При наличии расхождений на предприятиях, осуществляющих учет по журнально-ордерной системе между данными синтетического и аналитического учета следует проверить реальность и документальную обоснованность задолженности по каждому поставщику и подрядчику (покупателю и заказчику). Такие расхождения могут быть следствием запущенности учета расчетных операций либо результатом злоупотреблений. Результаты проверки рекомендуется отражать в рабочей ведомости проверки достоверности задолженности по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (приложение 22).
В организациях, использующих автоматизированную форму расчетов, сверку данных синтетического и аналитического учета производить не обязательно, т.к. при автоматизированной форме учета они не могут быть неидентичными.
При проверке данных аналитического учета в организациях, осуществляющих учет выручки по мере оплаты за отгруженные товары (работы, услуги) существует определенная специфика. Дело в том, что в организациях, учет реализации в которых организован по мере отгрузки товаров, задолженность отражается по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции с кредитом 90 «Реализация» в момент фактической отгрузки. Таким образом, данные счета 62 отражают реальную задолженность покупателей.
В случае учета реализации товаров (работ, услуг) по мере их оплаты на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» задолженность в момент отгрузки не отражается, если товар (работы, услуги) не оплачен. Таким образом, у организации возникает необходимость в ведении дополнительного учетного регистра (ведомости по расчетам с покупателями), в которой отражаются суммы отгрузки, оплаты и сальдо взаиморасчетов на начало и конец периода.
Как было отмечено выше, в ОАО «Контакт» учет выручки производится по мере отгрузки товаров (работ, услуг), в связи с чем реальная задолженность покупателей может быть прослежена по учетным регистрам.
Далее ревизору необходимо осуществить проверку правильности и полноты записей в регистры синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками. Данная проверка может быть проведена параллельно с проверкой документального оформления расчетов, описанной в предыдущем параграфе. При проверке соответствия стоимости поставленных товаров (работ, услуг) в накладных (актах) и документах на оплату целесообразно одновременно контролировать каким образом данные операции отражены в бухгалтерском учете (в реестрах операций по расчетам с поставщиками, соответствующих машинограммах), книгах (карточках) складского учета, отчетах движения товарно-материальных ценностей). При этом ревизор продолжает записи во вспомогательные ведомости (приложение 10).
В заключение контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками проверяется соблюдение действующей корреспонденции счетов бухгалтерского учета, что позволяет не только выявить ошибки в учетном отражении расчетных операций, но и вскрыть факты умышленного искажения учетных данных с целью сокрытия допущенных злоупотреблений.
В ОАО «Контакт» учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками производится в соответствии с Типовым планом счетов бухгалтерского учета. Данные о состоянии расчетов в полной мере отражены в синтетическом и аналитическом учете.
2.7. Проверка достоверности и взаимоувязки показателей бухгалтерской и статистической отчетности по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками
Информация о состоянии задолженностям по расчетам с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками по состоянию на начало года и конец отчетного периода содержится в балансе организации формы № 1 (приложение 23).
ОАО «Контакт» представляет срочную месячную отчетность по форме № 6-Ф «Отчет о состоянии расчетов» (приложение 24), которая состоит из трех разделов. В первом разделе показывается состояние расчетов в организации в разрезе следующих показателей: дебиторская задолженность; кредиторская задолженность; задолженность по кредитам банков; денежные средства. Указанные задолженности отражаются общей суммой с выделением просроченной — всего, и в том числе просроченная свыше 3 месяцев, 6 месяцев, 1 года, свыше 3 лет. В отдельной графе показываются отсроченные (пролонгированные) платежи.
Второй раздел посвящен состоянию расчетов по странам ближнего зарубежья и внутри республики с указанием в отдельной графе объема отгруженной продукции, выполненных работ, оказанных услуг в отпускных ценах за отчетный период. В третьем разделе, заполняемом на квартальные даты, отражается просроченная задолженность по республике и странам ближнего зарубежья.
В квартальной отчетности формы № 2-ф "Отчет о составе средств организации (учреждения) и источниках их образования" наравне с другими показателями отражаются наличие задолженностей по расчетам и кредитам на начало года и конец отчетного периода.
