Рабочая комиссия в свою очередь производит снятие фактических остатков товаров на складе и их сопоставление с данными бухгалтерского учета.
На инвентаризационные комиссии возложена ответственность за соблюдение порядка проведения инвентаризации, сроков ее проведения, полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товаров, а также правильности оформления материалов инвентаризации.
К моменту начала инвентаризации бухгалтерия должна закончить проверку и обработку документов на складе, определить остатки на данную дату по каждому наименованию товара. Товар, в местах его хранения должен быть рассортирован по наименованию, сорту, размеру и т.д., а также на товар должны быть прикреплены ярлыки, содержащие все необходимые сведения, например: количество, массу и т.д.
Рабочая комиссия на момент инвентаризации должна опломбировать все подсобные помещения и другие места хранения товаров, а также проверить достоверность показаний всех измерительных приборов, получить от материально-ответственного лица последний товарный отчет и завизировать его штампом «до инвентаризации», датой и подписью председателя комиссии.
Материально-ответственные лица, в свою очередь, должны дать расписку в том, что все документы по приходу и расходу товаров приложены к товарным отчетам и сданы в бухгалтерию, и, что не оприходованных и списанных в расход ценностей нет.
Комиссия, при обязательном присутствии материально-ответственных лиц, проверяет фактическое наличие товаров по каждому месту их хранения в отдельности. Если одно материально-ответственное лицо несет ответственность за товары, находящиеся в разных местах хранения, то на эти товары оформляются отдельные акты-описи.
Товар при инвентаризации должен быть обязательно пересчитан, перевешен, перемерен. Внесение в описи данных об остатках товаров без проверки их наличия, например, со слов материально-ответственного лица, категорически запрещено. Если количество товара настолько велико, что весь товар завесить невозможно, то в этом случае отвесы фиксируются в специальных ведомостях и книгах. После подсчета и сверки итогов с материально-ответственным лицом данные заносят в инвентаризационную опись.
Инвентаризационную опись оформляют в двух, а при приеме передаче – в трех, экземплярах либо вручную, либо на компьютере.[17] Исправления допускаются лишь при согласовании подписями всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. Опись должна быть подписана всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом. В конце каждой описи материально-ответственное лицо оформляет расписку о том, что все ценности, упомянутые в данной описи и проверенные комиссией, находятся на его ответственном хранении, а также о том, что претензий к комиссии не имеет.
Если же в период проведения инвентаризации поступает товар, материально-ответственное лицо принимает его в присутствии членов комиссии и приходует уже после инвентаризации.
Товары, не принадлежащие организации, но находящиеся на его ответственном хранении, также подвергаются инвентаризации и оформляются отдельной описью со ссылкой на документ, подтверждающий принятие товара на ответственное хранение.
На товары в пути также составляется отдельный акт, где по каждой отправке указано количество и наименование товара, дата отправки, перечень и номера отгрузочных документов. Неходовые, залежалые и пришедшие в негодность товары также оформляются отдельными описями, они должны храниться отдельно.
В составленном инвентаризационной рабочей комиссией протоколе отражают результаты инвентаризации, условия хранения и обеспечения сохранности товара на складе, а также причины порчи товара и виновные лица. Первые экземпляры описей товаров, содержащие перечень товара, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты отмеров, акты на бой и иные материалы инвентаризации передают в бухгалтерию в день окончания инвентаризации. Протокол комиссии передают на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.
Результаты инвентаризации проводят в бухгалтерии после проверки всех документов, цен, таксировки инвентаризационных описей по каждому наименованию товара в количественной и стоимостной оценке. Результаты должны быть выведены в срок от 5 до 10 дней со дня проведения инвентаризации.
Если при сверке данных на какие-то ценности были выявлены расхождения, тогда бухгалтерия составляет на них сличительную ведомость
По недостачам или излишкам материально-ответственные лица дают письменные объяснения.
