ОГЛАВЛЕНИЕ
1. история создания Костромской таможни. Документационный отдел: структура и направление деятельности
1.1 Таможенная служба в Костромском регионе. История и современность Костромской таможни.
1.2 Структура службы ДОУ в Костромской таможне: ее задачи, функции, штаты
1.3 Основные организационно-нормативные документы по делопроизводству
2. Анализ организации технологии ДОУ документационного отдела в Костромской таможни
2.1 Технология организации документооборота, начиная с источников доставки
2.1.1 Технологии обработки входящих и исходящих документов
2.1.2 Порядок прохождения внутренних документов
2.2 Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов
2.3 Информационно-поисковая система и регистрация документов
2.4 Организация контроля исполнения документов
2.5 Организация документов в делопроизводстве
2.5.1 Составление номенклатур дел
2.5.2 Формирование и оформление дел
2.6 Организация оперативного хранения документов
2.7 Порядок передачи документов на хранение в архив
3. Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОДО Костромской таможни
3.1 Совершенствование нормативной базы отдела документационного обеспечения
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Введение
С 1 января 2004 года введен в действие новый Таможенный Кодекс РФ (ТК). Принятие новой редакции ТК вызвано необходимостью интеграции России в мировое экономическое сообщество. Безусловно, таможенная служба – важнейший элемент системы управления внешнеэкономическими связями. Чем активнее развивается внешнеэкономическая деятельность, тем интенсивнее функционирует таможня. Таможенные платежи и пошлины составляют более трети доходной части федерального бюджета[1].
О роли документационного обеспечения в таможенном деле говорит тот факт, что в новой редакции ТК немалое место занимают вопросы работы с документами: отдельная глава ТК посвящена информационным системам и информационным технологиям в таможенном деле. Не секрет, что эффективность управленческих решений, принимаемых на всех уровнях управления, во многом зависит от качества предоставляемой информации, которая фиксируется в документах.
Не секрет, что требования, предъявленные к качеству и точности содержания документов – высокие. Если документ можно назвать лицом фирмы, то таможенный документ – это «визитная карточка» государства. Таким образом, организация ДОУ в таможенной службе – это высокие международные требования, предъявляемые к оформлению документов.
Актуальностью выбранной темы обуславливается необходимость проследить на практике, действительно ли, выполняются все требования, предъявляемые к делопроизводству на местах. Изучение этого вопроса позволит судить о существующем уровне управления документацией в таможенных органах, о ее недостатках и о мерах улучшения документационной деятельности в целом.
В ходе дипломной работы была изучена и проанализирована организация технологии документационного обеспечения деятельности Костромской таможни, имеющей средние показатели по численности и по объему обрабатываемой информации.
Так как для реализации задач документационного обеспечения управления в Костромской таможне создана соответствующая уполномоченная служба – Отдел документационного обеспечения управления (далее - ОДО), то именно он стал главным объектом изучения данной дипломной работы.
Исходя из всего этого, целью написания дипломной работы является изучение организационного обеспечения деятельности ОДО, а также разработка внесений рациональных предложений по ее совершенствованию.
Для реализации поставленной цели необходимо изучить ряд задач:
-изучение возникновения таможенной службы в Костромском регионе;
-ознакомление с организационной структурой, функциями, задачами и направлением основных видов деятельности Костромской таможни;
-рассмотрение организации службы документационного обеспечения управления в таможне: ее структуры, функции, задачи, объемов работы, а также анализ документооборота;
-изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
-разработка предложений по совершенствованию работы с документамис учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
-внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.
Для достижения поставленных задач в дипломной работе был использован обширный круг источников. В первую очередь это издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Основной комплекс федеральных нормативно–методических материалов по документационному обеспечению составляют:
Государственная система документационного обеспечения управления.[2] Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру ДОУ в организациях путем решения вопросов построения соответствующих типовых служб. А также ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения.
Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах[3] разработана на основе специфики работы таможенных органов в РФ. Этот документ направлен на совершенствование документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах. А также устанавливает требования, предъявляемые к специфической документации (порядок работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования», включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков). Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя как традиционного, так и автоматизированного.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[4] Данный документ расшифровывает основные термины и определения существующие в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[5] включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Главной целью данного документа является определение сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение.
Таможенный Кодекс Российской Федерации[6] регулирует отношения в области таможенного дела,в том числе отношения по установлению порядка перемещения товаров и транспортных средств через таможенную границу, отношения, возникающие в процессе таможенного оформления и таможенного контроля, обжалования актов, действий (бездействия) таможенных органов и их должностных лиц, а также отношения по установлению и применению таможенных режимов, установлению, введению и взиманию таможенных платежей.
Также при написании дипломной работы были использованы следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[7]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов, информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Данный закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»[8]. Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
И все-таки, основными источниками явились следующие нормативные материалы Костромской таможне:
-положения об отделе документационного обеспечения
-должностные инструкции сотрудников организации
-Приказы руководства Костромской таможни, связанные с ее документационной деятельностью.
А так же и другие материалы, способствующие быстрому и глубокому изучению постановки делопроизводства в Костромской таможне.
Для написания вопросов, связанных с историей таможенной службы, помогла информационно-аналитическая бюллетень,[9] посвященная Костромской таможни, в которой рассказывается об истории жизни таможенного дела в Костромской области, о ее развитии и становлении вплоть до наших времен.
Научная литература и многочисленные публикации в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» были использованы при рассмотрении более узких вопросов делопроизводства. Изучены труды ведущих специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой “Секретарское дело”[10], к.и.н. В.В. Галахова, И.К. Корнеева «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы»[11], преподавателя М.В. Стенюкова «Документы. Делопроизводство»[12]. В которых освящены все вопросы управления грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки (приведены примеры). Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации и повышения эффективности деятельности любой организации. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. А также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.