Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[46] и Типовой инструкции по делопроизводству[47]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Это документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые таможней - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Известно, что наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Для ОДО, учитывая его специфику, характерна централизованная система с разветвленной структурой, так как все документы регистрируются в ОДО Инспекторами, полномочия которых разделены. Один отвечает за регистрацию входящих документов вышестоящих организаций, второй - за входящую корреспонденцию организаций, докладных записок и других внутренних документов таможенного органа, третий - регистрирует письма структурных подразделений таможни, приказов, распоряжений по таможне.
Документы, не подлежащие регистрации в ОДО и учитываемые по реестру, регистрируются или учитываются в структурных подразделениях в соответствии с порядком, предусмотренным организационно-методическими документами этих подразделений.
Документы регистрируются и учитываются в базах данных установленного в ОДО таможни КПС "УКИД-Р". Базами данных являются электронные картотеки, в которые вносятся основные реквизиты регистрируемых и учитываемых документов.
Распечатанные экземпляры карточек на внесенные в электронные картотеки документы используются для создания вспомогательных картотек в ОДО и структурном подразделении, куда передается документ на исполнение
При регистрации документов необходимая информация вносится в КПС "УКИД-Р", включающий в себя электронные картотеки баз данных по входящим документам ("Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан", "Документы реестрового учета"), исходящим и внутренним документам ("Переписка", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки", "Другие").
По базам данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Обращения граждан", "Приказы, распоряжения", "Протоколы, докладные записки" в ОДО ведутся электронные контрольные картотеки и валовые (на основе РКК) картотеки, по которым осуществляются контроль исполнения и информационно-поисковая работа.
Порядок защиты и доступа к информации, содержащейся в электронных базах данных ОДО, определяет руководство таможни.
Следует заметить то, что хотя автоматизированная система КПС "УКИД-Р" и помогает сотрудникам отдела ускорить их работу с документами, но она уже во многом отстает по функциональности и техническим возможностям от ныне существующих автоматизированных программ. Поэтому встает вопрос о внедрении нового программного продукта(подробнее об этом в разделе 3.2).
В ОДО помимо электронной картотеке отдельно существуют журналы регистрации факсограмм, которые ведутся только в бумажном виде.
Факсограмма - информация, переданная с бумажного носителя с помощью факсимильной связи. Журнал регистрации входящих факсограмм содержит следующие графы:
| № п/п | Время получения | Корреспондент | Адресат | Краткое содержание документа | Отметка о получении документа |
С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графы «дата получения», «название вида документа». Это улучшит процесс контроля и учета документа.
Журнал регистрации исходящих факсограмм:
| № п/п | Время регистрации | Адресат | Исполнитель документа | Наименование структурного подразделения | Краткое содержание документа | Отметка о возврате |
Разумным будет включить только графу «дата отправления».
Для регистрации исходящих Факсограмм предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов.
Базу, которая будет образовываться при регистрации, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
В распоряжении сотрудников отдела находится информационно-поисковая система «ВЕД-ИНФО», «Консультант Плюс». Эти системы используются в таможни для поиска необходимых для работы законодательных и нормативных документов. Это является дополнительным фактором стабильности службы: обеспечивавший регулярное, необходимое и достаточный для принятия эффективных решений информационный обмен.
2.4 Организация контроля исполнения документов
Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов[48].
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, таможенных постов, конкретных сотрудников.[49]
Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники ОДО по поручению Начальника таможни. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.
Сотрудниками ОДО осуществляются следующие последовательные операции:
-постановка документов на контроль;
-предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
-информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах;
-снятие с контроля, направление исполненного документа в дело;
-учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в ОДО проставляется отметка о контроле (штамп «Контроль» ).
Как уже упоминалось выше, в ОДО для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе КПС "УКИД-Р.99", в которые заносятся все данные о документе требующий исполнения.
Документы, зарегистрированные в базах данных "Документы вышестоящих таможенных органов", "Документы организаций, таможен и постов", "Протоколы, докладные записки" и не контролируемые (не имеющие штампа "Контроль") ОДО, подлежат закрытию в указанных базах должностными лицами ОДО на основании отметок в РКК, представленных ответственными за делопроизводство структурных подразделений.
Контроль исполнения обеспечивают:
· руководство таможни (начальник и его заместители);
· ОДО, осуществляющий учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;
· ответственные за делопроизводство структурных подразделений.
| Виды документов, находящихся на контроле | Кто осуществляет контроль |
| документы с поручениями (резолюциями) руководства таможни, приказов по основной деятельности и распоряжений таможни, обращений и запросов депутатов, обращений должностных лиц таможни и граждан | ОДО, если иное не оговорено в резолюции (или тексте распорядительного документа) |
| поручения оперативных совещаний у руководства таможни | организационно-аналитический отдел |
| планы (работы, мероприятий и др.) | В соответствии с функциями структурных подразделений таможни |
| документы с поручениями начальника структурного подразделения | ответственный за делопроизводство данного подразделения |
Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
ОДО ведет контроль по электронным картотекам баз данных. В электронные карточки баз данных вносятся контролируемые действия, задания, вопросы и др., даты исполнения, структурные подразделения - исполнители, ход исполнения и т.д.
Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения закреплены в инструкции по документационному обеспечению.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
· поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления, внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа (поручения);
· поступивших из других организаций, предприятий, таможенных органов и обращений граждан - с даты их поступления.
Они определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством (в соответствии с ГСДОУ[50])
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Начальника таможни, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.