На схеме видно, что источники информации для реализации определенной функции управления различны. На разных стадиях управленческого процесса необходима определенная информация, имеющая характерные особенности:
1. на стадии планирования информация должна содержать данные о целях организации, ее ресурсах, внешней среде, об известных методах и инструментах планирования, возможных источниках информации, стратегических альтернативах и т.д.;
2. на стадии организации – о типах организационных структур, каналах связи, разделении полномочий, степени централизации управления и т.д.;
3. на стадии контроля – о видах контроля, стандартах, показателях результативности, допустимых отклонениях, характеристиках эффективного контроля и т.д.
Общие требования к управленческой информации можно сформулировать следующим образом [2]:
1. надежность (и достоверность);
2. своевременность;
3. адресность;
4. возможность многократного использования.
Соблюдение всех рассмотренных выше требований к информации повлияет на субъект (руководство организации) и на объект (работник) уп-равления. Основные положительные результаты объединены в таблице 1.
Таблица 1.
Влияние качества информации на субъекта и объекта управления
| пп | Субъект | Объект |
| 11. | Повышение эффективности управления напрямую зависит от полноты и своевременности получения информации | Вовремя доставленная исполнителю информация является одним из главных условий успешного выполнения функций и эффективного достижения поставленных целей |
| 22. | Повышение конкурентоспособности организации («Кто владеет информацией, тот владеет миром») | Повышение ответственности за невыполнение поручения в условиях достаточности информации |
| 33. | Ускоряется реакция на изменения условий рынка | |
| 44. | Упрощение ускорение процесса выполнения функций | |
Рассмотрев влияние информации на управленческий процесс, целесообразно перейти к проблемам информационно обеспечения управления. На настоящий момент можно выделить следующие:
1. деятельность компании в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;
2. невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;
3. трудно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;
4. не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;
5. документы "движутся" медленно; неизвестна стадия, на которой находится процесс; важные бумаги теряются;
6. появляются дублирующие или противоречивые документы;
7. поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;
8. иногда функция информационного обеспечения слабо интегрирована в систему управления;
9. недостаточный уровень обработки информации, неверная трактовка «нужной» и «ненужной» информации.
Этот перечень можно было бы продолжать. Ясно, однако, что без специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов, накопленные опыт и знания не будут использованы в полной мере для решения насущных задач управления. Нам представляется важным выделить в информационную функцию как одну из важнейших. В рамках данной функции управлению необходимо определить схему информационного обеспечения управления, создать необходимую инфраструктуру, обеспечить надлежащий контроль поступающей и обрабатываемой информации.
1.2 Схема информационного обеспечения управления
Напрямую система информационного обеспечения управления зависит от Отдела информационного обеспечения. На рис. 2 представлена функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения. Сотрудники Отдела информационного обеспечения осуществляют функции по идентификации, экспертизе, архивированию данных, поступающих из внутренних источников и от внутренних пользователей.
Обработанная информация поступает к внешним пользователям и внешним источникам, в данном случае к руководителю и аппарату управления. Не менее важной функцией Отдела является составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.
Общий порядок движения информации в организации можно представить следующим образом:
После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние.
Штатная численность сотрудников отдела информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов.
2.Информационное обеспечение управления в таможенных органах
2.1Система управления в таможенных органах
Система управления в таможенных органах имеет ряд особенностей, которые зависят от уровня управления (Таблица 2). Система таможенных органов – сложная, неоднородная система государственных органов, характеризующаяся, с одной стороны, высокой степенью централизации, с другой – рассеянностью таможенных органов по разным регионам России. Многочисленные таможенные органы, как известно, отличаются разным уровнем материального, технического, кадрового обеспечения.
Таблица 2.
Особенности управления на различных уровнях управления в таможенных органах
| Уровень управления | Особенности |
| Высший (уровень ФТС и РТУ) | 1. Высокая степень социально-политической ответственности;2. Долгосрочное планирование;3. Включенность таможенных органов в систему государственных органов;4. Использование процессного подхода к управлению. |
| Средний (уровень таможен и управление таможенным постом) | 1. Функционирование в рамках свыше заданных границ (компетенция определяется ФТС);2. Подотчетность ФТС и РТУ. |
| Низший (лицо, принимающее решение – таможенный инспектор) | 1. Принятие решения в отношении конкретного участника ВЭД в строго определенных временных пределах;2. Низкая степень влияния на высшие уровни управления;3. Ощущение реального воздействия управленческих решений высших уровней управления;4. Использование ситуационного подхода к управлению. |
Информация на каждом уровне управления таможенных органов имеет ряд особенностей:
1. Для наивысшего уровня важна оценка экспертов, прогнозы на будущее (в зависимости от которых строятся планы на долговременную перспективу), необходимы данные о существующих системах оформлениях, контроля перемещения, способах сокрытия товаров и т.п., информация о реализации ранее введенного плана, о достижениях и неудачах;
2. Для среднего звена информация должна содержать сведения о необходимых нововведениях, о новых приказах, о реализации планов, о ситуации на подчиненных и т.п.;
3. Таможенный инспектор принимает решения исходя из собственного видения проблемы, в строго определенных рамках. Ему необходима информация о текущей операции (товаре и транспортном средстве, проходящих в данный момент таможенное оформление или подвергаемых таможенному осмотру/досмотру). Он обладает знаниями о процедурах, которые он осуществляет, о нововведениях, об особенностях того или иного мероприятия и т.п.
2.2Этапы развития информационного обеспечения управления в таможенных органах
Информационно - техническое обеспечение развивалось поэтапно в ходе автоматизации процессов таможенной деятельности и процессов подготовки решений.
Процесс автоматизации начался в конце 80-х годов. Именно в это время в таможенные органы стали поступать первые персональные ЭВМ, складываться первые группы специалистов в области программного обеспечения и средств вычислительной техники. В 1991 году работы по автоматизации возглавляет вновь созданный Главный научно-информационный вычислительный центр ФТС России, с этого момента автоматизация в ФТС приобретает плановый и систематизированный характер [7].
В силу ряда объективных факторов и, прежде всего, из-за сложности предметной области и сжатых сроков, отпущенных на реализацию, Единая автоматизированная информационная система (ЕАИС) ФТС России, осо-бенно в первые 5 лет своего существования, представляла собой воплощение позадачного подхода, основной целью которого было формирование информационных массивов. Составляющая автоматизации процессов управления в этот период прослеживается весьма слабо, хотя следует вспомнить, пожалуй, первую комплексную автоматизированную систему таможенного оформления пассажиров АСОИ «Пассажир-А», разработанную и внедренную в эксплуатацию в Пулковской таможне. Такая система, имея единое управляющее ядро, объединяла АРМы различной функциональной направленности и не только реализовывала функции накопления информации, но и позволяла эффективно использовать ее в процессе таможенного оформления и контроля пассажиров.
Позадачный подход позволил достаточно быстро сформировать широкий спектр баз данных ЕАИС различной целевой направленности на всех уровнях организационной структуры таможенных органов от таможенного поста до таможенного комитета. Вместе с тем этот подход породил «очаговую» автоматизацию, когда решались отдельные задачи, реализовывались отдельные функции и за редким исключением отдельные технологические процессы.