Мінекономіки як уповноважений орган на підставі підпункту 7 пункту 9 Тимчасового положення надаватиме роз’яснення порядку застосування законодавства України про закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти на письмові звернення в установленому порядку. Роз’яснення надаватимуться за підписом Міністра або уповноваженого ним заступника. (Закон у редакції 2007 року відмінив право Мінекономіки надавати роз’яснення, право давати рекомендації щодо застосування законодавства про державні закупівлі мала Тендерна Палата. І хоча ці рекомендації не мали особливої юридичної сили, всі орієнтувалися саме на ці рекомендації, за відсутністю інших).
Офіційна інформація про застосування законодавства про закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти буде оперативно розміщуватись на веб-сайті Мінекономіки.
Інформація щодо державних закупівель розміщується послідовно принаймні в одній з інформаційних систем у мережі Інтернет згідно з власним регламентом та в порядку, передбаченому інформаційними системами. При цьому в обраній замовником інформаційній системі у мережі Інтернет мають бути розміщені всі без винятку документи щодо державних закупівель, передбачені цією статтею.
Строки висвітлення інформації повинні відповідати строкам здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг, передбачених Законом. Замовник оприлюднює інформацію, передбачену Законом, в інформаційних системах в мережі Інтернет шляхом її направлення до таких систем у паперовому або електронному вигляді в порядку, передбаченому інформаційними системами.
Відповідальний за проведення торгів забезпечує:
· розроблення тендерної документації та узгодження її членами Тендерного комітету Держмитслужби України (іншого митного органу, спеціалізованої митної установи або організації);
· розроблення листа-запрошення на участь у торгах за процедурою запиту цінових пропозицій (котирувань) та узгодження цього листа членами Тендерного комітету;
· розміщення оголошення про заплановану закупівлю чи про проведення попередньої кваліфікації учасників у спеціалізованому друкованому засобі масової інформації із загальнодержавною сферою розповсюдження, що публікує інформацію виключно з питань державних закупівель, в інформаційному бюлетені, що видає Мінекономіки України, а також в інформаційних системах у мережі Інтернет. Розсилання запрошень учасникам щодо участі в процедурі торгів (тендера) з обмеженою участю, запиту цінових пропозицій (котирувань) та закупівлі в одного учасника, а також інформування учасників процедур закупівель про їх результати. Оголошення про заплановану закупівлю чи про проведення попередньої кваліфікації учасників додатково розміщуються у відповідних міжнародних виданнях або в інформаційних системах у мережі Інтернет англійською мовою у разі, якщо очікувана вартість предмета закупівлі перевищує суму, еквівалентну: для товарів – 200 тисячам євро; для послуг – 300 тисячам євро; для робіт – 500 тисячам євро.
· у разі застосування торгів з обмеженою участю;
· надання (надіслання) учаснику торгів тендерної документації протягом трьох робочих днів за його офіційним запитом;
· у разі надання (надіслання) тендерної документації учаснику торгів на оплатній основі – таке надання (надіслання) здійснюється протягом трьох робочих днів з моменту її оплати учасником;
· надіслання учасникам тендерної документації одночасно із запрошенням до участі у торгах (при проведенні торгів з обмеженою участю);
· надання роз'яснень учасникам процедур закупівель щодо змісту тендерної документації у разі отримання від останніх відповідних запитів за підписом Голови Тендерного комітету Держмитслужби України;
· організацію приймання, зберігання та подання Тендерному комітету тендерних пропозицій учасників процедур закупівель для організації проведення процедури розкриття цих пропозицій;
· підготовку листа-звернення на адресу Комісії та необхідної документації щодо погодження застосування процедури закупівлі в одного учасника у разі, якщо очікувана вартість закупівлі для товарів та послуг перевищує 30 тисяч гривень та 300 тисяч гривень для робіт, а також листа-звернення до Комісії для отримання висновку щодо процедури торгів з обмеженою участю для закупівлі товарів, робіт і послуг, очікувана вартість яких перевищує 500 тисяч гривень, крім випадку, коли процедура торгів з обмеженою участю застосовується після проведення попередньої кваліфікації учасників;
· оформлення Протоколу про розкриття тендерних пропозицій при здійсненні процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти, Протоколу проведення процедури попередньої кваліфікації учасників процедур державних закупівель, матеріалів для розгляду, порівняння та оцінки тендерних пропозицій (у довільній формі або у вигляді таблиць) Тендерним комітетом;
· оформлення Звіту про результати здійснення процедури закупівлі та оприлюднення його (крім інформації, що містить державну таємницю) протягом 10 календарних днів з дати його затвердження в інформаційній системі в мережі Інтернет.
