Рахунок-специфікація - це комерційний рахунок, який поєднує реквізити як рахунку, так і специфікації.
Проформа-рахунок виписується при постачанні товарів на безпечній основі і містить відомості щодо ціни товару і загальної вартості, але не є розрахунковим документом, оскільки не містить вимоги щодо сплати зазначеної в ньому суми.
За допомогою розрахункових документів підприємство доручає своєму банку провести виплату певної суми у вказаній валюті названої країни. А у випадку, коли валюта знаходиться в іншій країні, або за домовленим способом, або через інші банківські операції, пов'язані з виплатою грошових коштів відправнику закупленої партії товару у вказаний строк або за певними документами.
До розрахункових, а в окремих класифікаціях вони мають назву документів з платіжних банківських операцій відносяться: інструкція з банківського переказу, заявка на банківську трату, повідомлення про інкасовий платіж, повідомлення до оплати товару за товарним акредитивом, заявка на банківську гарантію, банківська гарантія, гарантійний лист за товарним акредитивом, інкасове доручення, заявка на товарний акредитив, товарний акредитив, повідомлення про відкриття товарного акредитиву, перевідний вексель, простий вексель, боргове зобов'язання.
Для розмитнення вантажу з експортно-імпортних операцій обов'язково необхідно пред'явити документи, що підтверджують проведення платежів за отриманий або відправлений вантаж. Це фінансові та банківські документи при здійсненні експортно-імпортних операцій.
В окремих випадках, при виникненні диспропорцій в торгівлі з окремими країнами держава може запроваджувати додаткові обов'язкові банківські документи. Так, певний час при здійсненні зовнішньоекономічної діяльності з країнами, які перебували в межах Радянського Союзу була запроваджена довідка про надходження попередньої оплати за продукцію, що відвантажується в країни СНД, з метою контролю за надходженням на територію України коштів за зовнішньоекономічними контрактами. Вона видавалася банками, уповноваженими Національним банком України.
Транспортні документи виписуються вантажоперевізником для підтвердження того, що товар прийнято для перевезення. Тобто транспортним документом є документ, який свідчить про завантаження вантажу на транспортний засіб, відправлення або прийняття його під відповідальність. Такі документи призначені для надання посвідчень про укладання контракту перевезення, про прийняття товарів і, у деяких випадках, для посвідчення права власності, тобто права власника цих документів на володіння відповідними товарами.
До транспортних документів насамперед відносяться товарно-транспортні накладні; коносамент, морська накладна, штурманська розписка, вантажний маніфест, фрахтовий маніфест, контейнерний маніфест, підтвердження про фрахтування тоннажу, фрахтовий рахунок, заявка-вимога про відправку, якщо вантаж доставляється морем; гарантійний лист; залізнична накладна; дорожня відомість; дорожні листи; бордеро; міжнародна транспортна накладна або корнет - TIR, якщо вантаж доставляється автотранзитом через декілька країн Західної Європи; поштова квитанція - у разі доставки товару поштою.
При переміщенні товарів чи інших предметів через митний кордон України всі транспортні документи повинні містити обов'язкові реквізити, а саме: найменування продавця та покупця, адреса, номери телефонів; назва документа, дата і місце його виписки; номер контракту і його дата підписання; найменування товару, його описання і кількість; вид упаковки і маркування.
Страхові документи свідчать про взаємовідносини між страховиком та застрахованим. Вони засвідчують, що товар застраховано від визначених ризиків і що у разі виникнення цих ризиків ціну товару буде відшкодовано власникові або одержувачеві товару. Збитки, понесені від незазначених ризиків, не підлягають відшкодуванню з боку страхових компаній. При цьому, в багатьох країнах існує перелік типових ризиків, від яких обов'язково страхується вантаж.
До них відносяться: страховий поліс, страховий сертифікат, страховий лист, страхова об'ява, каверпот.
Страховий поліс містить докладні відомості про перелік ризиків, які покриваються, і є посвідченням укладення договору про страхування. В страховому сертифікаті, який підписується експортером та страховою компанією, вказується вартість товару, і наводяться докладні відомості про відвантаження, а також про ризики, які покриваються. Страховий лист оформляється страховим брокером і є посвідченням того, що були розпочаті дії щодо оформлення страхового полісу чи сертифікату.
Митні документи необхідні для оформлення переміщення товарів через митний кордон держави подано в схемі. До митних документів відносяться:
митні декларації;
декларації валютного контролю;
експортні та імпортні ліцензії, які видаються державними органами;
заявка на видачу валютної ліцензії;
сертифікати походження товарів;
ветеринарне свідоцтво;
карантинне свідоцтво;
документ з контролю доставки.
