Книга покупок ведется получателями товаров, она предназначена для регистрации счетов-фактур, предоставляемых поставщиками, в целях определения сумм налога, подлежащих зачету.
Следует отметить, что после получения сопроводительных документов материально ответственное лицо должно проверить исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. Затем в присутствии представителей станции (пристани, аэропорта) он должен принять товар по количеству мест, а в необходимых случаях - по массе. Станция (пристань, аэропорт) назначения делает отметку об исправности вагона (контейнера, упаковочной тары) в соответствующей накладной.
При обнаружении при перевозках недостачи в пределах норм естественной убыли сотрудники станции назначения (пристани, аэропорта) должны произвести необходимую запись на обороте накладной.
В случае обнаружения неисправности вагона, контейнера или повреждения упаковочной тары, отсутствия или повреждения пломбы, неясности.
Существуют две основные формы реализации товаров в оптовой торговле
1. Реализация со складов (складской оборот);
2. Реализация транзитом (транзитный оборот);
Реализация товара транзитом в свою очередь применяется как с участием, так и без участия оптовой организации в расчетах.[9] А при реализации товара со складов торговая организация сама рассчитывается за товар со своим поставщиком и получает средства от покупателя. В случае реализации транзитом без участия в расчетах оптовая организация лишь организует доставку товара покупателям, а расчеты за товар производятся между поставщиком и непосредственным получателем.
Оптовые торговые организации могут осуществлять свою деятельность, как при помощи договоров купли-продажи, так и при помощи договоров поставок.
В соответствии с договором купли-продажи одна сторона, являющаяся продавцом, обязуется передать товар в собственность другой стороне – покупателю, который в свою очередь обязуется принять товар и уплатить за него определенную денежную сумму, то есть оплатить его стоимость.
По договору поставки поставщик-продавец обязуется в оговоренный срок передать покупателю закупленный им товар, который будет использован в целях осуществления предпринимательской деятельности.
В договоре между поставщиком и покупателем, как правило, должен быть оговорен срок перехода права собственности на товар от поставщика
к покупателю.
Согласно избранной учетной политике в организации устанавливается соответствующий метод учета реализации товаров, то есть, с какого момента товар считается проданным. Как всем известно, продукция считается проданной с момента ее отгрузки покупателям и предъявления им расчетных документов. Переход права собственности осуществляется в момент передачи продукции покупателю либо транспортной организации.
В зависимости от способа отгрузки оформляются различные документы: накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, но обязательным документом является счет-фактура.
Данные первичных документов – накладных, товарно-транспортных накладных отражаются во вторичной документации, и на их основании составляются регистры бухгалтерского учета.
Аналитический учет ведется по товарам, по покупателям, а также по материально-ответственным лицам. На результаты отпуска товара материально-ответственное лицо составляет товарные отчеты, где каждый из расходных документов записывается отдельной строкой. На конец отчетного периода подсчитывается общая сумма расхода товаров и тогда материально-ответственное лицо сдает в бухгалтерию все оправдательные документы, подтверждающие продажу товара. Списание отпущенных товаров на реализацию осуществляется по разной стоимости в соответствии с принятым в учетной политике методом, а также способом хранения товара, либо партиями, либо сортами.[10]
При ведении складского учета партиями можно определить покупную стоимость отпущенных на реализацию товаров на основе данных, содержащихся в первичных документах. А при сортовом способе ведения складского учета цена на товар одного и того же сорта может быть различной, потому для определения покупной цены поступивших товаров используется один из традиционных способов: по средней себестоимости, по
себестоимости первых по времени закупок (ФИФО), по себестоимости каждой единицы.[11]
Метод средней цены состоит в расчете средней стоимости единицы каждого вида реализованной продукции и их остатка на конец отчетного периода.
Метод ФИФО состоит в списании товаров по фактической себестоимости в хронологическом порядке, при этом сначала списывается товар, поступивший на склад первыми с учетом стоимости остатков.[12]
Если учет на предприятии ведется с использованием журнально-ордерной формы, тогда выбытие товаров кредитуют в журнале-ордере по счету 41 «Товары». Записи в регистре ведут в целом по товарному отчету, причем на каждый товарный отчет отводится отдельная строка, где указывается остаток товара на начало отчетного периода, обороты по счету 41 «Товары» с указанием корреспонденции счетов и остаток товаров на конец отчетного периода. Таким образом, кредитовый оборот по счету 41 должен быть равен общей сумме расхода товаров, а остатки товаров на конец и на начало периода должны совпадать с теми же позициями в товарном отчете.
Итоги журнала переносят в Главную книгу. Учетные регистры по счету 41 обычно составляются отдельно по каждому материально-ответственному лицу.
Аналитический учет реализации продукции в бухгалтерии может вестись одним из трех способов: сортовым, сальдовым, партиями.