Строк для подання тендерних пропозицій повинен становити 30 календарних днів від дати опублікування оголошення про проведення торгів чи відправлення запрошення до участі в них. В окремих випадках цей строк може бути зменшено до 15 календарних днів (до 10 календарних днів – у разі проведення торгів з обмеженою участю). Причини скорочення строку викладаються у звіті про результати проведення процедури закупівлі. Вони не повинні свідчити про наміри замовника послабити конкуренцію між учасниками.
Замовник (митний орган) безоплатно надсилає або подає учаснику тендерну документацію протягом трьох робочих днів з дня отримання від нього запиту про подання необхідних документів у разі відкритих і двоступеневих торгів та згоди на участь у торгах у разі проведення торгів з обмеженою участю.
У разі проведення торгів з обмеженою участю на закупівлю товарів і послуг замовник може надсилати тендерну документацію одночасно із запрошенням до участі у торгах.
Тендерна документація повинна містити:
1) інструкцію з підготовки тендерних пропозицій;
2) перелік критеріїв, які висуваються тендерним комітетом з метою оцінки відповідності учасників установленим кваліфікаційним вимогам;
3) інформацію про необхідність документального підтвердження відповідності учасників установленим кваліфікаційним вимогам;
4) інформацію про характер і необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі: відповідну технічну специфікацію, плани, креслення, малюнки; кількість товару; місце, де повинні бути виконані роботи чи надані послуги; додаткові послуги, які повинні бути надані; строки поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;
5) перелік критеріїв та методику їх оцінки для визначення найкращої тендерної пропозиції;
6) визначення основних умов, які обов’язково будуть включені до договору про закупівлю чи проекту договору про закупівлю;
7) опис окремої частини або частин предмета закупівлі, щодо яких можуть бути подані тендерні пропозиції у разі, коли учасник дозволяє подати тендерні пропозиції тільки стосовно частини товарів, робіт чи послуг, що закуповуються;
8) спосіб оцінки і порівняння альтернативних тендерних пропозицій;
9) методику розрахунку ціни тендерної пропозиції із зазначенням того, чи повинна вона включати інші елементи, крім вартості самих товарів, робіт чи послуг, наприклад, витрати на транспортування, страхування, навантаження, розвантаження, сплату податків і зборів (обов’язкових платежів) тощо.
Учасник має право не пізніше ніж за сім календарних днів до закінчення строку подання тендерних пропозицій звернутися до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації. Замовник протягом трьох робочих днів повинен дати відповідь на запит учасника.
Не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення строку подання тендерних пропозицій замовник має право з власної ініціативи чи за результатами запитів учасників внести зміни до тендерної документації та повідомити про зазначені зміни письмово всіх учасників, яким замовник подав тендерну документацію.
Протягом п'яти календарних днів з дня акцепту відповідальний за проведення торгів Держмитслужби України (іншого митного органу, спеціалізованої митної установи або організації) надсилає переможцю торгів повідомлення про акцепт тендерної пропозиції, строк дії якої незакінчений, а також надсилає всім учасникам процедур відкритих торгів із зменшенням ціни, двоступеневих торгів і торгів з обмеженою участю письмове повідомлення про результати торгів (у тому числі через інформаційні системи в мережі Інтернет) із зазначенням назви та місцезнаходження учасника-переможця, тендерна пропозиція якого визнана найкращою за результатами оцінки.
Вимоги тендерної документації повинні бути однаковими для всіх учасників процедури закупівлі, однозначними в трактуванні та містити всю потрібну інформацію. Обсяг і склад тендерної документації, порядок її розроблення визначаються залежно від особливостей предмета закупівлі. При проведенні редукціону, який здійснюється у два етапи, на першому етапі всі учасники подають попередні тендерні пропозиції без зазначення ціни. Тендерна документація при цьому передбачає лише пропозиції щодо технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі, а також умови поставки та кваліфікаційні вимоги.
На другому етапі учасники, попередні тендерні пропозиції яких не було відхилено на першому етапі, надають остаточні тендерні пропозиції із зазначенням ціни.
Під час розкриття тендерних пропозицій на другому етапі представники учасників можуть зменшувати ціну тендерної пропозиції на крок редукціону. Початковою ціною для редукціону вважається мінімальна ціна тендерної пропозиції. Якщо після трикратного оголошення початкової або наступної ціни жоден з учасників не запропонував нової ціни, редукціон припиняється і переможцем визначається учасник, який був названий останнім та запропонував найнижчу ціну.