Комиссией устанавливается характер недостач или излишек, а также способы их устранения и возможно ли зачесть пересортицы одноименных товаров, а также списание суммовой разницы в пределах норм естественной убыли. Недостача товара в пределах норм естественной убыли списывается за счет издержек предприятия, а излишки приходуются в доход предприятия. Суммовые разницы, возникшие при зачете пересортицы от завышения цен должны быть возвращены покупателям, а если это невозможно, то их также приходуют в доход организации. Суммовые разницы, возникшие от занижения цен, подлежат взысканию с виновных лиц, а в случае отсутствия таковых, списываются на издержки обращения.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в том месяце, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
Взаимный зачет излишек и недостач в результате возникновения пересортицы допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного проверяемого материально-ответственного лица, одного и того же наименования товарно-материальных ценностей и в тождественных количествах. Разрешено допускать такой зачет в отношении одной и той же группы товаров, если входящие в нее ценности имеют сходство по внешнему виду и упакованы в одинаковую тару. В случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач их излишками по пересортице. Если после такого зачета все же имеет место недостача товара, то нормы естественной убыли должны применяться только к тому наименованию товара, по которому они установлены. При отсутствии норм недостача рассматривается как убыль сверх норм.[18]
Размер недостач определяется исходя из цен на товары на день причинения ущерба. В случае, если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются сверх норм естественной убыли. При недостаче от пересортицы, образовавшейся не по вине материально-ответственного лица, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым эта сумма не была отнесена на виновное лицо.
Информация о наличии сумм недостач, хищений и потерь от порчи ценностей, выявленных в процессе их заготовления, хранения и реализации первоначально отражается по учетным ценам на активном счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В таблице 4 приведены основные корреспонденции счетов по учету результатов инвентаризации.
Таблица 4
Корреспонденция счетов по учету результатов инвентаризации
| №№ | Операция | Первичные документы | Дебет | Кредит |
| 1 | Выявление товарных потерь при хранении - отражается стоимость недостающих и испорченных товаров | акт | 94 | 41 |
| 2 | Списание потерь в пределах норм естественной убыли при учете товаров по фактической себестоимости | расчет, акт | 44 | 94 |
| 3 | Списание потерь в пределах норм естественной убыли при учете товаров по продажным ценам: | |||
| Списание стоимости по продажным ценам недостающих или испорченных товаров | расчет, акт | 44 | 94 | |
| Списывается торговая наценка, относящаяся к недостающим или испорченным товарам (сторно) | расчет, акт | 44 | 42 | |
| 4 | Списание потерь свыше норм естественной убыли при наличии виновных лиц: | |||
| - восстанавливается НДС по выявленным потерям сверх норм естественной убыли | расчет | 94 | 68/НДС | |
| - учетная (балансовая) стоимость недостающих или испорченных товаров сверх норм естественной убыли (включая восстановленный НДС) | приказ, акт | 73-2 | 94 | |
| Разница между суммой, взысканной с виновного лица (рыночной стоимостью недостающих товаров), и их учетной (балансовой) стоимостью | приказ, акт | 73-2 | 98-4 | |
| 5 | Возмещение потерь виновными лицами: | |||
| - поступили денежные средства | выписка банка, ПКО | 50, 51 | 73-2 | |
| - удержаны соответствующие суммы из заработной платы | приказ, расчет | 70 | 73-2 | |
| - списывается соответствующая поступившим суммам часть разницы, учтенной на счете 98 | расчет | 98-4 | 91-1 |
| Продолжение таблицы 3 | ||||
| 6 | Недостачи ценностей, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым отчетным периодам: | |||
| - стоимость недостающих материальных ценностей | акт | 94 | 98-3 | |
| - суммы недостач относятся на виновных лиц | приказ, акт | 73-2 | 94 | |
| - при поступлении сумм в счет покрытия недостач списываются соответствующие суммы, учтенные как доходы будущих периодов | акт | 98-3 | 91-1 | |
| 7 | Списание потерь свыше норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц - | акт | 91-2 | 94 |
| 8 | Списание потерь, возникших в результате стихийных бедствий | акт | 99 | 94 |
| 9 | Страховые возмещения по потерям от стихийных бедствий | договор | 51 | 99 |
Особое значение при списании недостач имеет правильное исчисление естественной убыли товаров, то есть норм потерь.