Існують також певні правила заповнення вантажної митної декларації для різних випадків переміщення товарів та інших предметів через митний кордон України: експорт товарів, експорт майна, експорт комплектного об'єкта, ордерні поставки, транзит іноземних товарів через територію України, імпорт товарів майна комплектного об'єкта тощо.
Обов'язковим документом при здійсненні зовнішньоекономічної операції є довідка про декларування валютних цінностей, доходів та майна, що належать резидентові України і перебувають за її межами. Вона необхідна з метою контролю за вчасним надходженням на територію України валютних коштів за експортними контрактами. Видається регіональними управліннями Національного банку України та органами податкової інспекції.
В окремих випадках, коли діє система ліцензування чи квотування, або одночасно і ліцензування, і квотування необхідне оформлення ліцензії на експорт або імпорт товарів, що підпадають під режим ліцензування, квотування. Вона вимагається з метою встановлення раціональної структури експорту та захисту внутрішнього ринку України.
Одним із основних документів при нарахуванні митного тарифу є сертифікат походження товару. Він необхідний для визначення країни походження товару, що імпортується, та відповідного надання пільг, якщо в конкретному випадку такі пільги передбачені.
У сертифікаті походження товару мають бути обов'язково вказані такі відомості про товар, на який він видається, - найменування і адреса експортера; найменування і адреса імпортера; засоби транспортування і маршрут проходження вантажу; кількість місць і вид упаковки, опис товару, який повинен вміщувати всі необхідні для ідентифікації товару відомості; маса брутто і нетто.
Сертифікат про походження повинен однозначно засвідчувати факт того, що даний товар походить із відповідної країни, тобто він має містити: письмову декларацію експортера, що товар задовольняє відповідний критерій походження; письмове посвідчення компетентного органу, який видав сертифікат, - що надані експортером у сертифікаті відомості відповідають дійсності.
У разі виникнення сумніву відносно сертифіката про походження або відомостей, які в ньому містяться, митні органи можуть звернутися до уповноважених організацій країни походження товару з мотивуванням надати додаткові відомості або уточнюючі дані.
Походження товарів з України засвідчуються різними формами сертифікатів залежно від певних умов та імпортерів зокрема, а саме:
1) Форма "А"
2) Текстильний
3) Форма СТ-1
4) Загальної форми.
5) ESCS
6) EUR 1
7) Сертифікат товарів власного виробництва.
Сертифікат походження форми "А" є єдиною формою сертифіката походження, що використовується в рамках Гармонізованої системи преференцій всіма країнами-донорами преференцій. Оформляється він на українські товари, які підпадають під преференційний тариф. Пільги на деякі українські товари надають 18 країн: країни Європейської Співдружності, а також країни, з якими Україна має двосторонні угоди; - Канада, США та Японія.
Для видачі сертифіката форми "А" Торгово-Промислова палата має з'ясувати, чи користується пільгами товар, що експортується на територію країни-донора, при нарахуванні мита. З цією метою визначається код за ТН ЗЕД, перевіряється його наявність у переліку преференційних товарів, підтверджується походження товару з урахуванням вимог, викладених у правилах країни-донора. При цьому мають виконуватись умови, викладені в цих правилах, наприклад, умова прямої поставки при експорті в країни ЄС. Тобто пункт відправки - Україна, місце одержання - країни ЄС. Можливий транзит товару через треті країни за умови, що він буде перебувати під митним контролем органів країни-транзиту. Потрібно враховувати, що кожна країна-донор визначає свою індивідуальну схему пільг та умови, за яких вони можуть одержуватись.
Текстильний сертифікат походження підтверджує походження українських текстильних товарів у рамках Угоди між ЄС та Україною про торгівлю текстильною продукцією та видається тільки на текстильні товари, які експортуються до країн Європейської Співдружності.
Визначення походження даної продукції випливає з вимог, передбачених угодою, передусім, з'ясовується код продукції, встановлюється, до якої категорії належить товар, перевіряється необхідність оформлення експортної ліцензії. При цьому важливим моментом є наявність для цього товару преференцій або попереднього дозволу на ввезення готової текстильної продукції в країни ЄС, який видається компетентними органами країни-донора. Якщо має місце обробка давальницької сировини, її походження установлюється згідно з сертифікатом. Воно впливає на виконання умов угоди.
