Применение экспресс-методики системного анализа для организации (стр. 2 из 3)

В дальнейшем, проблема, с которой мы имеем дело сегодня, может развиться и привести к полному краху фирмы. Поясним: на данный момент фирма не имеет задолженностей по займам и заработной плате. Однако, если ситуация будет развиваться подобным образом, то уже в через три-четыре месяца фирма будет не в состоянии отвечать по своим финансовым обязательствам. Это может в дальнейшем привести к аресту счетов, инициализации процесса банкротства, продажи с аукциона. Более того, руководство фирмы, при определенных обстоятельствах может понести личную административную, или даже уголовную ответственность перед государством.

2.5 Определение внешних связей проблемы.

Проблема снижения прибыли непосредственно влечет за собой проблему неплатежеспособности в ближайшем будущем. Также, ею вызвана некоторая «текучесть» кадров, что выражается в беспрестанной смене персонала. Это все негативно отражается на работе салона, влечет задержки во времени, неопрятность, спешку в работе персонала.

Фирма не может быстро и эффективно реагировать на изменение конъюнктуры рынка, предпочтений клиентов. Данный вид деятельности динамично развивается, поэтому просто необходимо создание резерва материальных и нематериальных активов, который фирма могла бы использовать для своевременного реагирования на изменение рынка. Но в данных условиях формирование резервного фонда практически невозможно, следовательно снижается финансовая устойчивость фирмы.

Низкая прибыль не позволяет проводить достаточно мощную рекламную кампанию. А для такой фирмы реклама очень важна, без нее компания рискует потерять клиентов.

Если ничего не предпринять, то в конечном итоге фирма будет вытеснена конкурентами с рынка. Ее место займут более дальновидные, лучше организованные компании.

2.6 Выявление принципиальной разрешимости проблемы.

Естественно, как и любую другую проблему, по нашему убеждению, эту можно решить.

Проблему можно решить с помощью метода «мозгового штурма». Для этого необходимо выбрать группу сотрудников организации и дать им возможность высказать свое мнение о предполагаемых путях разрешения проблемы, и выбрать из полученных результатов предложения, которые будут способствовать решению проблемы.

Помимо этого, можно использовать экспертный метод. Для этого, соответственно, необходимо собрать группу экспертов (часть сотрудников данной организации, а часть – со стороны). Выработанные ими инструкции должны быть тщательно изучены руководством компании и немедленно притворены в действие.

3. Описание организации, как системы.

3.1 Определение аспекта рассмотрения системы.

Для разрешения возникшей проблемы необходимо:

- Проанализировать обмен информацией между отделами и руководством. По возможности упростить передачу, сделать ее более эффективной, удалив ненужные звенья. Это позволит компании быстрее реагировать на изменение рынка.

- Проанализировать деятельность каждого отдела с целью уменьшения издержек.

- Одни отделы не должны заниматься задачами других отделов. Необходимо четко определить обязанности каждого, чтобы несколько человек не делали одну и ту же работу – выигрыш во времени, более рациональное использование трудовых ресурсов.

- Для увеличения объемов продаж необходимо добавить руководящему составу маркетинговые функции или открыть новый специализированный отдел, что в свете существующей проблемы практически невозможно.

- Недостаточная квалификация персонала – тоже проблема, требующая немедленного решения. Работников различных отделов надо направлять на специализированные курсы повышения квалификации, что впоследствии положительно скажется на производительности.

- Руководство должно подумать о внедрении новых, усовершенствованных технологических принципов работы, снижающих себестоимость продукции и повышающих ее качество. Здесь можно использовать опыт других компаний, уже проверенные методы.

3.2 Определение объекта.

ЗАО «Сервис-Ком». Крупный салон-магазин по продаже запчастей и аксессуаров к иностранным автомобилям. Торговые площади – 1100 м². Основана в 1995 году. Имеет ежемесячный оборот в $ 300 000.

