Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело.
Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел оформляется следующим образом:
1) индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;
2) наименование дела (заголовок);
3) количество дел в папке (заполняется при формировании папки);
4) срок хранения;
5) примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи их в архив организации они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Главным бухгалтером назначаются лица, ответственные за сохранность данных документов.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации.
Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.
График документооборота НПФ «Надежда» приведен в приложении 7.
5) Рабочий план счетов в НПФ
Также негосударственные пенсионные фонды ведут бухгалтерский учет в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 94н, в который дополнительно введены отдельные счета. Применяемый фондом План счетов устанавливается Учетной политикой фонда. Для учета расчетов по пенсионным выплатам в соответствии с условиями пенсионного договора в План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий для негосударственных пенсионных фондов вводятся счет 74 «Страховые выплаты» и счет 89 «Резервы предстоящих расходов и платежей». К основным счетам (субсчетам) бухгалтерского учета в негосударственных пенсионных фондах относятся:
· 08 “Вложения во внеоборотные активы”
· 26 “Общехозяйственные расходы”
· 50 “Касса”
· 51 “Расчетный счет”
· 58 “Финансовые вложения”
· 72 “Страховые взносы”
· 72-1 “Расчеты по пенсионным взносам”
· 74 “Страховые выплаты”
· 74-1 “Расчеты по негосударственным пенсиям”;
· 74-2 “Расчеты по выкупным суммам при досрочном расторжении договора”;
· 74-3 “Расчеты по наследуемым выкупным суммам”
· 76 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами”
· 79 “Внутрихозяйственные расчеты”
· 79-1 “Расчеты по договору доверительного управления имуществом”
· 83 “Добавочный капитал”
· 83-1 “Совокупный вклад учредителей”
· 84 “Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)”
· 86 “Целевое финансирование”
· 86-1 “Целевое финансирование на покрытие расходов Фонда”
· 89 “Резервы предстоящих расходов и платежей”
· 89-1 – “Резерв будущих пенсионных выплат”;
· 89-2 – “Резерв наследуемых сумм”;
· 89-3 – “Резерв выкупных сумм при расторжении договоров”;
· 89-4 – “Пенсионный страховой резерв”
· 91 “Прочие доходы и расходы”
· 96 “Резервы предстоящих расходов”
· 96-1 “Резервы покрытия пенсионных обязательств”
· 96-2 “Страховой резерв”
· 99 “Прибыли и убытки”
· 009 “Обеспечения обязательств и платежей выданные”
· 010 “Износ основных средств”.
6) Учет средств, предназначенных для обеспечения уставной деятельности Фонда
Совокупный вклад, внесенный учредителями (вклад учредителя) негосударственного пенсионного фонда, отражается по кредиту счета 83 “Добавочный капитал”, субсчет “Совокупный вклад учредителей”, и дебету счетов учета денежных средств.
Для обобщения информации о состоянии средств, предназначенных для обеспечения уставной деятельности Фонда, поступивших от вкладчиков в виде целевых взносов, благотворительных взносов и других законных поступлений, используется счет 86 “Целевое финансирование”, субсчет “На покрытие расходов Фонда”.
По кредиту счета 86 “Целевое финансирование”, субсчет “На покрытие расходов Фонда”, отражаются:
- поступления целевых взносов вкладчиков, благотворительные и прочие законные поступления от юридических и физических лиц - в корреспонденции с дебетом счетов учета денежных средств;
- отчисления нормированной части дохода от размещения пенсионных резервов (15 - 20%) для обеспечения уставной деятельности Фонда - в корреспонденции с дебетом счета 84 “Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)”;
- доход от использования имущества, предназначенного для обеспечения уставной деятельности Фонда, направляемый на покрытие издержек Фонда, - в корреспонденции с дебетом счета 84 “Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)”.
Аналитический учет по счету 86 “Целевое финансирование” ведется по назначению целевых средств и в разрезе источников поступления.
Расходы Фонда на ведение уставной деятельности обобщаются на счете 26 “Общехозяйственные расходы”. По дебету счета 26 “Общехозяйственные расходы” отражаются расходы Фонда, связанные с оформлением пенсионных договоров, размещением пенсионных резервов, с осуществлением управления Фондом, а также другие виды расходов, включаемых в смету, утверждаемую Советом Фонда.
Амортизационные отчисления на объекты основных средств не начисляются. Начисление износа на объекты основных средств Фонда отражается на забалансовом счете 010 “Износ основных средств”.
Расходы Фонда на ведение уставной деятельности ежемесячно списываются с кредита счета 26 “Общехозяйственные расходы” в дебет счета 86 “Целевое финансирование”, субсчет “На покрытие расходов Фонда”.
Аналитический учет по счету 26 “Общехозяйственные расходы” ведется по видам расходов (по статьям смет).
Рассмотрим отражение операций в бухгалтерском учете при использовании счета 86 «Целевое финансирование»:
Дебет 51 Кредит 86 поступление целевых взносов от вкладчиков;
Дебет 72 Кредит 86 отчисление пенсионных взносов не более 3%;
Дебет 84 Кредит 86 отчисление от доходов от размещения пенсионных резервов не более 15%;
Дебет 84 Кредит 86 отчисление от доходов от инвестирования пенсионных накоплений не более 15%;
Дебет 84 Кредит 86 поступление дохода от использования имущества фонда;
Дебет 86 Кредит 26 списание расходов фонда на ведение уставной деятельности.
2. Бухгалтерское дело на стадии функционирования организации.
2.1. Особенности бухгалтерского учета в НПФ.
Негосударственный пенсионный фонд осуществляет бухгалтерский учет и ведет отчетность в порядке, установленном Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Особенности порядка осуществления бухгалтерского учета операций фонда устанавливаются Правительством Российской Федерации.
Фонд обеспечивает раздельный учет пенсионных резервов и имущества, предназначенного для осуществления уставной деятельности, путем открытия отдельных субсчетов по учету активов, обязательств, доходов и расходов к счетам синтетического учета. НПФ обязаны при осуществлении бухгалтерского учета не допускать смешения имущества, предназначенного для обеспечения уставной деятельности фонда, и имущества, составляющего пенсионные резервы. Фонд ведет учет пенсионных накоплений, сформированных пенсионных резервов и выплаченных пенсий по каждой пенсионной схеме с фиксированным размером пенсионных взносов (несолидарная пенсионная схема).