32. Понятие документооборота.
Под документооборотом понимается движение документов от момента их составление или получения от других организаций до сдачи в архив. Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота. Требования к системе документа оборота:
1. Полнота отражения в учете всех фактов хозяйственной деятельности
2. Рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета.
Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей (ажур).
Основные этапы документооборота:
· Составление и оформление документов
· Движение документов по рабочим местам
· Прием документов в бухгалтерии
· Обработка документов в бухгалтерии
· Сдача документов в архив
Процесс документооборота регулируется графиков, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия. График должен устанавливать на предприятии оптимальный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом. График может быть оформлен в виде схемы или перечня. По каждому документу в график документооборота следует включить следующие разделы:
1. Порядок составления документа:
· Количество экземпляров
· Ответственный за выписку
· Ответственный за оформление
· Ответственный за выполнение
· Срок исполнения
2. Порядок проверки документа
· Ответственный за проверку
· Кто представляет
· Порядок представления
· Срок представления
3. Порядок обработки документа:
· Исполнитель
· Срок исполнения
4. порядок передачи документа в архив
· Исполнитель
· Срок исполнения
Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляю документы, связанные с из деятельностью в соответствии с графиков.
Также в условиях рыночной экономики крайне важно следить за сохранностью конфиденциальной информации. В настоящее время законодательство РФ предусматривает ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерческой информации предприятия.
Направления совершенствования документооборота:
1. использование документов с заранее заполненными реквизитами
2. сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных многострочных документов и т.п.
3. рационализация, т.е. сокращение количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидация бесполезной документации и т.д.
Сданные в архив документы хранятся в особых папках, называемых делами, и могут располагаться по признаку:
· предметный (кассовые, материальные документы)
· корреспондентский (наименование организаций, к которым относятся документы)
· хронологический (по месяцам, в пределах месяца – по дням)
· по номерам документов.
Перед передачей в архив первичные документы сопровождаются справкой для архива (наименования учетного регистра, к которому относятся документы, перечень документов, дату комплектации и передачи в архив, подпись ответственного лица).
33. Сроки хранения и порядок изъятия бухгалтерской документации.
Предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее 5 лет (п.98 Положения по ведению бухгалтерского учета). Для отдельных первичных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения. Конкретные сроки хранения первичных документов установлены Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88 г.
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации №34н, раздел VI. Хранение документов бухгалтерского учета.
98. Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
99. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
100. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указание основания даты изъятия.
101. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несёт руководитель организации.
34. Способы исправления в учетных регистрах. Способы исправления в первичных документах.
Способы исправления ошибок в учетных регистрах.
Классификация ошибок. Все ошибки, возникающие в бухгалтерском учете, подразделяются по следующим признакам:
· По умыслу (умышленные и неумышленные). Умышленные связаны со злоупотреблением.
· По причинам возникновения (утомление, небрежность, неисправность техники).
· По последствиям (локальные и транзитные). Локальная ошибка не влечет за собой последующих ошибок. Транзитная ошибка влечет за собой последующие (например, если при записи в кассовой книге была допущена ошибка, то она автоматически может быть повторена в журналах-ордерах и Главной книге). Транзитные ошибки опаснее, так как они в большей степени, чем локаальные, искажают данные бухгалтерского учета.
· По значимости (значимые и незначимые). Значимые ошибки влияют на принятие управленческих решений. Незначимые ошибки не могут повлиять на управленческие решения.
· По месту возникновения (в тексте, в числах, в корреспонденции счетов).
Для поиска ошибок, при выполнении подсчета (суммировании) ряда чисел можно на калькуляторе сначала зафиксировать промежуточный итог, а затем в той же последовательности набрать те же числа со знаком минус. Если после этого окончательный итог будет равен нулю, то подсчеты выполнены правильно.
Способы исправления ошибок. Основное правило исправления заключается в том, что ни при каких условиях ошибка не может быть уничтожена, ее нельзя стереть резинкой или бритвой, заштриховать или затушевать. Смысл исправления ошибки заключается в том, чтобы все ее видели как ошибку, а не расценивали как свидетельство возможного злоупотребления. Различают три способа исправления ошибок в учетных записях:
· Корректурный способ применяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркивается одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах – подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово “исправлено”, правильный текст или сумму и дату исправления.
· Способ дополнительной проводки применяется в том случае, когда корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется составлением дополнительной проводки.
· Способ “красное сторно” (аннулирование) применяют при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, написанные красными чернилами, при подсчете итогов вычитаются. Способ предложен русским бухгалтеров А.А.Беретти в 1989 году. Для исправления ошибок этим методом производятся одновременно две записи: одна “красная” (красными чернилами) с той же неправильной корреспонденцией счетов, которая была в ошибочной прежде записи, другая обычными чернилами с правильной корреспонденцией счетов. При подсчете итогов все суммы красных записей вычитаются. Этим и достигается основная цель “красного сторно” – уничтожить (аннулировать) неправильную запись. Этот способ применяется и в тех случаях, когда бухгалтерская проводка указана правильная, а сумма записана большая, чем требуется. Этот способ используется не только для исправления ошибок, но также для уточнения некоторых данных (списание реализованных торговых наценок).
После того, как составлен баланс и другие отчетные формы, никакие исправления ни в учетных регистрах, ни в Главной книге за данный отчетный период не допускаются. Этим в значительной степени обеспечивается тождественность данных текущего учета и отчетности. Всякие же уточнения данных и исправление ошибок, относящиеся в регистрах следующего отчетного периода при их открытии. При этом используются способы дополнительной проводки и “красное сторно”.
Способы исправления ошибок в первичных документах.
Исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправления производятся следующим образом:
· Зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное
· Рядом с зачеркнутой делается верная запись