Учет товара на складе оптового предприятия ведет материально-ответственное лицо. Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров. Порядок учета товара на оптовом складе может быть различным в зависимости от способа хранения товара и от некоторых факторов, как-то: частота поступлений товаров на склад, совместимость товаров по условиям хранения, их натуральные характеристики, а также объем и ассортимент товаров и т.д. Возможны партионный, сортовой или партионно-сортовой способы.
Материально-ответственные лица складов на основании приходных и расходных документов составляют товарные отчеты или сопроводительные реестры сдачи документов. Форма отчетности зависит от специализации предприятия, ассортимента товаров, объема документооборота и организации аналитического учета товаров в бухгалтерии и способа хранения.
Синтетический учет поступления товаров в оптовых организациях осуществляется на активном счете 41 «Товары», субсчет 1 «Товары на складах», а тары - на субсчете 3 «Тара под товаром и порожняя». В конце месяца по счету 41 подсчитывают итоги, которые сверяют с соответствующими показателями учетных регистров других счетов, корреспондирующих с ним.
Поступающие товары и тара приходуются по дебету счета «Товары» с кредитованием счетов по учету расчетов. Поступление товаров и тары можно отражать в учете с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в порядке, аналогичным порядку учета соответствующих операций с материалами. Однако торговые организации практически этот счет не применяют.[6]
Корреспонденции счетов по поступлению товаров отражены в таблице 2.
Таблица 2
Корреспонденция счетов по учету поступления товаров
| №№ | Операция | Первичные документы | Дебет | Кредит |
| 1 | - фактическая себестоимость товаров (без НДС) | накладная | 41 | 60 |
| - НДС по поступившим товарам | счет-фактура | 19-3 | 60 | |
| - НДС относится к вычету после оприходования товаров | запись книги покупок | 68/НДС | 19-3 | |
| 22 | Учет поступления товаров с использованием счета 15: | |||
| - покупная стоимость товаров (без НДС) | накладная | 15 | 60 | |
| - НДС по поступившим товарам | счет-фактура | 19-3 | 60 | |
| - транспортно-заготовительные расходы (без НДС) | счет, акт и др. | 15 | 60 | |
| - НДС по транспортно-заготовительным расходам | счет-фактура | 19-3 | 60 | |
| - оприходованы товары по фактической стоимости | накладная, расчет | 41 | 15 | |
| - НДС относится к вычету после оприходования товаров | запись книги покупок | 68/НДС | 19-3 | |
| 33 | Получены товары безвозмездно:- поступили товары, отражается рыночная стоимость | акт, накладная | 41 | 98-2 |
| - при реализации стоимость товаров, ранее учтенная как доходы будущих периодов, относится на прочие доходы | накладная, расчет | 98-2 | 91-1 | |
| 4 | Получены товары, приобретенные через подотчетное лицо: отражаются расходы подотчетного лицаподотчетного лица- | авансовыйотчет | 60 | 71 |
| - стоимость товаров (без НДС) | накладная | 41 | 60 | |
| - НДС по поступившим товарам | счет-фактура | 19-3 | 60 | |
| 5 | Учет потерь при приемке товаров от поставщиков | |||
| Выявлены потери: | ||||
| 1 | - в пределах норм убыли или в пределах, предусмотренных договором | акт | 94 | 60 |
| - свыше этих пределов, предъявлены претензии поставщику | акт | 76-2 | 60 | |
Продолжение таблицы 2
| Списание потерь в пределах норм убыли или в пределах, предусмотренных договором (корректируется себестоимость фактически поступивших товаров) | расчет, акт | 41 | 94 |
| Поступление от поставщика денежных средств в счет погашения претензий | Выписка банка | 51 | 76-2 |
| Списание потерь рои решении арбитражного суда – отказе во взыскании с поставщика:- снятие претензий к поставщику | Постановление суда | 94 | 76-2 |
Бухгалтерский контроль за своевременным оприходованием и оплатой товаров ведется в регистрах бухгалтерского учета путем сопоставления суммы, уплаченной поставщику (на основании расчетных документов), и суммы оприходованных товаров материально ответственными лицами (на основании товарных документов). [7]Эти суммы сопоставляются по каждому поставщику и по каждой партии поступивших товаров в журнале-ордере (машинограмме) по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», который ведется позиционным линейным способом. Данный регистр открывают на каждый месяц. Записи в него начального сальдо производятся из такого же регистра за предыдущий месяц. После отражения в журнале-ордере за месяц сумм оприходованных товаров и оплаченных поставщикам денежных средств определяется конечное сальдо по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в разрезе каждой партии поставляемых товаров. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по поставщикам по: акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; не оплаченным в срок расчетным документам; неотфактурованным поставкам; авансам выданным; выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; просроченным оплатой векселям; а также по векселям по полученному коммерческому кредиту и др.