Компания «Сервис-Ком» хорошо известна многим автолюбителям и владельцам автомобилей. Сегодня в состав предприятия «Сервис-Ком» входит магазин оптово-розничной продажи запасных частей. В магазине представлен широкий перечень запасных частей производства ЗМЗ, BOSCH, ЭлКар, СОАТЕ, Пегас, ЯРТИ и др.

Как показала практика, ремонтом двигателей, особенно в последнее время, зачастую занимаются случайные люди. С результатами их "работы" нам приходится сталкиваться практически ежедневно. Выполнению такого большого объёма работ способствует высокая квалификация специалистов, которые трудятся здесь с самого основания фирмы.

3.3 Выделение элементов.

В качестве элементов в нашей организации были выбраны отделы. Выбор этот не случаен – обмен информацией, издержки, квалификацию проще рассматривать по каждому отделу в целом.

1. Отдел безопасности.
2. Финансовый отдел.
3. Отдел кадров.
4. Отдел коммерции.
5. Отдел делопроизводства.
6. Административно-хозяйственный отдел.

3.4 Определение подсистем.

Выделить подсистему невозможно, так как каждый работник имеет определенный круг обязанностей, следовательно, любая группа сотрудников не сохранит свойств всей системы (кроме, конечно совокупности всех сотрудников, но это уже система, а не подсистема).

3.5 Определение влияния внешней среды.

Поставщики – фирмы и организации, занимающиеся продажей и доставкой запчастей и оборудования для данного сегмента рынка. От их цен, спектра предоставляемых услуг, условий доставки во многом зависит организация работы предприятия.

Конкуренты – фирмы и организации, занимающиеся продажей запчастей к иностранным автомобилям и сервисным обслуживанием. Их влияние заключается в оттягивании на себя части клиентов, которые, в ином случае могли бы прийти к нам и совершить покупку у нас.

Клиенты – люди и организации, пользующиеся услугами нашей фирмы. Их предпочтения и платежеспособность, по сути формируют ассортимент предлагаемой продукции. Воспользовавшись услугами салона, они рассказывают о нем друзьям и знакомым, советуют, стоит ли пользоваться нашими услугами.

Налоговая инспекция – контролирует соблюдение работниками магазина налогового законодательства. Правильности работы с кассовыми аппаратами; правильности начисления и уплаты налогов; ведение документации и отчетности и т.д. В случае нарушений, выявленных в ходе проверок, фирма подвергается наказанию в виде штрафа. При грубых нарушениях закона в отношении директора и главного бухгалтера может быть заведено уголовное дело.

Торговая инспекция – осуществляет контроль за соблюдением работниками законов РФ и правил торговли. В случае выявления каких либо нарушений, фирма или сотрудники, допустившие нарушение, подвергаются административному наказанию.

Средства массовой информации – помимо рекламы, существуют передачи, в которых рассказывается о деятельности разных фирм, описываются услуги, дается оценка их качеству. Все это формирует общественное мнение.

3.6 Схема организационной структуры.

3.7 Граф «Информационные потоки в организации».

3.8 Анализ с помощью матриц A, B, R.

Матрица смежности:

A=[a_ij] , i,jε(1;7) (7-количество вершин)

a_ij=1, если в графе существует дуга (x_i;x_j)

a_ij=0, если в графе не существует дуги (x_i;x_j)

x1	x2	х3	x4	x5	x6	х7
x1	0	0	0	0	0	1	1
x2	0	0	1	1	1	0	1
x3	0	1	0	0	1	0	1
x4	0	1	0	0	1	0	1
x5	0	0	1	0	0	0	1
x6	1	0	0	0	0	0	1
х7	1	1	1	1	1	1	0

Матрица инциденций:

B=[bij],

iε(1;7), (7-количество вершин)

jε(1;22), (22 – количество дуг)

b_ij =1, если x1 является начальной вершиной для a_j

b_ij =-1, если x1 является концевой вершиной для a_j

b_ij =0, если x1 не является концевой вершиной для a_j