- учредительные документы декларанта;
- договор (контракт), действующие приложения, дополнения и изменения к нему;
- счет-фактура (инвойс) и банковские платежные документы (если счет оплачен) или счет-проформу (для условно-стоимостных сделок), а также другие платежные и/или бухгалтерские документы, отражающие стоимость товара;
- биржевые котировки, в случае если ввозится биржевой товар;
- транспортные (перевозочные) документы;
- страховые документы, если они имеются, в зависимости от установленных договором условий поставки;
- счет за транспортировку или калькуляцию транспортных расходов;
- копию грузовой таможенной декларации и декларации таможенной стоимости;
- другие документы, в подтверждение стоимости.
Коммерческие документы дают стоимостную, качественную и количественную характеристики товара. Эти документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату.
Стоимостная характеристика товара во внешнеторговой сделке дается в счете (инвойсе) и в счете-проформе.
Коммерческий счет (инвойс) – основной расчетный документ, несущий в себе информацию о внешнеторговой цене сделки. Он содержит требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар. В счете (инвойсе) указываются: цена за единицу товара и общая сумма счета или причитающегося платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка, где должен быть произведен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем); сведения о страховании (кем оплачивается) и размер страховой премии (при поставке товара на условиях CIF или CIP).
Счет обычно выписывается в большом количестве экземпляров (иногда до 25), что связано с выполнением счетом весьма разнообразных функций:
- для предоставления банку при получении от покупателя причитающегося платежа;
- для предъявления страховому обществу для исчисления страховой премии при страховании груза;
- представления таможенным органам для исчисления таможенных пошлин;
- торговой палате для выдачи сертификата о происхождении товара
- транспортно-экспедиторской фирме, принимающей груз к перевозке
Виды счетов. Наименование счета. Назначение счета.
Счет-фактура (англ. – invoice, account, finalinvoice) - документ, указывающий сумму причитающегося за товар платежа.
Счет-спецификация (англ. – invoice-specification, specifiedaccount)- объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем обычно указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары.
Предварительный счет (англ. – preliminary, provisionalinvoice) - выписывается в тех случаях, когда приемка товара производится в стране назначения или при частичных поставках. Содержит сведения о количестве и стоимости партии товаров и подлежит оплате. После приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру, по которому производится окончательный расчет.
Проформа-счет (англ. – proformainvoice, proformaaccount) - документ, который, как и счет-фактура, содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом, так как не содержит требования об уплате указанной в нем суммы. Чаще всего проформа-счет выписывается при поставках товара на консигнацию, на выставки и ярмарки, на аукционы. Проформа-счет может служить также сметой, при помощи которой импортер может ознакомиться с основными данными о товаре, который он хочет купить. С порядком расчетов и определить размер доходов.
К числу коммерческих документов, дающих количественную характеристику товара или партии, относятся спецификации, техническая документация, упаковочные листы.
Спецификация (англ. – shipping specification) содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований.
Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования и необходима для своевременной наладки и правильной эксплуатации. К технической документации относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкция по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, ведомости запасных частей, инструмента, приспособлений и пр. Перечень необходимой технической документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, являющихся неотъемлемой частью контракта. Техническая документация изготовляется на языке страны покупателя или на другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства техническая документация должны изготовляться обязательно типографским способом.
Упаковочные листы (англ. – packing list, case contents note, contents list) – содержат перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере). Упаковочные листы необходимы обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержаться разные по ассортименту товары. Упаковочный лист помещается в упаковке так, чтобы покупатель мог его легко обнаружить. Упаковочный лист содержит следующие данные: количество каждого сорта (число штук в упаковке); номер упаковки (места). Упаковочный лист используется в качестве дополнения к счету-фактуре в том случае, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист и счет-фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит лишь в том, что в упаковочном листе не указываются цены.
К числу важнейших документов, свидетельствующих о качестве поставленных товаров, можно отнести: сертификат качества, гарантийное обязательство, протокол испытаний.
Транспортные документы выписываются перевозчиком в удостоверение того, что товар принят им к перевозке.
Транспортные документы.
Коносамент - документ, выдаваемый судовладельцем грузоотправителю в удостоверение принятия груза к перевозке морским путем.
Сведения о названии судна и его владельце; тоннаже судна; наименовании портов погрузки и выгрузки; сумме фрахта с указанием, где производится оплата фрахта – в порту погрузки или в порту назначения; числе выданных экземпляров коносамента.
Железнодорожная накладная – документальное оформление договора перевозки между грузоотправителем и администрацией железной дороги.
Название станции назначения и пограничных станций, наименование груза, оплата за перевозку, объявленная ценность груза.
Авиагрузовая накладная – документ, выписываемый грузоотправителем или от его имени и подтверждающий наличие договора между грузоотправителем и перевозчиком о перевозке грузов по авиалиниям перевозчика.
Наименование аэропорта отправления и прибытия, прилагаемые к накладной документы, вес груза, объявленная ценность, сумма платежей за перевозку, дата составления накладной.
Накладная автодорожной перевозки - CMR – транспортный документ, подтверждающий наличие договора между перевозчиком и отправителем об автодорожной перевозке грузов. Дата отгрузки, наименование груза, имя и адрес перевозчика, наименование получателя, срок доставки, стоимость доставки.
Роль страховщика во внешнеэкономических сделках заключается в возмещении убытков, понесенных страхователем при случайной гибели или повреждении товара во время транспортировки груза по минимальной ставке (страховая сумма должна покрывать 110 % от стоимости перемещаемой партии товара). В подтверждение отношений между страховщиком и страхователем предусмотрены следующие документы:
Страховые документы.
Страховой полис – документ, выдаваемый страховщиком.
Страховые полисы бывают различных видов и носят разное наименование в зависимости от порядка оформления страхования и характера риска.
Рейсовый страховой полис – документ, по которому объект страхования страхуется на определенный период времени.
Генеральный полис – договор длительного характера между страхователем и страховщиком.
Смешанный полисПодтверждает договор страхования. Содержит условия заключенного договора, в котором страховщик обязуется за конкретную плату возместить страхователю убытки, связанные с рисками и несчастными случаями, указанными в договоре. Выдается страховой компанией страхователю после уплаты им страховой премии.
Оформляется на бланках страхового общества и подписывается страховщиком и страхователем. Содержит данные о наименовании страхователя, условиях страхования; размере страховой суммы (размер возмещения, уплачиваемого страховщиком в случае гибели или повреждения застрахованного товара); размере страховой премии, вносимой страхователем в качестве платы за страхование.
В нем указываются срок действия, объем и пределы ответственности страховщика, сроки платежа страховой премии. По нему объект страхуется, как на определенный рейс, так и на определенный срок.
Страховой сертификат – документ, выдаваемый страховым обществом страхователю, удостоверяющий, что страхование было произведено, и что был выдан страховой полис.Используется в том случае, если товары застрахованы в соответствии с условиями генерального страхового полиса. По требованию страхователя он может обмениваться на страховой полис, поскольку во многих странах законодательство признает в качестве документа страхования только страховой полис.
Страховое объявление (бордеро).Документ, используемый в случае, если страхователь сообщает своему страховщику подробные сведения об отдельных отправках, на которые распространяется договор страхования – генеральный полис, заключенный сторонами.
Счет страховщика.Документ, выдаваемый страховщиком с указанием суммы произведенного страхования и с требованием уплаты этой суммы.