Після підписання договору він реєструється в Управлінні бухгалтерського обліку та звітності (або іншому структурному підрозділі, що визначається начальником митного органу, спеціалізованої митної установи й організації). Перший примірник договору зберігається в Управлінні бухгалтерського обліку та звітності (відділі фінансів та бухгалтерського обліку митного органу, спеціалізованої митної установи й організації), а його копії - у структурному підрозділі, на який покладено контроль за виконанням договору, та в одержувача товарів, робіт і послуг з боку Держмитслужби України, визначеного умовами договору.
Другий примірник договору передається чи надсилається постачальнику (виконавцю), з яким укладено договір.
Опрацювання, узгодження та укладання договорів (угод), які не містять фінансових зобов'язань, покладаються на той структурний підрозділ, який є основним розробником договору (угоди) та/або здійснює його супроводження.
Посадова особа такого структурного підрозділу візує кожну сторінку обох примірників проекту договору (угоди) та передає його на погодження до Юридичного департаменту Держмитслужби України (в іншому митному органі, спеціалізованій митній установі чи організації - до юридичної служби).
Реєстрація договорів (угод), які не містять фінансових зобов'язань, здійснюється у загальному відділі Управління справами Держмитслужби України (загальному відділі митного органу, спеціалізованої митної установи чи організації).
Оплата за договорами проводиться у строк й на умовах, визначених у них. Під час оплати за договорами, укладеними за результатами процедур закупівель, Держмитслужба України (інший митний орган, спеціалізована митна установа й організація) до звіту про результати здійснення процедури закупівлі обов'язково додає:
- копії оголошення про заплановану закупівлю (оголошення про проведення попередньої кваліфікації, оголошення щодо цінових пропозицій (котирувань), оголошення про результати торгів, що були опубліковані в спеціалізованому друкованому засобі масової інформації, завірені цим друкованим засобом, та в інформаційному бюлетені, що видає Тендерна палата України, завірені Тендерною палатою України, а у випадках, якщо вартість договору перевищує суму, передбачену частиною третьою статті 8 Закону, також копії оголошення про заплановану закупівлю та про результати торгів, що були опубліковані в міжнародному інформаційному бюлетені, що видає Тендерна палата України, завірені Тендерною палатою України);
- копію документа, що підтверджує розміщення документів, передбачених статтею 41 цього Закону, завірену інформаційною системою в мережі Інтернет.
Протягом трьох робочих днів після проведення оплати за договором Управлінням бухгалтерського обліку та звітності (службою фінансів, бухгалтерського обліку та звітності іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації) подається до відповідного митного органу чи структурного підрозділу, на який покладено контроль за виконанням договору, службова записка з повідомленням про оплату, на підставі якої здійснюється контроль за своєчасністю й повнотою поставки товарів, виконання робіт, надання послуг згідно з умовами договору. Для своєчасного проведення розрахунків за укладеним договором посадові особи, на яких покладено контроль за його виконанням, протягом трьох робочих днів після поставки товару, виконання робіт чи надання послуг або в разі здійснення попередньої оплати подають до Управління бухгалтерського обліку та звітності та Фінансово-економічного управління Держмитслужби України (відділу фінансів та бухгалтерського обліку іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації) службову записку про необхідність оплати, рахунки та копії актів про прийняття-передання або інші документи, що підтверджують поставку товарів, виконання робіт чи надання послуг. Форма зазначеної службової записки наведена в додатку цього Порядку.
Контроль за виконанням умов договору здійснює керівник митного органу (спеціалізованої митної установи чи організації), що за своїми функціональними обов'язками несе відповідальність за централізовану закупівлю товарів, робіт і послуг для потреб митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій, або керівник структурного підрозділу, який виходить з пропозицією закупівлі товарів, робіт або послуг для потреб митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій.
Після виконання сторонами зобов'язань за договором відповідальний за виконання умов укладеного договору відповідний митний орган чи структурний підрозділ Держмитслужби України проводить взаємне звірення розрахунків з постачальником товарів (виконавцем робіт, послуг) зі складанням акта звірення і подає на підпис до Управління бухгалтерського обліку та звітності (головного бухгалтера іншого митного органу, спеціалізованої митної установи й організації).
У разі невиконання або неналежного виконання постачальником (виконавцем) зобов'язань за договором відповідний митний орган чи структурний підрозділ Держмитслужби України, на який покладено контроль за виконанням умов договору, направляє до Юридичного департаменту (а в іншому митному органі, спеціалізованій митній установі чи організації - до юридичної служби) службову записку разом з усіма документами про необхідність пред'явлення претензії до контрагента за договором і розрахунок штрафних санкцій, а також підстави для такого пред'явлення. Юридичний департамент за погодженням з Управлінням бухгалтерського обліку та звітності Держмитслужби України (в інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях - юридична служба за погодженням зі службою фінансів, бухгалтерського обліку та звітності) пред'являє постачальнику (виконавцю) відповідну претензію (щодо сплати заборгованості, штрафних санкцій, передбачених умовами договору, тощо).
