Наиболее гибкий способ резервирования номеров в гостиницах — это использование центральных систем бронирования. В этом случае весь процесс происходит в автоматическом режиме. Но турфирма может связаться не со всеми гостиницами, а только с теми, которые подключены к этой же информационной сети.
Турфирмы, которые специализируются на одних и тех же направлениях, обычно заключают с определенными гостиницами долгосрочные контракты. Это предусматривает систему скидок и другие льготы.
На практике используются два вида бронирования — гарантированное и негарантированное. Это определяет степень ответственности туристских организаций при аннулировании заказов. Условиями негарантированного бронирования предусматривается, что гостиница резервирует номер лишь до строго определенного дня и часа. Если турист отказывается селиться там, то турфирма не уплачивает неустойку.
Гарантированное бронирование также предусматривает, что гостиница резервирует номер до определенного дня и часа заезда, Однако в этом случае, если турфирма отменит бронирование до установленного времени, она должна уплатить оговоренную в договоре с гостиницей неустойку. Если же бронирование не было отменено турфирмой, а туристы не приехали, гостиница удерживает с турфирмы штраф. Сумма штрафа равна стоимости проживания за одну ночь.
Рассмотрим способы гарантированного бронирования мест в гостиницах.
Предоплату в пределах 60 000 руб. можно внести как наличными деньгами, так и путем перечисления средств на расчетный или валютный счет гостиницы. Предоплата сверх указанной суммы осуществляется только безналичным способом.
Если условия договора нарушены, гостиница возвращает турфирме предоплату за вычетом штрафных санкций, которые, согласно п. 12 ПБУ 10/99, являются для турфирмы внереализационными расходами.
Пример. Туроператор ООО «Птерис» для организации международного конгресса заключил контракт с гостиницей, расположенной на берегу Мертвого моря. По контракту туроператор перечисляет гостинице 100%-ную предоплату в размере 120 000 долл. США для последующего размещения 100 человек — участников конгресса. Но в связи с тем, что дата проведения конгресса была перенесена, участники не приехали, с туроператора был взыскан штраф в размере 20 000 долл. США. Остальные деньги гостиница вернула.
Официальный курс доллара США, установленный ЦБ РФ по отношению к российскому рублю, составил: на дату перечисления аванса — 27 руб.;
на дату возврата аванса, уплаченного за размещение, и начисления штрафных санкций— 28 руб.
В бухгалтерском учете турфирмы необходимо выполнить бухгалтерские записи, которые представлены в таблице:
| Хозяйственная операция | Суммахозяйственнойоперации | Номер счета | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1) Перечислена предоплата гостинице | 3 240 000 руб. (120 000 долл. х 27 руб./долл.) | Счет 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным» | Счет 52. «Валютные счета» |
| 2) Начислены штрафные санкции | 560 000 руб. (20 000 долл. х 28 руб./долл.) | Счет 91, субсчет «Прочие расходы» | Счет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» |
| 3) Возвращен аванс за вычетом штрафных санкций | 2 800 000 руб. ((120000 долл. – 20000долл,) х 28 руб./долл.) | Счет 52 «Валютные счета» | Счет 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным» |
| 4) Отражена положи- тельная курсовая раз- ница | 120 000 руб(120 000 долл. Х {28 руб./долл. --27 руб./долл.)) | Счет 60, субсчет «Расчеты по авансам выданным» | Счет 91, субсчет «Прочие доходы» |
Долгосрочные контракты с гостиницами заключают турфирмы, которые из года в год реализуют путевки в одни и те же страны и на одни и те же курорты. Если турфирмы подписывают долгосрочный договор с гостиницей, им предоставляются значительные скидки.
В этом договоре стороны предусматривают, как следует бронировать номера, селить туристов, производить расчеты. Можно предусмотреть, что оплата за проживание будет перечисляться не авансом, а после завершения тура, оговариваются штрафные санкции.
Если перечислить деньги российской гостинице, а туристы так в нее и не приехали, аванс не возвращается в соответствии с п. 6 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.
Но, согласно п. 5 Особенностей состава затрат, включаемых в себестоимость туристского продукта организациями, занимающимися туристской деятельностью (приказ Государственного комитета РФ по культуре и туризму от 08.06.98 № 210), эти затраты турфирма сможет учесть в себестоимости путевки в полном объеме.