В месячной отчетности формы 5-ф «Отчет о финансовых результатах» (приложение 25) отражаются расчеты, произведенные как в денежной форме, так и неденежными средствами, в том числе зачетами взаимных требований по договорам купли-продажи, подряда, выполнения работ, оказания услуг.
Помимо того, в приложении к бухгалтерскому балансу формы № 5 в разделах 1—2 и справках к разделу 2 даются более подробные данные о наличии и движении дебиторской и кредиторской задолженности.
В результате проверки дебиторской и кредиторской задолженности, отраженной в бухгалтерской и статистической отчетности ОАО «Контакт» по состоянию на 1.01.2007 г. расхождения не выявлены.
3. МЕТИДИКА ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ, С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ
3.1. Оценка состояния внутреннего контроля за выполнением договорных обязательств, а также правильностью и своевременностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками
Проведенная в ОАО «Контакт» ревизия расчетных операций позволяет сделать выводы о том, что система внутреннего контроля за выполнением договорных обязательств, а также правильностью и своевременностью расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками в организации находится на среднем уровне.
На данную оценку со стороны автора повлияли следующие положительные и отрицательные моменты в организации расчетных операций.
К положительным моментам относится, в первую очередь, достаточно стабильный круг поставщиков и покупателей.
Кроме того, достоверность данных в ОАО «Контакт» повышается в силу небольшой численности работников организации и четкого разграничения обязанностей сотрудников организации, наличие в штате квалифицированного юриста.
Также положительным моментом является наличие в ОДО «Контакт» должностных инструкций и графика документооборота, в соответствии с которыми документы для осуществления расчетов своевременно поступают в бухгалтерию организации. Для предотвращения случаев несвоевременного представления документов в бухгалтерию автор рекомендует организации разработать и утвердить приказом руководителя санкции за несвоевременное представление документов.
Основными негативными моментам в системе внутреннего контроля является отсутствие в штате предприятия должности внутреннего аудитора и ведение бухгалтерского учета вручную.
Введение в штат организации должности внутреннего аудитора, с одной стороны, повлечет за собой дополнительные затраты. С другой стороны, позволит выявить и устранить ошибки и недочеты в организации учетного процесса, а, следовательно, минимизировать штрафные санкции в случае проверки со стороны контролирующих органов. Сосредоточение контрольных функций в руках исполнителей характеризует систему внутреннего контроля с отрицательной стороны, т.к. в силу нехватки времени, недостаточности знаний по определенным вопросам, а иногда и в силу случайных ошибок сотрудник, проверяющий себя сам, не в состоянии обнаружить недостатки в своей же работе.
Отсутствие автоматизации бухгалтерского учета является, по мнению автора, самым крупным недостатком системы внутреннего контроля ОАО «Контакт». Необходимость вручную обсчитывать большое количество расчетных операций неизбежно влечет за собой арифметические ошибки, а, следовательно, дополнительные затраты времени на их поиск и исправление. Кроме того, неверно отраженные записи по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции со счетом 90 «Реализация» не только искажают учетные данные о состоянии расчетов, но и приводят к искажению налогооблагаемой базы по налогам на прибыль и транспортному сбору, что может привести к их недоплате в бюджет и, в свою очередь, к наложению на организацию финансовых санкций со стороны контролирующих органов.
3.2. Документальное оформление материалов ревизии расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками
Качество ревизии зависит не только от уровня ее организации и правильности проведения, но и от оформления обобщающих материалов: основного акта комплексной либо тематической ревизии, частного (промежуточного) акта ревизии, справок, накопительных ведомостей, приказов, издаваемых по результатам рассмотрения ревизий. На основании этих документов принимаются меры к ликвидации недостатков и нарушений; разрабатываются мероприятия по устранению причин и условий, способствовавших выявленным нарушениям; привлекаются к дисциплинарной, материальной и уголовной ответственности виновные должностные и материально ответственные лица. Содержание и качество оформления этих документов позволяют также судить об уровне проведенной проверяющими работы, их квалификации и компетентности.