Систематизація митних документів.
Основним документом, на базі якого здійснюється декларування вантажів, є вантажна митна декларація, оформлення якої є обов'язковою умовою допуску вантажів до процесу розмитнення.
Вантажна митна декларація - це письмова заява розпорядника вантажу при пред'явленні його митниці для контролю і оформлення, а також з метою митної статистики, нарахування митних платежів, виконання правоохоронної функції та ін.
Вантажна митна декларація є уніфікованим документом, сформованим відповідно до міжнародних стандартів аналогічних документів інших країн. Типова форма вантажної митної декларації розроблена Радою митного співробітництва на підставі бланку, прийнятого як уніфікований документ в ЄС, і вперше почала застосовуватись з 1 вересня 1989 р. З 1 січня 1993 р. ВМД використовується для декларування і митного оформлення товарів та інших предметів, які переміщуються через митний кордон України.
ВМД містить точні дані про мету переміщення через митний кордон товарів та інших предметів, про самі товари та інші предмети, про відправника, отримувача та декларанта вантажу, спосіб і порядок переміщення вантажів, умови поставки, спосіб розрахунків. Вносяться інші відомості, необхідні для митного оформлення, в тому числі і про нарахування митних та інших обов'язкових платежів.
Даний документ заповнюється на кожну партію товару або яких-небудь предметів за умови, якщо стосовно даних товарів або предметів встановлено один і той самий митний режим.
Крім класичної вантажної митної декларації існують інші різновиди вантажної митної декларації: тимчасова, періодична та попередня. Якщо на момент надходження транспортних засобів, товарів та інших предметів подання належним чином оформленої вантажної митної декларації з об'єктивних причин неможливе, оформлюється тимчасова або неповна митна декларація, і здійснюється випуск вантажів до вільного обігу під зобов'язання керівника підприємства про подання вантажної митної декларації, оформленої за правилами, у термін до ЗО днів з дня випуску товарів у вільний обіг. Після закінчення термінів подається ВМД, оформлена належним чином, на вантаж, випущений для вільного обігу за повний період або в рахунок цих ВМД.
При регулярному переміщенні через митний кордон тією самою особою однорідних товарів, на одних і тих самих умовах та підставах, за одним контрактом в незмінному режимі митний орган може дозволити такій особі подавати періодичну митну декларацію, яка оформляється на переміщення товарів за певний погоджений з митним органом період.
Перед застосуванням до транспортних засобів і товарів відповідного митного режиму може подаватись попередня митна декларація. Вона подається перевізником одночасно з пред'явленням транспортних засобів та товарів або з дозволу митних органів не пізніше наступного робочого дня після пред'явлення товарів.
Товари або майно, вартість яких перевищує 100 дол. СПІ А, декларуються митницею за умови наявності відомостей про нього у вантажній митній декларації. На товари, вартість яких нижча 100 дол. США, ВМД не заповнюється. Такий товар, крім підакцизних товарів, декларується на підставі відомостей про них у супровідних та інших документах.
Вантажна митна декларація складається з 4-х однотипних зброшурованих аркушів. У необхідних випадках використовують додаткові аркуші, що дає можливість декларувати одночасно до 100 найменувань товарів та інших предметів однієї партії і щодо яких встановлено єдиний митний режим. Митний орган залишає собі два аркуші декларації і відповідні додаткові аркуші до неї для державного митного контролю. Один аркуш використовують для державної статистики, а другий повертають декларанту. Бланк вантажної митної декларації має 4 розділи, позначені літерами А, Б, С, Д, і 56 граф, позначених арабськими цифрами або цифрою і літерою. Частина граф містить підрозділи. Розділи і графи супроводжуються текстовими позначеннями, що вказують на відомості, про які має заявити декларант.
Відповідно до вимог заповнення певних типів вантажної митної декларації декларант самостійно вписує відомості у необхідні графи декларації. Графу 47 і розділ В декларант може не заповнювати з метою прискорення проходження вантажів через митний кордон. Якщо ця графа і розділ декларантом не заповнені, це робить митний орган. Розділи А, С, Д, заповнюються виключно митним органом після декларування товарів та інших предметів і пред'явлення їх декларантом до митного оформлення.
Якщо для зазначення необхідних відомостей, що вимагаються у відповідній графі, не вистачає місця, їх можна подавати на зворотному боці декларації. Такий запис засвідчується декларантом, а у графі роблять позначку "див. на звороті". На зворотному боці документа допускається проставлення відміток і штампів інших контролюючих органів: санітарного, ветеринарного, фітосанітарного, радіологічного, екологічного тощо. ВМД і додаткові аркуші до неї заповнюють українською мовою на друкарській машинці або комп'ютері.