Данный вид отчета социальных выплат служит для контроля за рациональным и целенаправленным использованием денежных средств, во избежании не доплат и переплат пенсий и пособий.
Отчет по не выплаченным суммам 3 и более месяцев и по спискам доверенностей тоже служит для предотвращения переплат.
Отделения банков и АО «Казпочты» ежемесячно предоставляют ведомость пенсионеров со счета которых не было снятия денежных средств 3 и более месяцев. Затем специалист отделения ГЦВП делает письменный запрос в акимат по месту жительства того или иного получателя пенсий или пособий, для выявления фактического места проживания. Тем самым контролируя правильность выплаты получателям, так как выплата пенсий и пособий выплачивается только по фактическому месту жительства.
Все отчеты социальных выплат взаимосвязаны, так как они отражают различные факты одних и тех же совершенных операциях по выплате пенсий и пособий.
Каждый отчет представляет различную информацию, которая так или иначе используется для составления другого отчета.
Вся информация представленная в отчетности должна быть раскрыта таким образом, чтобы финансовые отчеты были ясными, понятными для пользователей. При необходимости составляется пояснительная записка, которая поясняет содержание составленного отчета.
В отчетах указывается наименование юридического лица, место нахождения, отчетная дата и отчетный период. В отчетах должны быть приведены соответствующие данные за предыдущий период.
Финансовая отчетность составляется в валюте Республики Казахстан, единица измерения – тысяч тенге.
Отчетным периодом для годовой отчетности является полный календарный год [14].
3 Государственный контроль социальных выплат
3.1 Оценка эффективности системы внутреннего контроля
Система внутреннего контроля предназначена для улучшения оперативного учета, обеспечения достоверности выписываемых документов, сохранности ценностей и повышение эффективности проводимых мероприятий.
Внутренний контроль – это комплекс бухгалтерского и управленческого контроля, который помогает обеспечить соответствие решений, принятых в организации с реализацией их на практике.
Система внутреннего контроля состоит из процедур и методических руководств, разработанных для достаточной уверенности администрации компании в успешном достижении поставленных целей.
Система внутреннего контроля должна быть рентабельной, при ее разработке руководство обычно преследует следующие цели охарактеризованные ниже.
Обеспечение надежной информацией. Для успешного управления деятельностью предприятия руководству необходимо иметь в своем распоряжении надежную информацию. Для принятия управленческих решений используется большой объем самой разнообразной информации.
Обеспечение сохранности активов и документации. Если материальные активы предприятия не будут защищены адекватной системой контроля , то они могут быть расхищены, использованы в неподобающих целях или же случайно уничтожены.
Защита некоторых определенных активов и регистров приобрела особо-важное значение в связи с появлением компьютерных систем. Большие объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях, могут быть уничтожены, если не принять должных мер к обеспечению их сохранности.
Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности. Контрольные моменты системы внутреннего контроля необходимы , чтобы можно было избежать и предотвратить неэффективное использование всех прочих ресурсов.
Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Для выполнения задач предприятия руководство устанавливает определенные методики и правила. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том , что работники предприятия следуют этим методикам и правилам.
В любой организации независимо от типа, размера или формы собственности менеджеры и бухгалтера должны знать элементы своей системы внутреннего контроля [16].
Система внутреннего контроля состоит из следующих элементов:
а) контрольная среда, которая включает в себя ряд основных компонентов:
1) эффективность организационной структуры;
2) стиль руководства (философия администрации);
3) внутренний аудит;
4) обоснованность планов и бюджетов;
5) уместность и надежность информации и расчетов руководства;
6) существование адекватной политики и процедур для контроля за бизнесом;
7) кадровая политика;
б) учетная система;
в) специальные процедуры контроля (контрольные процедуры).
Цель учетной системы организации заключается в определении, накоплений, классификации, анализе, регистрации и предоставлении отчетности о хозяйственных операциях и обеспечении учета связанных с ней активов.
Эффективная учетная система должна полностью соответствовать конкретным целям внутрихозяйственного контроля.
Категории контрольных процедур:
- адекватное разделение обязанностей;
- наличие эффективных процедур санкционирования;
- документация и учетные системные записи;
- фактический контроль за активами и записями;
- осуществление независимых проверок.
Адекватное разделение обязанностей предполагает: разделение материальной ответственности и бухгалтерского учета (ведение бухгалтерского учета не должно быть возложено на материально – ответственное лицо); разделение санкционирования хозяйственных операций и материальной ответственности по соответствующим активам (лица, выдающие разрешение на осуществление операций, не должны контролировать связанные с ними активы); разделение ответственности за осуществление хозяйственных операций и ответственности за ведение их учета.