Турфирма при обращении клиента с целью бронирования гостиничного номера за границей заключает с ним договор на туристское обслуживание. После подтверждения брони на гостиницу и после оплаты ее клиентом выписывается турпутевка, которая подтверждает право клиента на проживание в гостинице. В путевке указывается все, что касается условий размещения: название гостиницы; место ее расположения; категория; срок проживания.
Одновременно с путевкой клиенту выдают ваучер, в котором на английском языке или языке страны пребывания будет указана подробная информация о месте и сроке проживания в гостинице. За границей именно ваучер подтверждает право физического лица на проживание.
Если через турфирму гостиницу бронирует организация для своих сотрудников, то с организацией также составляется договор. Выписывается турпутевка, в которой указывают фамилию, имя и отчество тех физических лиц, для которых бронируется гостиница, и выдается ваучер. Кроме этого турфирма обязана выдать организации, бронирующей гостиницу, счет-фактуру, в котором будет указан НДС с услуг, оказанных на территории России.
Бронируя номер в гостинице, турфирма для уменьшения налоговых обязательств заключает с гостиницей посреднический договор. По посредническому договору деньги, полученные от клиента за номер и перечисленные гостинице, не будут считаться выручкой турфирмы и отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты с гостиницей». Выручкой же турфирмы будет величина комиссионного вознаграждения, полученная от клиента за оказанную услугу. С этой суммы и будут рассчитываться все налоги.
Если турфирма забронировала номер для своего клиента, а он по каким-либо причинам не поселился в нем, то гостиница взыщет с турфирмы штраф. Поэтому в договоре с туристом целесообразно предусмотреть штрафные санкции за отказ клиента от брони. Однако если все обязательства перед клиентом выполнены, оплата по договору получена, а он затем не поселится в номере, то взыскать с него штраф уже будет невозможно. В этом случае штраф придется заплатить турфирме.
В учете суммы штрафов отражаются в составе внереализационных расходов. С момента начисления штрафа в учете и до момента его перечисления курс иностранной валюты может измениться. Тогда в учете турфирмы возникают положительные или отрицательные курсовые разницы.
В качестве операционных расходов организации выступают самостоятельные расходы, осуществляемые с целью получения доходов, но при этом не являющиеся основным видом деятельности для данных организаций.
1. Расходы, связанные с предоставлением за плату во временное пользование (временное владение и пользование) активов
организации (расходы по переданным в аренду основным средствам):
Д 91 К 02 —начислена амортизация по переданному в аренду объекту основных средств.
2. Расходы, связанные с предоставлением за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы
и другие виды интеллектуальной собственности:
Д 91 К 05 — начислена амортизация по переданному в аренду объекту нематериальных активов.
3. Расходы, связанные с участием в уставных капиталах других организаций:
Д 91 К 58 — передано имущество по оценочной стоимости.
4. Расходы, связанные с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств и иных активов, отличных от денежных
средств (кроме иностранной валюты), товаров, продукции:
Д 91 К 01, 08, 04, 10 — по видам имущества.
5.Проценты, уплачиваемые организацией за предоставление
ей в пользование денежных средств (кредитов, займов):
Д 91 - К 66, 67 — начислены проценты по видам заемных средств.
6.Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями:
Д 91 – К 51 - оплачены услуги банка (открытие счета, списание денег со счета, комиссионное вознаграждение по валютным операциям и т. п.).
7.Отчисления в оценочные резервы, создаваемые в соответствии с правилами бухгалтерского учета:
Д 91 – К 63 — резервы по сомнительным долгам под обесценивание вложений в ценные бумаги, 14 — резервы под обесценивание стоимости материальных запасов, а также резервы, создаваемые в связи с признанием условных фактов хозяйственной деятельности:
Д 91 -К 76 — резервы, созданные по итогам года.
8.Прочие операционные расходы:
Д 91 К 68 — начислен налог на имущество, налог на рекламу.
Внереализационными расходами организации признаются расходы, не связанные с получением доходов.
1.Штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров, а также возмещение причиненных организацией убытков
принимаются к бухгалтерскому учету в суммах, присужденных
судом или признанных организацией: