Аудиторская организация и индивидуальный аудитор обязаны документально оформлять все сведения, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности.
Документирование аудита является одним из важнейших условий его квалифицированного проведения.
Рабочие документы аудитора - это записи аудиторов, соответствующие общепринятым стандартам. В них содержится информация о планировании аудиторской работы, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств.
Наличие рабочей документации позволяет анализировать действия аудиторов и, следовательно, организовать как внутрифирменный, так и внешний контроль качества их работы. На основе рабочей документации аудиторская фирма может отстаивать свои интересы в суде в случае претензий клиентов по поводу низкого качества проведенного аудита.
Рабочие документы должны обеспечивать документальное подтверждение того, что проверка проведена надлежащим образом (глубоко и качественно), раскрывать методы аудита, объем проверенных документов и подтверждать полноту и качественность аудиторского заключения. Они должны также содержать пояснения о том, что книги и журналы, записи и т.п. отражают (или не отражают) совершенные операции в соответствии с нормативной и законодательной базой Российской Федерации надлежащим образом. В тех случаях, когда аудитор проводил рассмотрение сложных принципиальных вопросов или высказывал по каким-либо важным для аудита вопросам профессиональное суждение, в рабочие документы включают факты, которые были известны аудитору на момент формулирования выводов, и необходимую аргументацию.
Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме. Объем рабочих документов зависит от профессионального суждения аудитора. Нет необходимости и нецелесообразно документировать каждый вопрос, рассматриваемый аудитором. В частности, недопустимо включать в состав рабочей документации копии первичных документов, оформленных надлежащим образом, не содержащих ошибок и соответствующих хозяйственным операциям, описываемым этими первичными документами. Вместо копий таких документов допустимо составлять сводную таблицу с указанием перечня проверенных операций и проставлять отметки о наличии и правильности соответствующих первичных документов. Отражение в составе документации каждого рассмотренного аудитором в ходе проверки документа или вопроса не является необходимым. При определении объема рабочих документов было бы полезно продумать, что может потребоваться другому аудитору для того, чтобы получить представление о проделанной работе, причинах принятия принципиальных решений, но не о деталях аудита. Вместе с тем объем документации аудиторской проверки должен быть таким, чтобы в случае, если возникнет необходимость передать работу другому аудитору, не имеющему опыта работы по этому заданию, он смог исключительно на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке с прежним аудитором) разобраться в проделанной работе и сделать обоснованные выводы.
Достаточность объема рабочей документации определяет руководитель проверки, при этом основными критериями являются наличие документов, подтверждающих выполнение аудиторских тестов по существу в соответствии с утвержденными программами аудита, соблюдение принципа целенаправленной проверки, обеспечение возможности сквозного прослеживания (по методу перекрестных ссылок) правильности (ошибочности) формирования отчетных данных.
Рабочие документы должны быть составлены и систематизированы таким образом, чтобы они соответствовали обстоятельствам каждой конкретной аудиторской проверки и потребностям аудитора в ходе ее проведения. В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочих документов в аудиторской организации целесообразно разработать типовые формы документации (например, стандартную структуру аудиторского файла (папки) рабочих документов, бланки, вопросники, типовые письма и обращения и т.п.). Такая стандартизация документирования облегчит порученную подчиненным работу и одновременно позволит контролировать результаты выполняемых ими заданий.
Для повышения эффективности аудита в ходе проверки целесообразно использовать графики, аналитическую и иную документацию, подготовленные аудируемым лицом. В этих случаях аудитор обязан убедиться в том, что такие материалы составлены надлежащим образом.
