График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
3.2 Организация первичного учета расчетов с персоналом по оплате труда
Движение работников организации может включить в себя следующие основные этапы: прием на работу, перевод на другую работу, нахождение в отпуске, нахождение в командировке, увольнение с работы.
В исследуемом мной предприятии документальное оформление всех этапов движения работников организации производится в соответствии с утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Ф. № Т-1), приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Ф. № Т-1а), личная карточка работника (Ф. № Т-2), штатное расписание (Ф. № Т-3), приказ (распоряжение)о переводе работника на другую работу (Ф. № Т-5), приказ (распоряжение)о переводе работников на другую работу (Ф. № Т-5а), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Ф. № Т-6), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Ф. № Т-6а), график отпусков (Ф. № Т-7), приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Ф. № Т-8), приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (Ф. № Т-8а), приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Ф. № Т-9), приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (Ф. № Т-9а), командировочное удостоверение (Ф. № Т-10) [30].
Как правило, все указанные выше формы составляются работниками кадровой службы. Один экземпляр всех документов по учету кадров поступает в бухгалтерию. На основании получаемых документов бухгалтерия производит различные расчеты: по оплате труда работников, по оплате отпусков и т.д.
Прием работников в организации осуществляется, как правило, в соответствии с утвержденным штатным расписанием.
Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом применяется унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание». Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Прием на работу оформляется приказом работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Ф. № Т-1) или приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Ф. № Т-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (Ф. № Т-1) или "Период работы" (Ф. № Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется.
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (ф. № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (ф. № Т-54 или № Т-54а) [30].
Личная карточка работника (ф. № Т-2) Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (ф. № Т-1 или № Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Для документального оформления перевода работника на другую работу в организации используется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5), или приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. № Т-5а). Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете, вносится соответствующая запись в трудовую книжку.
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективными договорами, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами применяется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6) или приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. № Т-6а). Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.
Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам применяется график отпусков. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.
Рабочее время - это время, в течении которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности.
Для учета рабочего времени установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации: табель учета рабочего времени (ф. № Т-13). Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, случаев неявок с указанием причин опозданий, времени простоя, сверхурочной работы и т.д.
Так как на предприятии автоматизированная обработка учетных данных, то применяется табель учета рабочего времени (ф. № Т-13). Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации.
Для учета расчетов с персоналом по оплате труда установлены следующие формы учетных первичных документов № Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", № Т-51 "Расчетная ведомость", № Т-53 "Платежная ведомость", № Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей", № Т-54а "Лицевой счет (свт)", № Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", № Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", № Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы", № 3-спец «Путевой лист специального автомобиля», № 4-с «Путевой лист грузового автомобиля», № 2-с «Наряд на сдельную работу».
№ Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", № Т-51 "Расчетная ведомость", № Т-53 "Платежная ведомость",Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.
При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются.
На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.
Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.
Начисление заработной платы (ф. № Т-49 и №Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.