списание денежных документов, различные регистры и т.п.
При разработке инвентаризационной описи денежных документов в основу может быть положена инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма №инв-10) и акт инвентаризации наличных денежных средств (форма №инв-9).
Акт на списание денежных документов также может быть разработан на основе типовой формы акта на списание использованных бланков строгой отчетности.
В ряде случаев для списания использованных денежных документов необходимы дополнительные документы, например реестр отосланной корреспонденции (для почтовых марок, почтовых карточек и конвертов с марками). Такой документ составляется лишь в том случае, соответствующую информацию не аккумулируют в другом первичном документе, например книге регистрации исходящей корреспонденции. Если эта книга предусматривает графу «Отослано по почте», то в этом случае достаточно справки-отчета материально ответственного лица, в которой указывается период, за который составлена справка-отчет, и количество отосланных писем и бандеролей. Если при отсылке корреспонденции использовались марки различного номинала либо конверты различной стоимости, то первичный учетный документ должен содержать данную информацию. Такая информация также может содержаться в книге регистрации исходящей корреспонденции. Для этих целей в графе «Примечание» ответственным за отсылку корреспонденции делается соответствующая пометка, например «заказное письмо с уведомлением; дополнительная марка стоимостью 50 руб.».
При выдаче работникам путевок в санатории (дома отдыха, на курорты) и оплаченных билетов можно использовать типовую форму платежной ведомости для расчетов с работниками по заработной плате. Однако следует учитывать, что в этом случае в ведомости должна содержаться дополнительная информация (серия, номер, стоимость путевок в санатории, дома отдыха на курорты и билетов для работников организации). Так же следует проверить за счет каких источников приобретались путевки, какая часть их стоимости оплачивается получателями, своевременно ли вносились в кассу деньги от получателей путевок и полностью ли они оприходованы по кассе.
Срок и порядок проведения инвентаризации денежных документов могут совпадать со сроками и порядком инвентаризации денежных средств в кассе организации, если денежные документы находятся в подотчете кассира организации. В этом случае инвентаризация будет проводится одновременно по денежным средствам и денежным документам. Если же материально ответственным является иной работник организации (например, секретарь-референт, заведующий канцелярией и т.п.), то порядок может быть иным. Независимо от того, кто является материально ответственным лицом, следует предусмотреть порядок ведения им кассовой книги по учету денежных документов, а так же заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности работника.
Для проведения инвентаризации руководителем организации утверждается инвентаризационная комиссия, а в некоторых случаях постоянно действующая комиссия по движению денежных документов.
Следует иметь ввиду, что списание с учета денежных документов по актам на списание правомерно только в том случае, если комиссия констатирует причину списания: денежные документы испорчены, утеряны и т.п. В иных случаях акт будет носить формальный характер, так как комиссия не устанавливает причину выбытия и не может констатировать реальность сделки из-за разрыва во времени (например, отсылка корреспонденции конкретному адресату). В этом случае основанием для списания будет служить тот первичный документ, который фиксировал расход (например, отчет об отсылке корреспонденции).
5. Учет и контроль за ведением кассовых операций на предприятии Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь»
Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» является обособленным структурным подразделением УО «Академии управления при Президенте Республики Беларусь». В Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» ведение кассовых операций возложено на старшего кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранение принятых ценностей согласно договору о полной материальной ответственности. На предприятии приняты необходимые меры для обеспечения сохранности денежных средств в кассе. Для кассы выделено отдельное помещение, оборудованное защитными решетками на окнах и охранной сигнализацией. Так же в кассе имеется сейф, который по окончанию работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью. К кассовым операциям относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающим банком. В Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» установлен лимит остатка кассы в размере 300000 рублей и срок сдачи денежной наличности инкассаторам – каждый рабочий день в 16.00. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение трех дней, включая день получения их в банке. Поступающие в кассу предприятия с расчетного счета, от покупателей и др. наличные деньги, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. КО-1 Приложение № А). Наличная денежная выручка за день сдается кассирами в центральную кассу вместе со справкой кассира-операциониста (Приложение № Б) отчетом закрытия смены. Приходный кассовый ордер выписывает бухгалтер и передает непосредственно в кассу, где старший кассир проверяет правильность его заполнения, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления. На предприятии Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» оформление и выдача наличных денег из кассы происходит на основании расходных кассовых ордеров (Приложение № В), который составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (Приложение № Г) и передается кассиру для исполнения. При выдаче денег работникам организации кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем, когда он выдан и отбирает расписку получателя. При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись “По доверенности“. Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости. Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным ведомостям (Приложение № Д). На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью). По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки “Депонировано”, затем составляет реестр депонированных сумм (Приложение № Е). В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер. Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег (Приложение № Ж), в котором указывает источник образования вносимых средств. Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера. Кассовые ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются основания для их составления и перечисляются документы, которые к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются надписью “Оплачено” - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить их повторного использования. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка, то его оформляют заново. В ходе проверки заполнения приходных и расходных кассовых ордеров за 2009 год был обнаружен сбой в нумерации расходных кассовых ордеров. После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (Приложение № З), которая предназначена для учета движения наличных денег. Центр «Торговый комплекс Академии ведет кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. На последней странице кассовой книге указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книги делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге. В Центре «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету. После проверки кассового отчета, в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов и составляются соответствующие проводки в 1:С «Бухгалтерия». Для учета кассовых операций на предприятии Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» использует активный счет 50. К счету 50 "Касса" открыты субсчета: 50-1 "Центральная касса", 50-3 " Денежные документы ", 50-4 "Касса подразделения"