Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ОДО для внесения изменений в электронные картотеки баз данных - новый срок, дата изменения, подпись. Новый срок исполнения переносится и в РКК на документ.
Передача контрольных документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется только через ОДО, который вносит отметки о передаче документа в электронные картотеки и передает документ в соответствующее структурное подразделение.
Структурное подразделение-соисполнитель считается ответственным за срыв сроков исполнения контрольного документа, если необоснованно задержал более чем на 5 дней:
-представление ответственному исполнителю проекта ответа, информации по исполнению документа и т.п.;
-согласование проекта документа, подготовленного другими подразделениями-соисполнителями.
Снятие документа с контроля осуществляет руководство таможни или по его поручению ОДО и оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с правилами оформления реквизитов. Информация об исполнении документа отражается также и в электронной карточке .
ОДО на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений, не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в таможне, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства таможни в установленные им сроки.
Справка о состоянии исполнения документов на определенный период содержит следующие графы:
| № п/п | Название документа | Дата, № | Срок исполнения | Фамилия исполнителя | Состояние исполнения | Причины невыполнения |
| 1 | 2 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
С учетом того, что справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий[51], необходимо добавить графу «краткое содержание документа».
При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе КПС "УКИД-Р.99", которые не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база – это является еще одним существенным недостатком данной программы. В связи с этим автор предлагает поменять автоматизированную программу на более усовершенствованную, которая способствует ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Проанализировав эту автоматизированную систему на которой построен весь электронный документооборот, автор пришел к выводу, что для более эффективного и рационального использования ДОУ следует установить новый программный продукт, отвечающий последним тенденциям в области автоматизированного делопроизводства. Например, «Босс-Референт» - это программный комплекс, разработанный на программной платформе Lotus Domino/Notes и ориентирован на государственные структуры. БОСС-Референт – одна из наиболее эффективных в России систем электронного документооборота, обеспечивающая крупным заказчикам и стремительно растущим компаниям высокую скорость и качество принятия решений, идеальные условия для взаимодействия различных подразделений и необходимую управленческую прозрачность организации. Подробнее в главе 3.2.
2.5 Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив таможни (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству ФТС России.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел, служащие для быстрого поиска и использования документов, потому что по своей сути это простейшие классификаторы документов. Ведь дело определяется как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»[52]. А вот специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.
2.6.1 Составление номенклатур дел
Номенклатура дел – «систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»[53]. Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам(делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура дел – документ многоцелевого значения.
Она предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также используется в архиве для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура бывает трех видов: конкретная или индивидуальная(номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерной и типовой[54].
Номенклатура дел отдела документационного обеспечения Костромской таможни относится к числу индивидуальной, так как составлено только по отделу. Составляется на основе изучения видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности ОДО.
При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления[55], Основными правилами работы ведомственных архивов[56], Перечнем документов с указанием сроков хранения[57], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Помимо этого используются положения об ОДО и архиве таможни, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за предшествующие годы, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Графы номенклатур дел ОДО заполняются следующим образом:
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дела (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01. Отдел документационного обеспечения | ||||
- В графе 1 Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-03, где 01 - обозначение структурного подразделения (в нашем случае ОДО), 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
- В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);
· название таможни или структурного подразделения (автор документа);
· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
· краткое содержание документов дела;
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· дата (период), к которым относятся документы дела.
- В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
- В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре дел или согласованный с государственным архивом срок хранения.
- В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
Периодические издания в номенклатуру дел не включаются
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
В связи с тем, что номенклатура дел, которой пользуются сотрудники отдела, была составлена в прошлом году, а за текущий год было много изменений и уточнений в нормативно-методической базе, автор предлагает разработать новую номенклатуру дел на текущий 2005 год. Проект новой номенклатуры дел в приложении 6
Исполненных документов в отделе документационного обеспечения накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.
Формированием дел называется «группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела»[58].
Дела в таможне формируются децентрализованно, а именно в структурных подразделениях. Распределение документов в дела проводятся в соответствии с номенклатурой. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документов, но и его сохранность, исключая его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел, изложенные в Инструкции по делопроизводству.