Служебные записки
Предназначена для подготовки служебных записок, их визирования рецензентами, подписания, отправки адресатам, формирования ответов, а также подготовки статистической отчетности.
Внешние контакты
Обеспечивает регистрацию, хранение и предоставление информации о всех формальных и неформальных контактах сотрудников (переговорах, личных встречах, телефонных звонках и др.) с представителями других организаций.
Контроль договоров
Позволяет вести учет всех существующих договоров, планировать и контролировать события по этим договорам, фиксировать обязательства по договорам и соотносить эти обязательства с их реальным выполнением, в том числе отслеживать выполнение обязательств по платежам
Инженерное обеспечение
Обеспечивает хранение информации об объектах инженерного хозяйства (мебель, оргтехника и т. д.), позволяет планировать и контролировать работы по их профилактическому обслуживанию и ремонту, регистрировать заявки сотрудников на ремонт оборудования, отражать факты выполнения работ по заявкам и плановым заданиям.
Конференция и Новости
Позволяют реализовать общеорганизационные и специализированные электронные «доски объявлений», а также обсуждение сотрудниками организации произвольных вопросов в свободной форме.
Общественные словари и справочники - места хранения нормативно-справочной информации, задающей «систему координат электронного документооборота».
Справочник организации
Позволяет описать и поддерживать в актуальном состоянии информацию о структуре организации, подразделениях и филиалах, которые входят в ее состав, и их взаимной подчиненности, о сотрудниках, которые в этой организации работают. Является своего рода каркасом системы электронного документооборота.
Словари
Содержит настраиваемые в ходе внедрения классификаторы и словари, используемые другими модулями (БД) системы. В их числе перечень регионов, номенклатура дел, типы документов, тематика поручений и т. п.
Внешние адресаты
Предоставляет возможность вводить сведения об организационной структуре организаций контрагентов и их сотрудниках. БОСС-Референт предоставляет гибкую и эффективную систему разграничения доступа к серверам, базам данных и документам системы электронного документооборота. При создании поручений, согласовании документов и выполнении некоторых других функций можно явно указать список лиц, имеющих полномочия на чтение, редактирование документов.
Дополнительные возможности
Спектр модулей системы, поставляемых в дополнение к базовой версии системы, обеспечивает автоматизацию деятельности по следующим направлениям работы:
1. Пропуска: оформление и согласование заявок на получение пропусков, контроль движения пропусков. Очень актуальная вопрос, так как в таможне введена система пропусков, которой занимается сотрудник охраны на КПП (контрольно пропускной пункт). Его ли эта задача?!
2. Совещания: подготовка совещаний, включая формирование повестки дня, ведение протокола совещания, резервирование помещений, уведомление участников, контроль исполнения протоколов совещаний. В такой крупной организации как таможня этот момент имеет только положительный(одобрительный) характер.
3. Претензии и иски: автоматизация документооборота, связанного с судебной практикой организации. Эта возможность никогда не будет лишней.
4. Планирование и отчетность: ведение реестра проектов, планирование работ и ресурсов по проектам, учет фактических затрат рабочего времени, отчетность по выполненным работам.
5. Библиографический фонд: регистрация нормативных и иных документов, периодических изданий и данных о публикациях в средствах массовой информации, подготовка экспресс информации о новых поступлениях материалов, библиографических списков статей в средствах массовой информации. Тем более что наличие таких изданий уже имеется и требует централизованного хранения.
Данная структура автоматизированной системы делопроизводства идеально подходит для внедрения в таможню. Помимо основных она охватывает те стороны работы, которые ранее даже не рассматривались. С помощью возможностей БОСС-Референта улучшится жизнедеятельность всей таможне в целом.
К тому же, система БОСС-Референт в интеграции с продуктом AIDIS компании ABBYY позволяет организовать потоковое сканирование значительных объемов документов. Благодаря интеграции с факс-сервером FAXChange (DataSys, Чехия) к возможностям системы БОСС-Референт добавляется функция автоматического управления потоком входящих и исходящих факсов.
Интеграция БОСС-Референта со средствами криптозащиты, сертифицированными ФАПСИ - «Верба», «Криптон», «Крипто-Про», - обеспечивает реализацию защищенного электронного документооборота.
Таможня, использующая систему электронного документооборота КПС «УКИД-Р», нередко сталкиваются с проблемой обмена электронной корреспонденцией с другими таможенными органами. Компания АйТи (в которой разработана система БОСС-Референт) предлагает решение основанное на XML-формате, которое позволяет объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота организаций и предприятий, построенные на программных продуктах разных поставщиков и использующие различные форматы данных. Таким образом, эта программа становится еще более универсальной и адаптируемой.
Итак, БОСС-Референт - полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для Костромской таможни. Очевидно, что полнофункциональная система не только организовывает сложные маршруты движения документов, но и контролирует их исполнение, ведет аудит, оптимизирует загрузку сотрудников и имеет множество других возможностей.
Подводя итоги данной главы отметим, что ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, документационного отдела Костромской таможни были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:
· разработаны нормативные документы для ведения делопроизводства: инструкция по делопроизводству Костромской таможни, Положение об экспертной комиссии, дополнено Положение об архиве;
· разработана должностная инструкция Делопроизводителя;
· рекомендуется проводить регистрацию факсограмм только в электронном виде;
· предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления, формирования и подготовки документов;
· составление номенклатуры дел ОДО на текущий 2005 год;
· предлагается внедрить новую автоматизированную систему документационного обеспечения управления(БОСС-Референт);
Заключение
Костромская таможня - одна из старейших таможен России, возникла в средние века(1547), постепенно развиваясь, приобрела самостоятельность 13 лет назад.
Она за свою историю претерпела ряд определенных изменений и в настоящее время является неотъемлемой частью государственной власти. Костромская таможня наделена функциями дознания, ведения оперативно – розыскной деятельности, является агентом валютного контроля и военизированной организацией.
В настоящее время в Костромском регионе возрос уровень требований к качеству работы таможенной службы, что непосредственно связано с упрощением и автоматизацией таможенных процедур, наиболее полным сбором таможенных платежей, предотвращением импорта опасной и некачественной продукции, повышением степени соблюдения таможенного законодательства и эффективности борьбы с преступлениями в сфере таможенного дела и нарушениями таможенных правил.
Основной целью данной дипломной работы является изучение организации технологий документационного обеспечения управления документационного отдела Костромской таможни и внесение предложений по усовершенствованию работы документационного отдела Костромской таможни.
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания таможни:
1. Следует разработать все необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству Костромской таможни, положение об архиве, положение об экспертной комиссии, а так же переименовать Документоведа 6-го разряда в Делопроизводителя и составить на него должностную инструкцию
2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:
-регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию факсограмм только в компьютерной форме, а так же добавить графы в журнал регистрации входящих/исходящих факсограмм);
-формирование и оформление дел (необходимо при формировании дел недействительные варианты документов хранить отдельной папкой, при неправильной нумерации следовать правилам и требованиям нормативных документов)
3. Необходимо составить номенклатуру дел ОДО на текущий 2005год
4. Предлагается внедрить новую автоматизированную систему документационного обеспечения управления БОСС-Референт.
5. необходимо обновить техническую оснащенность рабочих мест сотрудников (принтеры, сканеры, жесткие диски с большой памятью и т.д)