Рабочие документы обычно содержат:
1) информацию, касающуюся организационно-правовой формы и организационной структуры аудируемого лица;
2) выдержки или копии необходимых юридических документов, соглашений и протоколов;
3) информацию об отрасли, экономической и правовой среде, в которой аудируемое лицо осуществляет свою деятельность;
4) информацию, отражающую процесс планирования, включая программы аудита и любые изменения к ним;
5) доказательства понимания аудитором систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля;
6) доказательства, подтверждающие оценку неотъемлемого риска, уровня риска применения средств контроля и любые корректировки этих оценок;
7) доказательства, подтверждающие факт анализа аудитором работы аудируемого лица по внутреннему аудиту и сделанные аудитором выводы;
8) анализ финансово-хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета;
9) анализ наиболее важных экономических показателей и тенденций их изменения;
10) сведения о характере, временных рамках, объеме аудиторских процедур и результатах их выполнения;
11) доказательства, подтверждающие, что работа, выполненная работниками аудитора, проводилась под контролем квалифицированных специалистов и была проверена;
12) сведения о том, кто выполнял аудиторские процедуры, с указанием времени их осуществления;
13) подробную информацию о процедурах, примененных в отношении финансовой (бухгалтерской) отчетности подразделений и (или) дочерних предприятий, проверявшихся другим аудитором;
14) копии сообщений, направленных другим аудиторам, экспертам и третьим лицам и полученных от них;
15) копии писем и телеграмм по вопросам аудита, доведенным до сведения руководителей аудируемого лица или обсуждавшимся с ними, включая условия договора о проведении аудита или выявленные существенные недостатки системы внутреннего контроля;
16) письменные заявления, полученные от аудируемого лица;
17) выводы, сделанные аудитором по наиболее важным вопросам аудита, включая ошибки и необычные обстоятельства, которые были выявлены аудитором в ходе выполнения процедур аудита, и сведения о действиях, предпринятых в связи с этим аудитором;
18) копии финансовой (бухгалтерской) отчетности и аудиторского заключения.
Рабочие документы можно разделить на:
- непрерывно ведущиеся документы;
- аудиторские административные документы;
- документы аудиторской информации;
- заключительные документы.
Непрерывно ведущиеся документы содержат информацию по вопросам, которые интересуют аудитора в течение многих лет проверки одного и того же клиента. Это копии Устава, копии текущих контрактов, заметки о предприятии, его продукции, копии протоколов собраний акционеров, Совета директоров (если это АО), продолжающиеся реестры счетов, остатки по которым переносят вперед на несколько лет, например, акционерного капитала, финансовые отчеты и аудиторские отчеты прошлых лет.
Текущая аудиторская административная документация - это документы начальных стадий планирования проверки. Сюда обычно входят: письмо о приглашении аудиторов или договор на проведение аудиторской проверки, документ о назначении аудиторов для выполнения проверки, докладная записка о встречах с руководством предприятия-клиента, предварительный аналитический обзор, начальные оценки эффективности и материальности, вопросник по внутреннему контролю, оценка системы внутреннего контроля, аудиторская программа и т. д.
Документы аудиторской информации содержат информацию по основным вопросам проверки, записи о выполненных процедурах, решения, принятые в ходе проверки, аудиторские свидетельства. Эти документы свидетельствуют о качестве проверки, на их основании составляются выводы, а затем квалифицированное аудиторское заключение.
Заключительные документы составляются на последней стадии аудиторской проверки.
Документы аудитора, кроме аудиторского заключения, являются конфиденциальными.
Методика их ведения - коммерческая тайна, если это необходимо. Состав и количество аудиторских документов определяется в каждом конкретном случае. Документы должны быть ясными, четкими, полными и аккуратно оформленными. Каждый документ должен иметь все необходимые реквизиты, порядковый номер и на нем должна быть указана страница его расположения в аудиторском досье.
Рабочие документы являются собственностью аудитора. Хотя часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены аудируемому лицу по усмотрению аудитора, они не могут служить заменой бухгалтерских записей аудируемого лица. Выдача рабочей документации, фиксирующей текущий и проведенный ранее аудит, работникам аудиторской организации, не занятым аудитом данного экономического субъекта, не допускается. Свободный доступ к рабочей документации могут иметь лишь руководители аудиторской организации, аудиторы, ответственные за данный аудит, а также работники, занимающиеся разработкой внутрифирменных стандартов аудита.
В случае пропажи или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации назначает служебное расследование. Результаты служебного расследования должны быть оформлены соответствующим актом.