Сортовой учет ведется в карточках количественно-суммового учета, которые открываются на каждый сорт. В данных карточках фиксируется приход, расход и остаток товара в количественном и стоимостном выражении на основании первичных документов: счетов-фактур, товарно-транспортных накладных и т.п.
В конце отчетного периода подсчитывают итоги оборотов, выводят остатки и составляют оборотно-сальдовую ведомость, итоговая строка которой должна быть равна оборотам и сальдо по счету 41 «Товары». Оборотная ведомость является регистром, при помощи которого происходит сверка бухгалтерских данных со складом, что подтверждается актом сверки и подписями бухгалтера и материально-ответственного лица на оборотной ведомости.
При сальдовом методе материально-ответственные лица заносят в базу данных записи или ведут карточки количественно-сортового учета. В бухгалтерии ведется только стоимостной учет по материально-ответственным лицам или товарным группам. Раз в неделю бухгалтер проверяет записи в карточках складского учета, при этом бухгалтер сверяет их с данными приходно-расходных документов.
На конец отчетного периода на основании проверенных бухгалтером карточек составляются сальдовые ведомости по складам и материально-ответственным лицам. В сальдовой книге фиксируются остатки по каждому товару в количественном выражении по наименованиям на основании регистров складского учета с указанием цены. После этого определяют общую стоимость товаров. Общий итог сальдовой ведомости сверяют с товарным отчетом склада и сальдо по счету 41.
Учет партий товаров ведется в торговой организации в том случае, если товар на складе хранится партиями. Данный учет может вестись при помощи компьютера или же в карточках партий. Порядок записи в компьютер или же в карточках партий аналогичен порядку записи на складах с той лишь разницей, что они ведутся в количественно-суммовом выражении. На каждую партию бухгалтер открывает отдельную карточку.
Данные бухгалтерского учета сверяются с товарными отчетами материально-ответственного лица, а также с карточками партий. Расхождения фиксируются в акте. В начале месяца итоги карточкам партий переносят в оборотную ведомость, которая составляется по отдельной партии с указанием ее номера и суммы. Итог оборотной ведомости должен совпадать с данными счета 41.
Синтетический учет проданной продукции ведется по методу отгрузки.
Для учета проданной продукции используется активно-пассивный счет 90 в разрезе субсчетов:
90-1 «Выручка от продаж товаров»;
90-2 «Себестоимость продаж»;
90-3 «Налог на добавленную стоимость»;
90-4 «Акцизы»
90-9 «Прибыль/убыток от продаж».
На счете 90, субсчет 1 «Выручка», учитываются доходы от обычных видов деятельности. В соответствии с ПБУ 9/99 под доходами организации понимается увеличение экономических выгод в результате поступления активов (денежных средств, иного имущества) и (или) погашения обязательств, приводящее к увеличению капитала этой организации, за исключением вкладов участников.[13]
Дебетовый оборот счета 90 отражает себестоимость реализованных товаров (покупная стоимость реализованных товаров плюс издержки обращения, относящиеся к реализованным товарам). Кредитовый оборот показывает продажную стоимость реализованных товаров (выручку). Сальдо счета 90 отражает результат от реализации товаров - прибыль, убытки.
В таблице 3 приведены основные корреспонденции счетов по учету реализации товаров.
Таблица 3
Корреспонденции счетов по реализации товаров
| №№ | Операция | Первичные документы | Дебет | Кредит |
| 1 1 | Отражается выручка (включая НДС) | договор, накладная, счет, акт | 62 | 90-1 |
| 2 2 | Списывается себестоимость товаров | расчет | 90-2 | 41, 45 |
| 3 3 | Начисляется НДС | счет-фактура, запись кн. продаж | 90-3 | 68/НДС |
| 4 4 | Начисляются акцизы | счет-фактура | 90-4 | 68/А |
| 5 5 | Списываются расходы на продажу | расчет | 90-2 | 44 |
| 6 6 | Финансовый результат от продаж (определяется в конце месяца): | |||
| - прибыль (списание кредитового сальдо счета 90) | расчет | 90-9 | 99 | |
| - убыток (списание дебетового сальдо счета 90) | расчет | 99 | 90-9 | |
| 7 7 | Закрывается счет 90 (в конце года): | |||
| - закрывается субсчет 90-1 | расчет | 90-1 | 90-9 | |
| - закрывается субсчет 90-2 | расчет | 90-9 | 90-2 | |
| - закрывается субсчет 90-3 | расчет | 90-9 | 90-3 | |
| - закрывается субсчет 90-4 | расчет | 90-9 | 90-4 |
При составлении договора между поставщиком и покупателем может оговариваться факт предоплаты за товар со стороны покупателя. Денежные платежи, поступившие в порядке предоплаты за товар до его отгрузки, отражаются в бухгалтерском учете как кредиторская задолженность на счете 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками». При этом делается проводка: