В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит кассы - это предельная сумма денежных средств, которая может постоянно находиться в кассе организации. Размер лимита зависит от среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег, особенностей деятельности организации, режима работы. Лимит денежных средств организации может изменяться по согласованию с обслуживающим банком в случае увеличения наличного денежного оборота.
Превышение установленного лимита в кассе наличных денег допускается лишь в течение лишь трех рабочих дней вперед выплаты заработной платы работникам организации, премий, пособий по социальному страхованию[1,c.85].
Вся денежная наличность сверх лимита сдается в банк. Организация имеет право накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для покрытия предстоящих расходов, включая расходы на оплату труда.
Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание.
Если оставить в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, фирму оштрафуют. Размер штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.
За это же нарушение руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей.
Если организация не согласовала с обслуживающим ее банком лимит остатка наличных средств в кассе, то любой остаток в кассе считается сверхлимитным. В этом случае организация будет обязана сдавать в банк все наличные деньги.
Лимит остатка кассы структурным подразделением доводится до их сведения приказом руководителя предприятия.
При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятия по своему усмотрению обращаются в одно из них с расчетом на установления лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета.
Все наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в соответствующем порядке и согласованные сроки. Наличные деньги также могут быть сданы инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк.
1.2 Документы по учету кассовых операций
Движение наличных денег в кассе организации оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить: наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере- подписи руководителя и главного бухгалтера; правильность оформления документов; наличие перечисленных в документах приложений.
В кассовых документах все реквизиты должны быть заполнены четко и ясно, подчистки, помарок или исправления не допускаются. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут проводиться только в день их составления[2,c.112].
На выручку, полученную от населения, обычно составляют один приходный кассовый ордер в конце рабочего дня. Наличные деньги, поступившие от фирм и предпринимателей, можно приходовать в течение дня отдельными ордерами.
Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документам погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основе платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других документов, регистрируется после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки. Журнал регистрации позволяет контролировать целевое назначение полученных и израсходованных организацией наличных денежных средств, правильность нумерации кассовых документов, обеспечивает полноту и своевременность отражения осуществленных кассиром операций[1,c.88].
Информация о поступлении и выдаче наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге. Записи в кассовую книгу делаются по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые остаются в кассовой книге, поэтому и на первых, и на вторых экземплярах листов проставляются одинаковые номера. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
В кассовой книге отражается остаток денежных средств на начало дня, которые соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день, согласно приходным и расходным кассовым документам. Кассовая книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, в котором находит отражение движение денежных средств с указанием корреспондирующих счетов, а также показано, от кого и за что поступили денежные средства, кому и на какие цели они были выданы[2,c.112].
Нумерация вкладных листов кассовой книги осуществляется автоматически с начала года. Их брошюруют в хронологическом порядке и хранят отдельно за каждый месяц. В полученной по итогам года кассовой книге общее количество листов заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, после чего книга опечатывается.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей, разделенных линией отреза.
В графе "Номер документа" указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.
В графе "Номер корреспондирующего счета, субсчета" указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег. Например, если в кассу поступила оплата от покупателя, здесь записывают "62", если деньги в качестве возврата краткосрочного займа - "66" и т. д.
В графе "Приход, руб. коп." отражают сумму денег, полученную в кассу по одному ПКО.
В графе "Расход, руб. коп." отражают сумму денег, выданную из кассы по одному РКО.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги кассовых операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист в качестве отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами обязывают бюджетное учреждение представлять в органе Федерального казначейства (ОФК) для получения наличных денежных средств:
- кассовую заявку (ежеквартально);
- денежный чек (при необходимости получения наличных денежных средств);
- заявку на получение наличных денежных средств (при необходимости получения наличных денежных средств).
Кассовая ежеквартальная заявка (в одном экземпляре) на предстоящий квартал представляется в установленные ОФК сроки с целью получения информации об общем объеме потребности в наличных денежных средствах каждого получателя бюджетных средств. Все кассовые заявки получателей средств обобщаются в сводную кассовую заявку ОФК, которая в установленном порядке представляется им в банк.
Чековые книжки, по которым происходит поступление наличных денежных средств в кассу учреждения, в необходимом количестве бесплатно выдаются бюджетной организации ОФК по ее заявлению или приобретается в банковских учреждениях. Образец чековой книжки приведен в приложении А. Каждая чековая книжка выдается кассиру или уполномоченному лицу от учреждения под расписку в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в ОФК чековых книжек несет организация-получатель[3,c.54].
Хранение чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и неиспользованными чеками подлежат возврату по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков, только в следующих случаях:
- при закрытии лицевых счетов, открытых получателю средств в органе Федерального казначейства;
- в случае изменения наименования получателя средств;
- при закрытии или изменении номера счета, открытого ОФК в банке.
Накануне дня получения наличных денег учреждение представляет в ОФК заявку на получение наличных денег (в двух экземплярах).
В заявке указываются серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы.