Ревизия и аудит денежных средств в кассе (стр. 2 из 6)

- Типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.05.2003 №89;

Источниками информации в ходе проверке являются:

· Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс, форма №1, отчет о движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу, форма №4;

· Статистическая отчетность: отчет о движении денежных средств, форма 1-Ф;

· Регистры бухгалтерского учета: Главная книга, журнал-ордер №1, ведомость №1;

· Документы: кассовая книга, книга кассира-операциониста, отчеты кассира с приложенными к ним приходными и расходными кассовыми ордерами и расчетными и расчетно-платежными ведомостями на выплату заработной платы, пособий и т.п., чековая книжка для получения средств в обслуживающем банке, выписка банка, приказы, договоры о полной материальной ответственности, учетная политика организации, должностные инструкции, должностная инструкция кассира, журналов регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях, корешков чеков использованных чековых книжек, материалы инвентаризации, перечень лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы и размер таких сумм, график инвентаризации денежных средств и денежных документов и материалы инвентаризаций, наличие постоянно действующей комиссии по инвентаризации денежных средств и денежных документов, документы по регистрации в ИМНС кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем и обнулению счетчиков, договоры на инкассирование и кассовое обслуживание, лимиты банка на остаток денежных средств в кассе и расчеты наличными денежными средствами, согласование сроков выплат заработной платы, а так же другие документы для учета по счету 50.

3. Ревизия кассовых операций и соблюдения правил ведения кассовых операций и документального оформления и учета

В ходе проверки устанавливается правильность оформления и ведения кассовой книги.

При этом следует убедиться:

· пронумерована, прошнурована и пропечатана ли она печатью организации;

· нет ли пропусков в нумерации листов;

· заверена ли кассовая книга подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием даты;

· своевременно ли производятся в ней записи о приходных и расходных операциях;

· правильно ли подсчитываются итоги страниц книги и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

· своевременно ли и правильно составляется отчет кассира;

· имеются ли исправления и подчистки.

Если кассовая книга ведется автоматизировано (на компьютере), следует проверить, содержат ли формируемые распечатки все реквизиты кассовой книги, правильно ли ведется нумерация листов.

При проверке правильности оформления приходных кассовых ордеров (ПКО) обращается внимание на использование ПКО установленной типовой формы (КВ-1, КО-1, 20-ФС) и наличие пропуска в нумерации (исследуется, чем это вызвано (уничтожение, ошибка).

При проверке расходных кассовых ордеров (РКО) выясняется:

· имеется ли разрешительная подпись руководителя организации и главного бухгалтера, кассира и получателя денежных средств;

· правильность заполнения других реквизитов;

· последовательность нумерации и даты РКО.

Все оправдательные документы, на основании которых произведены кассовые операции по приходу и расходу денежных средств, должны погашаться специальным штампом или надписью «оплачено» с указанием даты.

Операции по приходу денежных средств в кассу организации проверяются с целью выявления случаев неполного оприходования либо неоприходования в кассу фактически поступивших денежных средств.

Несвоевременное оприходование наличных денег – это документальное оформление приема наличных денег в кассу по ПКО, другим приходным документом, через КСА, СКС в день совершения операции и не совершение кассиром соответствующих записей в кассовой книге либо показаний суммирующих денежных счетчиков в книге кассира-операциониста, либо соответствующих записей в товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), других регистрах бухгалтерского учета в день совершения операции. Такие записи в кассовую книгу должны производиться кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому приходному или расходному кассовому ордеру.

Наличные деньги в центральную кассу организации ее подразделениями, расположенными вне месторасположения организации, а также уполномоченными лицами, осуществляющими сдачу выручки в центральную кассу организации, должны осуществляться в установленный законодательством срок. Записи в кассовой книге кассир делает в день оформления ПКО по факту приема наличных денег от указанных подразделений, уполномоченных лиц. Сдача ими наличных денег в центральную кассу с нарушением установленного срока расценивается как факт несвоевременного оприходования наличных денег.

Неоприходование наличных денег означает их прием в кассу без составления ПКО и без совершения соответствующей записи в кассовой книге либо в книге кассира-операциониста, либо товарно-денеженых, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), других регистрах бухгалтерского учета на конец рабочего дня (смены).

Наличные деньги организациями, не использующими КСА или CКC, принимаются по ПКО и другими приходными документами в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту счета 50 "Касса" и ведомость № 1а по дебету счета 50. Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов; ведомость " 1а - дебетовых оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1а являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами. Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом количестве операций в хозяйстве допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня. В ведомости № 1а записи делают аналогичным путем на основании отчетов кассира, только по их приходной части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам. Остаток средств в кассе показывают в ведомости только на начало года и на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира. Журнал-ордер № 1 и ведомость 1а являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов. При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. После сверки регистров обороты по счету 50 "Касса" разносят в главную книгу. Учет денежных средств в кассе на основании первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных и расходных ордеров ведется в журнале-ордере № 1 по кредитовому признаку, а дебет счета 50 "Касса" отражается в ведомости.

Рис.1 Схема учета денежных средств на счете 50 "Касса".

На примере приведенных в таблице хозяйственных операций по Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» за май 2009 года просматривается порядок заполнения журнала-ордера № 1.

Таблица 1

Хозяйственные операции по кассе за май 2009 года.

Содержание хозяйственных операций	Дата	Сумма	Проводка
			Дт	Кт
1. Получено с расчетного счета на з/плату по чеку, п/о 30	2.05	7 8000	50	51
3. Выдано на хоз. Нужды Сапогову Е.И., р/о № 53	2 .05	5000	71	50
4. Возвращен остаток неиспользованных сумм А.А., п/о 31	2.05	8000	50	71
5. Получено в кассу за реализованную продукцию, п/о 32	3 .05	7 1800	50	90.1
6. Выдано на хознужды Андреевой С.В., р/о 54	3 .05	250	71	50
7. Получено с расчетного счета на хознужды по чеку, п/о 33	6 .05	1 5000	50	51
8. Выдана единовременная материальная помощь за ФОТ Малышеву. Г.А., р/о 55	6 .05	15 000	70	50
10.Внесено из кассы на расчетный счет, квитанция 101, р/о 56	9 .05	126 200	51	50
11. Принят в кассу остаток неиспользованных подотчетных сумм, Франц Л.М., п/о 35	12 .05	2 400	50	71
12. Внесено из кассы на расчетный счет, квитанция № 102, р/о 57	12 .05	65 000	51	50
15. Выдано на хознужды Васильеву Н.А., п/о № 58	19 .05	1 400	71	50
16. Получено с расчетного сч. на хознужды по чеку, п/о 38	19.05	2 400	50	51
18. Возвращен остаток неиспользованных сумм Васильевым Н.А., п/о 40	23 .05	1300	50	71
19. Погашена дебиторская задолженность, п/о 41	27 .05	6000	50	70
20. Внесено на расчетный счет из кассы, квитанция 103, р/о 59	30 .05	35 000	51	50

В связи с поступлением наличных денежных средств в кассу организации актуальным является проверка соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе организации. Лимит остатка денежных средств в кассе организации – предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе организации по состоянию на конец рабочего дня. Организации могут иметь в своих кассах денежные средства на конец рабочего дня в пределах лимита, установленного в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Исключения составляют: