2.4 Контроль сохранности товаров
В связи со спецификой деятельности большая часть финансовых средств торговой организации аккумулирована в товарах. Поэтому эффективное управление товарами является приоритетной задачей в экономике торговли. Одной из основных функций этого управления является контроль сохранности товаров.
Для проверки наличия товаров и их состояния на определенную дату проводится инвентаризация.
На предприятии ИП Игнатьев А.А. устанавливаются сроки проведения инвентаризации имущества в соответствии с Методическими указаниями, утвержденные приказом Минфина России 13.06.95 г. № 49. Инвентаризация товарно-материальных ценностей на данном предприятии проводится при смене материально-ответственных лиц, хищении, 1 раз в квартал. Раз в месяц могут проводиться выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22). Приказ готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации. Он регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии. В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.
После проверки фактического наличия материальных ценностей у ИП Игнатьев А.А. составляются инвентаризационные описи. Они являются первичным учетным документом. Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России N 88.
В приложении 12 представлена инвентаризационная опись по данным выборочной инвентаризации в межинвентаризационный период.
Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Если инвентаризация имущества проводится в связи со сменой материально-ответственных лиц, то принявший имущество расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.
После инвентаризации материально-ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом председателю комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. Затем инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета и данных инвентаризации и составляется сличительная ведомость.
Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации.
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в порядке, предусмотренном действующими нормативными документами.
По результатам инвентаризации в случае обнаруженной пересортицы продукции, остатки товара на складе выравниваются с помощью накладных.
Зачет недостач одних товаров излишками других возможен только с разрешения руководителя организации. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного проверяемого материально ответственного лица, одного и того же наименования товарно-материальных ценностей и в тождественных количествах. Разрешено допускать такой зачет в отношении одной и той же группы товаров, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду. В случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость, недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Информация о наличии сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, выявленных в процессе их хранения, отражается по учетным ценам по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции со счетом 41 "Товары". При этом исключение составляют: некомпенсируемые потери товарно-материальных ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий (уничтожение, порча товарных запасов и пр.), некомпенсируемые убытки в результате пожаров,аварий, других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальнымиусловиями. Такие потери относятся на счет 91 и признаются чрезвычайными расходами, что отражается проводкой: Дт 91 Kт 41.
В тех случаях, когда недостача, порча или хищение материальных ценностей отражаются в учете до списания суммы НДС, уплаченной при приобретении, они фиксируются проводкой: Дт 94 Kт 19.
Списание сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, в том числе и товаров, регулируется законодательством и учредительными документами. Также в соответствии со ст. 265 НК РФ суммы убытков от хищений, виновники которых не установлены, относятся к прочим расходам (для целей исчисления налога на прибыль в том числе), что фиксируется бухгалтерской записью: Дт 91 Кт 94.
По кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета. При этом на счета учета затрат расходов на продажу списываются недостающие ценности по их фактической себестоимости.
На сумму недостачи и потерь от порчи ценностей, а также похищенных ценностей за счет материально ответственных лиц делается проводка:
Дт 73.2 Kт 94.
По решению руководителя организации с виновного лица должна быть взыскана стоимость недостающих ценностей по рыночным ценам. При этом на сумму разницы между стоимостью недостающих ценностей, отнесенной на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", и их стоимостью, отраженной на счете 94, делается запись: Дт 73.2 Kт 98.4.
По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 "Доходы будущих периодов".
Недостачи ценностей, выявленные в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные материально ответственными лицами или на которые имеются решения судебных органов о взыскании с виновных лиц, отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 98 "Доходы будущих периодов". Одновременно на эти суммы дебетуется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба") и кредитуется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По мере погашения задолженности кредитуется счет 91 "Прочие доходы и расходы" и дебетуется счет 98 "Доходы будущих периодов".
При погашении недостачи материально ответственным лицом на сумму внесенных платежей делаются проводки:
Дт 50 Кт 73.2.
Недостачи, кроме того, могут быть удержаны из заработной платы. Это отражается записью на соответствующую сумму: Дт 70 Кт 73.2.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а результаты годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.
Для контроля сохранности товаров при хранении на данном предприятии инвентаризации проводятся ежеквартально. Это обеспечивает более точную информацию о состоянии товарных запасов. Помимо обеспечения сохранности ценностей и проверки правильности организации материальной ответственности, с помощью инвентаризации выявляют неиспользованные, залежалые товары. Также с помощью данных инвентаризаций прошлых отчетных периодов, можно прогнозировать товарные потери и формировать заказы и потребности с учетом возможно потерянного в будущем кол-ва товара. Но частое проведение плановых инвентаризаций влечет за собой ряд проблем:
1) на период инвентаризации отпуск товаров со складов запрещен. Это приводит к уменьшению реализации товаров;
2) дополнительное привлечение работников (ревизионная комиссия, бухгалтера) приводит к увеличению заработной платы и, соответственно, к уменьшению прибыли.
Таким образом, вопросы, связанные с товарными потерями для данного предприятия, являются очень важными и требуют решения проблем, связанных с проведением инвентаризаций.
2.5 Анализ движения товаров
Анализ движения товаров торгового предприятия позволяет оценить достигнутые результаты, изучить развитие товарооборота по видам товарных групп, оценить правильность, реалистичность стратегии развития предприятия, сравнить масштабы деятельности данного предприятия с конкурентами. Оценка достигнутых результатов – основа планирования объема реализации предприятия.