В статьях О.Ю. Митченко «О Документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления»[13], Л.В. Санкиной «Должностная инструкция, рекомендации по составлению»[14], А.Н. Сокова «Перспективы развития правил оформления управленческих документов»[15] предложена дополнительная информация об основных положениях и составлении инструкции по делопроизводству и должностных инструкций сотрудников.Эти статьи написаны на основе практических разработок и носят рекомендательный характер.
Тему оперативного хранения, формирования дел и обеспечения их сохранности затронута в статье А.В. Пшенко «Хранение документов и обеспечение их сохранности»[16]. У Л.П. Афанасьева и Е.В.Алексеева «Опись - важный архивный справочник (история и методика составления)»[17] большое внимание уделяется важности существования описи, а также о ее функциях и основах составления.
Актуальная на сегодняшний день тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статья С.Л. Кузнецов «Автоматизация делопроизводства. С чего начинать?»[18], Т.В. Кузнцова «Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения. Тезисы на X международной конференции «Документация в информационном обществе»[19] Авторами затронуты возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.
В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, а научной литературы недостаточно. Поэтому в качестве дополнительного источника в дипломной работе были использованы некоторые сайты «всемирной паутины», ведь пока только там можно получить полную и достоверную информацию о последних новинках и разработках автоматизированного делопроизводства. Так на сайте компании АйТи[20] подробно расписано о преимуществах, структуре и назначении программной системы БОСС-Референт.
Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.
В связи с поставленными задачами и целью дипломной работы была выбрана следующая структура работы, состоящая из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются история ведения таможенного дела в Костромском регионе, структура, функции и задачи отдела документационного обеспечения Костромской таможни, а также ее нормативно-методическая база.
Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В 3-й главе приводятся предложения, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций в таможне, а так же по оптимизации управленческого документооборота путем внедрения новой автоматизированной системы БОСС-Референт. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В качестве приложении приведены не только документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота, но и схемы, помогающие понять место и структуру Костромской таможни на федеральном уровне.
Глава 1. история создания Костромской таможни. Документационный отдел: структура и направление деятельности
1.1 Таможенная служба в Костромском регионе. История и современность
Исторические корни таможенной службы берут свое начало с момента возникновения торговых городов и торговых путей по Неве, Днепру, Дону, Волге.
Русской таможенной службе уже около тысячи лет. Первое летописное описание о мыте на Руси (сбор за провоз товаров по суше и по воде) за покровительство купцам относится к X веку нашей эры. Первые элементы таможенного дела и первое таможенное законодательство возникают при Ярославе Мудром и нашли свое отражение в «Русской правде» и других документах того времени.
В XIII веке появляется термин тюркского происхождения – «тамга». Первоначально он обозначал особое клеймо, которое ставилось на товаре при миновании границы, затем тамгой стал называться сам пограничный сбор. Глагол «тамжить» - означал взыскивать пошлину «тамга». Место на рынке или ярмарке, где «тамжили» товар, стало называться «таможней». Служилый человек, ранее бывший «мытником», становился «таможенником».
Первые упоминания о Костромской таможне относится к 1547 году, тогда доля таможенных пошлин, перечисленных с Костромской «таможенной избы» составило 1800 рублей[21].
По археологическим и письменным данным в наш край ввозился цветной металл из Среднего Поволжья, поделочный камень – с Волыни, янтарь – из Прибалтики и Приднепровья, дорогие ткани – из Византии, драгоценный металл, в том числе и монеты – с Арабского Востока.
Костромская таможня относилась к числу «государственных верных»*, поэтому ее служители получали жалование из казны. Число целовальников – помощников таможенного головы в Костроме составляло 10-14 человек. На эти должности привлекались служилые люди и черносошные крестьяне. Целовальников избирали посадские люди и уездные крестьяне. В обязанности целовальников оценка товаров и сбор пошлин. На таможне один из целовальников назначался старшим, он же одновременно являлся «ларечным» («ларешным»). «Ларечный целовальник» фактически выполнял роль казначея. Имелись «ходячие» и «караульные целовальники». Они, как правило, направлялись для сбора пошлины в торговые места и охраняли «таможенную избу». Целовальники сменялись ежегодно. Кроме целовальников, на таможне были «подьячие», которые вели таможенные книги, оформляли различные другие документы и получали жалование за счет сбора с «писчей деньги». В штате таможни имелись также истопники, сторожа, рассыльные и другие.
Основным товаром, с которым работали костромские целовальники, являлись кожи. В числе основных товаров, вывозимых из Костромы, было особое мыло, лучшее по качеству из всех вырабатывавшихся тогда в стране. Мыло костромской варки было в большом ходу на русском рынке. Металлические изделия представлены в костромском привозе сковородами железными, ткани – исключительно холстами (холст-хрящ, холст тонкий, средний и крашенина). Привозили так же полукафтаны крашенные, штаны хрящевые. Видное место среди товаров, поступивших из Костромы, принадлежало льну. В малом количестве шло просо и греча и т.д.
Что же представляла собой Костромская таможня в то время? Сразу надо сказать, что таможня выполняла лишь фискальные задачи. Наряду с взиманием пошлин, осуществлялись «сусленный», «питейный», «квасной», «банный» и другие виды сборов.
25 октября 1653 г. Государем Алексеем Михайловичем издан именной Указ, который в российской историографии получил название Единого таможенного устава. Именно с этого момента началось становление и развитие таможенного дела российского государства.
Таможенная система за свою историю претерпела ряд определенных изменений и в настоящее время является неотъемлемой частью власти, а так же наделена функциями дознания, ведения оперативно – розыскной деятельности, является агентом валютного контроля и военизированной организацией.
По косвенным письменным историческим источникам в 2002 году Костромской таможне исполняется 455 лет, однако абсолютно достоверность даты доказать нельзя, т. к. Костромская таможенная грамота до наших дней не сохранилась.
Ныне действующая таможня была создана из Костромского таможенного поста, образованного по приказу ГУ ГТК СССР 12 мая 1990 года. Первоначально Костромской пост относился к Московской региональной таможне, затем, в связи с преобразованием Ярославского таможенного поста в Ярославскую таможню и подчинением ей Ивановского и Костромского постов, до июля 1992г. Костромской таможенный пост был переподчинен Ярославской таможне.
16 июля 1992 года приказом ГТК России №260 в связи с обвальным ростом объемов экспорта и импорта, с чем пограничные таможни справиться не могли, была образована и приобрела статус самостоятельного юридического лица Костромская таможня. Еще недавно в Костромском крае, удаленном от государственных границ, понятие «таможня» не воспринималось достаточно серьезно. Однако за время своего существования, не смотря на все трудности, в течение лишь 10 лет Костромская таможня заявила о себе как о полноценной государственной структуре, способствующей развитию внешнеэкономических связей региона и контролирующей экспортно-импортные операции. На протяжении всего времени в тесном взаимодействии с другими правоохранительными органами таможня решает вопросы борьбы с таможенными преступлениями и правонарушениями в сфере внешнеэкономической деятельности в Костромском регионе.