Акт (накладная) приемки-передачи основных средств составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект комиссией, назначенной приказом руководителя организации. Составление общего акта, оформляющего приему нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.
Форма № ОС-1 применяется при оформлении внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения организации в другое. В это случае акт (накладная) приемки-передачи основных средств выписывается в двух экземплярах. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй – структурному подразделению организации – сдатчика.
При передаче акта приемки-передачи в бухгалтерию организации к нему прилагается техническая документация по данному объекту. На основании этих документов работники бухгалтерии делают соответствующие записи в инвентарных карточках учета основных средств. На основании второго экземпляра акта приемки-передачи сдатчик делает соответствующие отметки в инвентарном списке основных средств (по месту нахождения, эксплуатации) о выбытии объекта основных средств.
Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (ф. № ОС-1) подписывает главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.
В соответствии с постановлением Госкомстата России «Об утверждении дополнений к Указаниям по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России» от 28 января 2002 г. № 5 «допускается составление общего акта (накладной) приемки-передачи основных средств по форме № ОС-1, оформляющегося приемку группы однотипных объектов основных средств, если эти объекты имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце».
Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3) применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации и соответственно их сдачи.
Если ремонт, реконструкции и модернизацию организация выполняет собственными силами, акт составляется в одном экземпляре. Если сторонняя организации, второй экземпляр передают организации, проводившей договорные работы.
Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3) подписывает уполномоченный на приемку объектов основных средств представитель организации, производившей ремонт (реконструкцию, модернизацию), и передают в бухгалтерию, где делают необходимые записи в инвентарных карточках учета основных средств. В технический паспорт соответствующего предмета вносят необходимые изменения в эксплуатационную характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.
Акт подписывает главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.
Акт на списание основных средств (форма № ОС-4) применяется для оформления полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных) при полной или частичной ликвидации. Акт составляет комиссия в двух экземплярах, назначенная руководителем организации. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй – остается у материально-ответственного лица и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате ликвидации запасных частей, материалов, металлолома и т.п.
Запасы по ликвидации, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки автотранспортных средств, отражают в разделе «Расчет результатов списания автомобиля (полуприцепа)».
Инвентаризационная карточка учета основных средств (форма № ОС-6) применяется для учета всех видов основных средств, а так же для группового учета однотипных объектов, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость. Инвентарные карточки ведут в бухгалтерии, их открывают на каждый объект или группу однотипных объектов, заполняют в одном экземпляре на основании акта (накладной) (форма № ОС-1)и другой технической документации на данный объект. Записи в инвентарную карточку о законченных работах по достройке, дооборудованию, реконструкции, ремонту объекта делают по данным актам приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов (форма № ОС-3). В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.
Основанием для записей о выбытии объектов основных средств при передаче их в другой организации, продаже или списании за ветхостью (непригодностью) являются акты форм №№ ОС-1, ОС-3, ОС-4, ОС-4а [13, С 267].
В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта»записывают только основные качественные и количественные показатели, относящиеся к этому объекту, а также перечисляют его важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности.
Если эти показатели в результате реконструкции, достройки и дооборудования значительно изменились, то прежнюю инвентарную карточку, по которой учтен данный объект (когда сложно зафиксировать в ней все характеристики дооборудования или реконструированного объекта), можно заменить новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.
Акт о приемке оборудования (форма № ОС-14) применяется для оформления поступившего на склад оборудования для установки. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемной комиссией. При получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, копия которого ему передается.
Если не представляется возможность произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад, акт о приемке оборудования (форма № ОС-14) является предварительным, составленным по данным наружного осмотра.
Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма № ОС-25) составляется на выявленные дефекты в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования.
Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) составляется при передаче оборудования монтажным организациям.
1.4 Учет поступления и выбытия основных средств
Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию, ведут на счете 01 «Основные средства» по первоначальной стоимости. Счет активный, сальдовый, инвентарный.
Сальдо дебетовое отражает сумму первоначальной стоимости действующих, находящихся в запасе и на консервации собственных основных средств предприятия.
Оборудование не требуемое монтажа, а также оборудование требуемое монтажа, но предназначенное для запаса, применяется к бухгалтерскому учету на основании утвержденного руководителем акта о приемке оборудования (форма № ОС-14). Все остальные основные средства принимаются к бухгалтерскому учету на основании акта приемки-передачи.
Источниками приобретения основных средств могут быть: собственные (сумма накопленной амортизации, доходы организации, вклады учредителей в уставный капитал, дарения или безвозмездные поступления от юридических физических лиц и субсидии правительственного органа), а так же заемные – кредиты и займы и кредиторская задолженность.
Основные средства в организации в основном поступают в результате капитальных вложений. К ним относятся и приобретение основных средств. Кроме того, увеличение стоимости средств может происходить за счет передачи акционерами своего имущества в виде вклада в уставный капитал. Иногда основные средства поступают безвозмездно, то есть в виде подарка. Возможно поступление основных средств и по договору мены.
Оборот по дебету отражает поступление, оборот по кредиту – выбытие объектов по разным причинам.
К синтетическому счету 01 могут быть открыты 2 субсчета:
01-1 – «Собственные основные средства»;
01-2 – «Арендованные основные средства».
Поступление основных средств на предприятие может происходить разными путями:
1) созданы на самом предприятии при осуществлении долгосрочных инвестиций;
2) приобретены за плату у других организаций;
3) получены безвозмездно;
4) получены от учредителей в виде вклада в уставный капитал;
5) поступили для осуществления совместной деятельности.
Все затраты связанные с поступлением основных средств, относят в начале в дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и отражают в бухгалтерском учете следующими проводками:
1) строительство, дооборудование, реконструкция:
в сумме фактических затрат – Дт 08 Кт 02, 70, 69, 10, 60, 76 и др.;
на первоначальную стоимость при принятии к учету – Дт 01 Кт 08.
2) приобретение у поставщиков:
на покупную стоимость – Дт 08 Кт 60;
на сумму НДС – Дт 19 Кт 60;
на первоначальную стоимость при принятии к учету – Дт 01 Кт 08.
3) внесение учредителями в счет вклада в уставный капитал предприятия:
на согласованную стоимость – Дт 08 Кт 75/1;
на первоначальную стоимость при принятии к учету Дт 01 Кт 08.
4) безвозмездное получение от других организаций (по рыночной стоимости):
Дт 08 Кт 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 2 «Безвозмездные поступления»;
Дт 01 Кт 08 – по первоначальной стоимости.
На сумму ежемесячно начисленной амортизации (Дт 20, 25, 26, 44 Кт 02) в течении срока полезного использования делают проводку и одновременно в этой же сумме: