Отдельные графы в журнале-ордере выделены для записи даты совершения операций, номеров документов, наименований поставщиков и подрядчиков, а также сальдо на начало и конец месяца.
Итоги левой части журнала-ордера по окончании месяца переносится в Главную книгу, итоги правой части используются для сверки оборотов с другими журналами-ордерами.
Проводки расчётов с поставщиками и подрядчиками:
1. Поступило от ООО Ай-Ти-Эс Красноярск ТМЦ на сумму 13329,39 р., в т.ч. НДС 2033,3 р.
Дт 10 Кт 60 ∑ 11296,09 р.
Дт 19 Кт 60 ∑ 2033,3 р.
2. Акцептован счёт поставщика ООО «Фирма Позитроника» на сумму 24604,8 р. В т.ч. 3753,27 р.
Дт 10 Кт 60 ∑ 20851,53 р.
Дт 19 Кт 60 ∑ 3753,27 р.
3. Оплачено с расчётного счёта ООО «Селена» На счёт ООО «Позитроника» на сумму 24604,8 р. Дт 60 Кт 51 ∑ 24604,8 р.
4. Товаровед ООО «Селена» Иванова оплатила фирме ООО «Модерн» за мебель 19400 р. Дт 60 Кт 71 ∑ 19400 р.
5. При проверке счёта поставщика были обнаружены недостача на сумму 1400 р.
Дт 76 Кт 60 ∑ 1400 р.
6. Произведён взаимозачёт на сумму 1400 р. Дт 60 Кт 76/2 ∑ 1400 р.
2.3 Особенности документального оформления расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и услуг подрядчиками производится на основании заключённых между заказчиками (покупателями) и подрядчиками (поставщиками) хозяйственных договоров. В договорах оговариваются: виды поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели материальных ценностей или услуг, порядок расчётов (условия платежей).
Приобретение материальных ценностей на стороне может осуществляться только двумя вариантами. При первом варианте для приобретения материальных ценностей на стороне предприятие назначает своего поверенного. Ему выдают подотчёт наличные деньги с правами получения ценностей и немедленной оплаты за них, либо доверенность, по которой можно получить материальные ценности, в счёт договоренности, имеющей место между предприятиями в виде договора поставок или гарантийного письма с визой руководителя поставщика (независимо, оплачены материальные ценности предварительно или нет). Доставка материальных ценностей в таких случаях осуществляется самовывозом. При втором варианте поставки осуществляет посредник – транспортное предприятие.
Для выполнения, каких-либо операций по получению материальных ценностей на стороне поверенному лицу предприятия (экспедитору) выдаётся доверенность (ф. №М-2). Все доверенности в момент выдачи в специальном журнале. Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименования ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности имеется роспись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска печати предприятия.
По предъявлении доверенности и квитанции, поступившей от отправителя груза, экспедитор может получить груз в багажном отделении железной дороги, в речном порту, в аэропорту или раскредитовать (получить право на вскрытие вагона).
Принимая груз, экспедитор должен проверить, нет ли на таре и упаковке следов боя, порчи, а также соответствует ли количество мест поступивших грузов данным, указанным в транспортной накладной. Если при приёмке груза возникнут сомнения в его сохранности (например, будут обнаружены повреждения вагонов, контейнеров, упаковки, отсутствие пломб и т.п.) экспедитор должен потребовать проверки всего груза с целью выяснения его сохранности совместно с представителем (весовщиком) транспортной организации.
По договорённости (после согласования способа оплаты) экспедитор может получить груз непосредственно у поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов (счёт-фактура). Полученный груз с сопроводительными документами экспедитор доставляет на склад своего предприятия/
При доставке автотранспортом, водитель автохозяйства является представителем поставщика и вместе с грузом вручает кладовщику один экземпляр товарно-транспортной накладной.
Акт о приёмке на склад.
Приёмка на складе производится методом прямого счёта, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов. В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов, составляется приёмный акт, форма М-7. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной руководителем предприятия, кладовщик и представитель поставщика. В дальнейшем на основе акта к поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии. Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный ордер или приёмную фактуру в двух экземплярах. Вместо выписки приходных ордеров кладовщик может поставить на сопроводительный документ (если их поступило 2 экземпляра) штамп, удостоверяющий получение.