Наличие эффективных процедур санкционирования. Для эффективности действия системы внутреннего контроля необходимо, чтобы каждая хозяйственная операция была соответствующим образом санкционирована (разрешена). Для этого в компании утверждаются правила санкционирования и полномочия конкретных должностных лиц для выдачи разрешения на определенные хозяйственные операции. Документация и ученые системные записи. Подразумевается качественная система документирования и учета, утвержденная в компании и построенная на плане счетов, методических руководствах, описывающих принципы и правила ведения учета.
Фактический контроль за активами и записями. Цель - принятие мер предосторожности за сохранностью активов и документов.
Осуществление независимых проверок. Независимые проверки являются процедурой для контроля за соблюдением предписанных правил. Эти методики и процедуры часто называют контрольными моментами. Вместе они образуют систему внутреннего контроля предприятия.
В отделении ГЦВП к специальным процедурам государственного контроля социальных выплат относят: контроль за правильностью назначения и выплаты пенсии, пособии и других выплат проходящих через отделение ГЦВП, контроль за соответствием между наличием пенсионных дел и выплат проходящих через централизованную базу данных, контроль за полнотой и достоверностью финансовой отчетности по социальным выплатам.
Для внутреннего контроля социальных выплат в отделении ГЦВП разработана программа процедур:
- проверка наличия приказа о назначении материально – ответственных лиц, договоров о материальной ответственности;
- проверка правильности оформления документов;
- проверка полноты учета финансирования и выплаты денежных средств;
- проверка наличия аналитического учета и его соответствия синтетическому учету;
- проверка наличия актов ежегодной инвентаризации макетов пенсионных дел.
Осуществляющий проверку должен разбираться в системе внутреннего контроля проверяемого отделения ГЦВП достаточно для того, чтобы спланировать государственный контроль и определить характер, сроки и объем необходимых проверок.
Для оценки эффективности системы внутреннего контроля была разработана анкета оценки надежности контрольной среды Павлодарского городского отделения ГЦВП, представленная в таблице 5.
Таблица 5 - Анкета оценки надежности контрольной среды
| Фактор | Степень надежности данного фактора может быть оценена как | |||||||
| низкая | средняя | высокая | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||||
| 1 Стиль и основные принципы управления | ||||||||
| Разделение обязанностей и полномочий | Умеренное разделение ответственности и полномочий | |||||||
| Отношение | Руководство | |||||||
| руководства к системе внутреннего контроля | уделяет большое внимание вопросам, связанным с внутренним контролем | |||||||
| Контрольные процедуры за совершением бухгалтерских записей | Хорошо организованная система процедур и тщательно разработанная стратегия контроля | |||||||
| 2 Организационная структура | ||||||||
| Соответствие организационной структуры размеру характеру деятельности клиента | Хорошее | |||||||
| Делегирование полномочий и ответственности | Имеются четкие направления подотчетности по всем основным сферам деятельности | |||||||
| Взаимодействие между руководителем подразделений отвечающих за бухгалтерский учет и подразделений отвечающих за обработку данных | Хорошее | |||||||
| Организационное закрепление функций внутреннего контроля и аудита | В организации имеется специальное контрольное подразделение | |||||||
| 3 Распределение ответственности и полномочий | ||||||||
| Разработка должностных инструкций | Разработаны для всех должностей и утверждены | |||||||
| Установление ответственности и полномочий по выявлению противозаконных сомнительных и неэтичных действий | Установлены на постоянной основе в целом по организации | |||||||
| 4 Кадровая политика | ||||||||
| Установление кадровой политики | Устанавливается детальным образом | |||||||
| Текучесть кадров, занятых в учете | Низкая | |||||||
| Понимание персоналом своих обязанностей и выполняемой работы | Хорошее | |||||||
| 5 Подготовка бухгалтерской отчетности | ||||||||
| Соблюдение графика подготовки отчетности | График подготовки отчетности соблюдается | |||||||
| Реакция на изменения в порядке ведения бухгалтерскогоучета и подготовки отчетности | Отслеживаются изменения и оперативно принимаются необходимые меры | |||||||
| 6 Подготовка внутренней отчетности для целей управления | ||||||||
| Установление и поддержание системы подготовки внутренних отчетов для целей управления | Установлена детализированная система внутренней отчетности, работоспосо-бность которой надлежащим образом поддерживается | |||||||
| Анализ причин отклонения | Проводится на постоянной основе. По результатам анализа причин отклонений принимаются современные и эффективныемеры | |||||||
| 7 Соблюдение требований, установленных действующим законодательством | ||||||||
| Наличие мероприятий гарантирующее согласованность с требованиями нормативных правовых актов регулирующих учет и отчетность | Установлены на постоянной основе | |||||||
| Итоговая оценка надежности контрольной среды | Высокая | |||||||
На основании данных представленных в анкете можно оценить систему внутреннего контроля как эффективную, надежную.