6.4. Записка-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) (форма № Т-61)
Предусмотрен для расчета компенсации за неиспользованный отпуск, а также других выплат, которые положены сотруднику при увольнении.
Оформление документа
Количество экземпляров: – 1 (типовой бланк)
Ответственный за исполнение: лицевую сторону записки заполняет инспектор отдела кадров или ответственный за это работник, оборотную сторону - бухгалтер.
Срок исполнения: до наступления 1-го дня увольнения по приказу.
Куда передает документ: В расчетный отдел.
Передача документа в архив предприятия
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года.
Срок хранения в архиве организации –5 лет
6.5. Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
Предусмотрена для отражения начисления и выдачи заработной платы работникам.
Оформление документа
Количество экземпляров: – 1 (типовой бланк) по каждому структурному подразделению организации.
Ответственный за исполнение: бухгалтер. Расчетно-платежную ведомость подписывают руководитель организации, главный бухгалтер, бухгалтер. Без визы руководителя и главного бухгалтера деньги по ведомости не выдают.
Срок исполнения: в срок, указанный в коллективном договоре.
Куда передает документ: из расчетного отдела в бухгалтерию и обратно.
Передача документа в архив предприятия
Ответственный за исполнение: бухгалтер
Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года.
Срок хранения в архиве организации –75 лет (если в организации не ведут лицевые счета работников)
Примечание:
Начисление и выдачу заработной платы отражают также в 2-х ведомостях:
- начисление зарплаты в ведомости по форме № Т-51;
- выплату зарплаты в ведомости по форме № Т-53
Какие ведомости использовать, бухгалтерия организации решает самостоятельно.
6.6. Расчетная ведомость (форма № Т-51)
Предусмотрена для отражения начисления заработной платы работникам.
Оформление документа
Количество экземпляров: – 1 (типовой бланк) по каждому структурному подразделению организации за календарный месяц.
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения: в срок, указанный в коллективном договоре, до момента выплаты заработной платы.
Куда передает документ: находится в расчетном отделе в течение текущего года.
Передача документа в архив предприятия
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения: по истечении 3-4 лет.
Срок хранения в архиве организации –75 лет (если в организации не ведут лицевые счета работников)
Примечание:
В расчетной ведомости заполняется расшифровка всех начисленных выплат по их видам, а также расшифровка удержаний по их видам.
6.7. Платежная ведомость (форма № Т-53)
Предусмотрена для отражения выплат по заработной платы работникам.
Оформление документа
Количество экземпляров: – 1 (типовой бланк) по каждому структурному подразделению организации за календарный месяц.
Ответственный за исполнение: бухгалтер. Платежную ведомость подписывают руководитель организации, главный бухгалтер, бухгалтер. Без визы руководителя и главного бухгалтера деньги по ведомости не выдают.
Срок исполнения: в срок, указанный в коллективном договоре. По общему правилу заработная плата выплачивается в течение 3 дней, начиная с установленной даты ее выдачи.
Куда передает документ: в бухгалтерию, если выплата производится наличными, либо находится в расчетном отделе в течение текущего года (если заработная плата перечисляется на банковский счет или кредитную карточку сотрудника).
Передача документа в архив предприятия
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года
Срок хранения в архиве организации –5 лет
Примечание:
Получая деньги в кассе, работник должен расписаться в графе 5 платежной ведомости, если по каким-то причинам работнику не была выдана заработная плата, в графе 22 ставится штамп и пишется от руки: «Депонировано». В конце ведомости указывают общую сумму выданной и депонированной заработной платы. В случае, если заработная плата перечисляется на банковский счет или кредитную карточку сотрудника, то платежная ведомость формы № Т-53 не составляется. В этом случае составляются списки на перечисление в банк, где указывается: № п/п, табельный №, ФОИ работников и сумма.
6.8 Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
Предусмотрена для регистрации платежных ведомостей.
Оформление документа
Количество экземпляров: – 1 (типовая форма) на 1 календарный год.
Ответственный за исполнение: гл. бухгалтер.
Срок исполнения: ежедневно в течение 1 календарного года.
Куда передает документ: находится в расчетном отделе в течение текущего года.
Передача документа в архив предприятия
Ответственный за исполнение: гл. бухгалтер.
Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года.
Срок хранения в архиве организации –5 лет
Примечание:
В графе 4 журнала указывают основание для выдачи денег по ведомости (например, выдача заработной платы, материальной помощи, премий).
6.9. Лицевой счет (формы № Т-54 и Т-54а)
Предусмотрены для внесения сведений о работе сотрудника (номера и даты приказов о приеме на работу, начисленные суммы, сведения об использовании отпусков, суммы предоставленных льгот, удержания из заработной платы и пр.).
Оформление документа
Количество экземпляров: – 1 (типовая форма) на каждого сотрудника организации, на 4 календарных года.
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения: ежемесячно в течение 4-х календарных лет.
Куда передает документ: находится в расчетном отделе.
Передача документа в архив предприятия
Ответственный за исполнение: бухгалтер.
Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании 4-х лет.
Срок хранения в архиве организации –75 лет
Примечание:
Бланк формы № Т-54 используют, если бухгалтерский учет ведут вручную, бланк формы № Т-54а – если учет ведут на компьютере.
Предусмотрен для приемки работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы и расчетов по нему.
Оформление документа
Количество экземпляров: – 2
Ответственный за исполнение: сотрудник, ответственный за приемку выполненных работ.
Срок исполнения: день приемки выполненных работ
Куда передает документ: акт подписывают сотрудник, выполнивший работу и руководитель структурного подразделения, который принял результат работ. Затем акт передается в бухгалтерию в день утверждения руководителем организации, но не позднее 3-х дней с даты оформления.
Проверкаи обработка документа
Кто представляет: представитель подразделения, ответственный за приемку выполненных работ
Ответственный за исполнение: гл. бухгалтер.
Срок исполнения : в соответствии с условиями договора.
Передача документа в архив предприятия
Ответственный за исполнение: гл. бухгалтер.
Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года
Срок хранения в архиве организации –5 лет
7.1. Авансовый отчет (форма № АО-1)
Предусмотрен для учета подтвержденных расходов подотчетной суммы
Оформление документа
Количество экземпляров: – 1
Ответственный за исполнение: составляет работник, получивший наличные деньги под отчет, с приложением всех подтверждающих документов на произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.)
Срок исполнения: на хозяйственные нужды в срок, установленный руководителем организации, на командировочные расходы не позднее чем через 3 рабочих дня после возвращения их командировки (при загранкомандировках -10 дней).
Куда передает документ: в бухгалтерию, помощнику бухгалтера.
Проверкаи обработка документа
Кто представляет: подотчетное лицо
Ответственный за исполнение: экономист по подотчетным лицам, который проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.
Срок исполнения: 1 день
Передача документа в архив предприятия
Ответственный за исполнение: экономист по подотчетным лицам.
Срок исполнения : в течение 2-х месяцев по окончании отчетного года
Срок хранения в архиве организации –5 лет
Примечание:
Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник.
Весте с авансовым отчетом подотчетное лицо должно вернуть в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру неизрасходованную сумму подотчетных денег. Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы бухгалтерии организации по расходному кассовому ордеру. Неизрасходованные подотчетные деньги удерживаются из заработной платы подотчетного лица.
7.2. Закупочный акт (форма № ОП-5)
Предусмотрен для оформления покупки у физических лиц продуктов питания, либо товарно-материальных ценностей