Экспедитор все документы, по доставленным на склад материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приёмке, сдаёт в бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчёта за полученные наличные средства, экспедитор составляет авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения материальных ценностей (чеки, счета – фактуры), так и факт сдачи их на склад (приёмная фактура, приходный ордер), либо передачи в производство (требование). Материальные ценности хранятся на складах под наблюдением материально – ответственных лиц, с которыми заключают договор о материальной ответственности. Материалы на складах учитываются в карточках складского учёта, открываемых на каждое отдельное наименование материала. В карточках указываются наименования материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единица измерения, учётная цена, балансовый счёт, норма запаса и другие данные.
Счёт-фактура. При оформлении той или иной сделки (продажи, покупки) наряду с документами акт приёмке, сдачи, накладной фирма должна оформлять счёт-фактуру в 2 экземплярах:
1. Передаётся покупателю.
2. В бухгалтерию.
Сделать это нужно не позднее 5 дней с даты отгрузки товаров покупателю. Выписанная счёт-фактура регистрируется в книге продаж, хранят её в специальном журнале учёта, полученных и выданных счётов-фактур. Счёта-фактуры подшивают в журнале в том отчётном периоде, когда они были получены или выписаны. Не должны составлять счёт-фактуру фирмы:
1. Применяющие контрольно-кассовые машины.
2. Оформляющие приём денег от покупателей на бланках строгой отчётности.
3. Фирмы, не являющиеся плательщиками НДС(перешедшие на УСН и ЕНВД).
4. Банки, страховые фирмы, и государственные пенсионные фонды.
Требования к оформлению счёта-фактуры приведены в статье 169 НКРФ. Все выписанные счёта-фактуры фирмой должны нумероваться в хронологическом порядке. Счёт-фактуру подписывает работник, ответственный за его составление, а также руководителя и главного бухгалтера фирмы. Но на практике счёт-фактуру могут подписывать и другие сотрудники фирмы, в этом случае руководитель должен издать приказ, в котором будет указан перечень работников, имеющих право подписывать счёт-фактуру. Полученные и выданные счёта-фактуры хранятся в архиве организации 4 года. С 1 января 2002 года счёт-фактура не заверяется печатью.
Материалы в пути.
Материалы в пути- это поставки, по которым предприятие акцептовало платёжные документы, а материалы на склад по ним ещё не поступили. К учёту принимаются акцептованные платёжные документы независимо от того, оплачены они банком или не оплачены.
1. Дт 45 Кт 43 – отгружена продукция покупателю, но право собственности остаётся у продавца.
2. Дт 62 Кт 90/1 – право собственности на отгрузке продукции перешла к покупателю.
В журнале-ордере № 6 платёжные документы регистрируются в течение месяца в графе “За неприбывший груз” и в графе “акцепт”. По окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на балансе, т.е. записать по принадлежности к группе материалов, но на начало следующего месяца расчёты по этим поставкам не будут закончены.
При получении ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, т.е. он уже был дан в момент платёжных требований, а может быть, эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счёта в не законченных на начало месяца расчётах. При закрытии журнала-ордера № 6, по окончании месяца эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.
При расчётах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учётным ценам предприятия или по договорным (отпускным) ценам, затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой как неотфактурованная поставка. Отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платёжное требование. В случае выявления недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензию к поставщику.Сумма недостач относится в дебет 76-2 счёта “Расчёты по претензиям” и в кредит 60 счёта и отражается в журнале-ордере № 6 и ведомости № 7.
По окончании месяца показатели данных журнала-ордера суммируются для получения оборотов по счёту 60 и переноса их в Главную книгу.
Неотфактурованные поставки.
К неотфактурованным поставкам относятся поставки, по которым счета-фактуры поставщиков не предъявлены к оплате. На складе приходуют их, выписывая приёмный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учётным ценам, записываются в журнал-ордер № 6 как ценности, поступившие на склад, в этой же сумме относится на группу материалов и акцепт. К оплате неотфактурованные поставки не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платёжные документы (которые отсутствуют). По мере поступления платёжных документов на эту поставку в следующем месяце они акцептуются предприятием, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере № 6 в свободной строке по группе материалов и в графе “акцепт” в сумме платёжного требования, а по строке сальдо ранее записанная сумма по учётным ценам сторнируется тоже по группе и в графе “акцепт”. Расчёты с поставщиками таким образом по этой поставке будут закончены.