Сертифікат походження СТ-1 видається на українські товари, які експортуються до країн СНД згідно з Угодою "Про зону вільної торгівлі", підписаною 15.04.95 року главами держав Співдружності, в тому числі й України. При оформленні даного сертифіката необхідно визначити походження з урахуванням вимог відповідних Правил, затверджених рішенням Ради голів урядів Співдружності Незалежних Держав 24.09.93 року. Відповідно до даних Правил, товар вважається таким, що походить з митної території країни Угоди "Про створення зони вільної торгівлі", якщо він відповідає встановленим Правилами критеріям походження та направляється резидентом однієї з держав - учасників Угоди, яка також передбачає тарифні пільги.
Сертифікат загальної форми оформляється при експорті українських товарів до всіх країн. За допомогою даного документа класифікуються товари для будь-якого виду преференційної угоди.
Сертифікат походженняESCS видається на українську металопродукцію в рамках Угоди про торгівлю сталеварними товарами між Україною та країнами ЄС. Щодо сталеварної продукції необхідно виконувати вимоги Угоди "Про торгівлю сталеварними товарами" між Україною та Комісією ЄС з питань вугілля та сталі. У даному разі необхідно визначити код і групу товару, з'ясувати необхідність оформлення експортної ліцензії. Сертифікат видається лише палатами, які розташовані в регіоні виготовлення такої продукції.
У 1996 р. було введено використання ще одного сертифіката EUR-1 у рамках угод між Україною та країнами Балтії.
Сертифікат товарів власного виробництва видається тільки підприємствам з іноземною інвестицією. Використовується цей сертифікат для вирішення внутрішніх питань з банком, митницею, податковою інспекцією. Даний сертифікат обов'язковий для підприємств з іноземним капіталом для отримання пільг при експорті товарів, що підпали під режим ліцензування й квотування.
Усі перелічені вище сертифікати походження видаються Торгово-Промисловою палатою України. Для одержання будь-якого з цих сертифікатів зацікавлена організація подає до палати заявку - декларацію. Письмове звернення має містити інформацію щодо походження товару, а також підтвердження чинності поданих разом із заявкою документів. Замовник подає документи тільки в оригіналі. Експерт у процесі перевірки ознайомлюється з документами, що підтверджують отримання вихідної сировини, уточнює основні етапи технологічного процесу виробництва. За необхідності експерт має право запитати додаткові відомості щодо походження вказаного у заявці товару, а також перевірити виробництво.
Разом із заявкою про засвідчення сертифіката походження подаються:
• документи, що підтверджують факт експорту
• документи, що підтверджують походження товару:
а) для виробника - довідка про порядок його виготовлення;
б) для посередника - документи про придбання товару та підтвердження виробника.
Неподання митному органові належним чином оформленого сертифіката походження або відомостей про походження не може бути підставою для непропуску вантажу.
До товарів, походження яких достовірно не встановлено може бути застосовано режим найбільшого сприяння чи преференційний режим за умови отримання належного підтвердження їх походження не пізніше, ніж через рік після поставки.
Визначення країни походження у разі ввезення товарів з країн, що розвиваються, які користуються преференціями, відбувається на підставі Угоди "Про уніфіковані правила, які визначають походження товарів із країн, що розвиваються, при наданні тарифних преференцій у рамках Генеральної системи преференцій", 1980 р.
Усю сукупність документів, які потрібно для проходження процедури митного оформлення, можна систематизувати на дві групи: обов'язкові та додаткові.
Обов'язкові це ті документи відсутність яких не дозволить суб'єкту господарювання здійснити конкретну зовнішньоекономічну операцію. Вони, в свою чергу, класифікуються на документи, які не залежать від виду, суб'єкта чи об'єкта угоди, та документи, які потрібно надавати при здійсненні зовнішньоторговельних операцій з конкретної товарної групи.
До першого виду документів відносяться: зовнішньоекономічний контракт, вантажна митна декларація, рахунок-фактура, транспортні документи, довідка про декларування валютних цінностей, платіжні документи.
До групи документів, які класифікуються за об'єктом угоди відносяться, в першу чергу, документи, які необхідні для здійснення зовнішньоторговельної операції з конкретного виду товару - це різного виду дозволи профільних органів державного регулювання та документи, які засвідчують проходження процедури нетарифного регулювання зовнішньоекономічної діяльності. Схема основних дозволів державних органів при проведенні процедури митного оформлення подана у схемі 7.3.3