У разі відхилення постачальником (виконавцем) повністю або частково пред'явленої Держмитслужбою України претензії Юридичний департамент виносить це питання на розгляд Голови Держмитслужби України або заступника Голови відповідно до розподілу обов'язків (в інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях - начальника митниці, спеціалізованої митної установи й організації) для прийняття відповідного рішення[14].
Після прийняття Головою Держмитслужби України або його заступником рішення щодо стягнення належної суми Юридичний департамент за погодженням з Управлінням бухгалтерського обліку та звітності (в інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях - юридична служба за погодженням зі службою фінансів, бухгалтерського обліку та звітності) готує позовну заяву до суду щодо стягнення заборгованості, штрафних санкцій тощо з постачальника (виконавця).
2.1 Особливості забезпечення виконання договорів на виконання підрядних робіт за державним замовленням
З початку 90-х років минулого століття в колишньому СРСР, а потім і в Україні як суверенній державі, почало складатись законодавство про поставку (закупівлю) товарів, виконання робіт і надання послуг для державних потреб. Виникнення нового для України законодавства про забезпечення державних потреб у товарах, роботах та послугах вимагає його всебічного дослідження, тим більше, що науковий аналіз не передував прийняттю відповідних норм, а здійснювався вже після введення їх в дію. Необхідність комплексного наукового аналізу договорів на виконання підрядних робіт за державним замовленням, зокрема питання про їх виконання і відповідальність, викликана тим, що законодавство України з щодо цього ще формується, і стоїть питання про напрями і форми його удосконалення та розвитку. Правове забезпечення державного контакту потребує свого розвитку, оскільки в подальшому, як свідчить світовий досвід, роль державного контракту не тільки не зменшуватиметься, але й зростатиме. Тому з метою формулювання напрямів удосконалення законодавства у сфері виконання робіт за державним замовленням, зокрема в частині виконання та відповідальності державних підрядних договорів, в даній статті проаналізуємо існуючі теоретичні положення, правові норми та господарську практику із зазначених питань.
Слід підкреслити, що сучасні дослідження наведеної проблеми в Україні здійснюються здебільшого шляхом викладення чинного законодавства про забезпечення державних потреб в навчальній літературі з цивільного та господарського права. Повний та комплексний аналіз законодавства з врахуванням змін, які відбулися із прийняттям нових Цивільного та Господарського кодексів України, не проводився. Немає також і монографічних досліджень з цих питань. На пострадянському просторі питання правового регулювання забезпечення державних потреб розглядаються переважно російськими та білоруськими вченими, зокрема М.І. Брагінським [3; с.169-188] та В.М. Годуновим [6; с.3-32].
Не можна не погодитись із твердженням М.М. Сібільова про те, що цінність зобов'язання полягає у його виконанні, тобто у вчиненні боржником на користь кредитора певних дій або в утриманні від певних дій, що становлять предмет виконання зобов'язання. За своєю юридичною природою ці дії є нічим іншим, як правочином, а тому на них поширюються загальні правила, закріплені в Цивільному кодексі України (далі - ЦК), у тому числі і правила щодо форми правочину (статті 205-209 ЦК) [17, с.388].
Отже, зобов'язання, що виникло і діє, породжує для однієї сторони (кредитора) право вимагати, а для іншої (боржника) — обов'язок виконати певну дію (передати майно, виконати роботу, надати послугу, сплатити гроші тощо) або ж утриматися від неї. Як зазначав Д.І. Мейер, найближча і иайзагальніша дія зобов'язання полягає в обов'язку боржника надати задоволення за зобов'язанням і виконати його [13, с.435]. Дії, які мають бути вчинені одним учасником зобов'язання на користь іншого, іменують предметом зобов'язання Слід погодитись із запропонованим Т.В.Боднар визначенням поняття виконання договірного зобов'язання як сукупності фактичних та/або юридичних дій (у певних випадках - утримання від дії) сторін зобов'язання, спрямованих на реалізацію (здійснення) передбачених договором або законом їх суб'єктивних прав і обов'язків задля досягнення економічної і юридичної мети зобов'язання. Автор зазначає, що виконання зобов'язання є тим кінцевим результатом, якого бажали досягти сторони, укладаючи договір. Виконання, проведене належним чином, припиняє зобов'язання, тому для боржника досить важливим моментом у виконанні зобов'язання є підтвердження його виконання [1, с.11].