Аналитический учет товаров в оптовых организациях ведется по материально ответственным лицам, наименованиям товаров по количеству, цене (покупной) и сумме.
В учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным и полным поступлением товаров, а также за правильным их оприходованием со стороны материально ответственных лиц.
Приемка товаров на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту осуществляется материально ответственным лицом по доверенности с предъявлением паспорта.
Доверенность оформляется по типовым формам (форма № М-2). Учет доверенностей как бланков строгой отчетности производится либо по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о ее получении и использовании, либо в книге доверенностей, либо в журнале регистрации.[8]
Получение товара оформляется по-разному в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад поставщика расположен в одном помещении с местом оформления документов на отпуск товара, то оформление документов и выдача товара происходит фактически одновременно. Документом на отпуск в данном случае является накладная. Если склад поставщика расположен на значительном расстоянии от офиса, то материально ответственному лицу выдается документ на получение товара, по которому ему на складе могут быть выданы данные ценности. В случае отсутствия затребованного товара на складе в необходимом количестве выписывается новый документ - расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. Кроме того, также возможно в накладной, оформленной покупателю, наряду с количеством товара, предназначенного для отпуска, на складе отражать также фактически выданное количество товара.
Накладная выписывается в четырех экземплярах, первый и второй из которых остаются у предприятия-поставщика (в бухгалтерии предприятия и на складе), а третий и четвертый передаются вместе с товаром покупателю (в бухгалтерию предприятия-покупателя и лицу, отвечающему за хранение товара). Данный документ подписывается материально ответственными лицами, один из которых отпустил товар, а другой - принял, и заверяется печатями поставщика и получателя. Представитель предприятия-покупателя проверяет товар, наличие полной документации к нему, сертификатов качества и т. п., комплектацию в соответствии с данными сопроводительных документов и распивается в получении ценностей на накладной. Если товар принимается в закрытой таре, то необходимо сделать запись: "Товар принят по массе нетто (количеству мест) без фактической проверки". После этого материально ответственное лицо доставляет товар на территорию склада своей организации и передает его кладовщику.
Товар от организаций железной дороги, водного и воздушного транспорта должно получать специально подготовленное материально-ответственное лицо. Предъявив доверенность и паспорт, этот работник получает товаросопроводительные документы, к которым относятся железнодорожная накладная, счет-фактура и др.
К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем обязательно делается соответствующая отметка в накладной.
Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то может быть оформлена "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере".
Поставщик может оформить сопровождение товаров счетом-фактурой, а не накладной, при этом в счете-фактуре, так же как и в накладной, отдельная строкой выделяется сумма НДС.
Счет-фактура выписывается, как правило, в трех экземплярах. Первый остается у поставщика товара, два других направляются покупателю вместе с товаром.
Получаемые покупателем товаров счета-фактуры относятся к первичным бухгалтерским документам. При этом учет их поступления будет лишь дублировать книгу покупок. Покупатель заинтересован в полной сохранности счетов-фактур, их своевременном и достоверном отражении.
Счета-фактуры, принятые к исполнению, должны быть пронумерованы и подшиты в журналы учета счетов-фактур, причем хранение получаемых и выдаваемых счетов-фактур осуществляется раздельно. Составленные и полученные счета-фактуры регистрируются в установленном порядке в книгах покупок и продаж.