В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5 и М-6) в четырех экземплярах:
а) покупателю - для оприходования материалов вместо приходного ордера
б) поставщику - для списания ценностей;
в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта;
г) для предъявления в банк на оплату.
Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй - поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.
Кроме перечисленных документов, составляются накладные (ф. № М-12, М-13) при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу - для их оприходования.
Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно - заборные карты, требования, накладные.
Лимитно - заборная карта (ф. № М-8) выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один -цеху, другой - складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя - в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.
По лимитно - заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.
Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных .
Накладные (ф. № М-14 и М-15) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории.
При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная (ф. № М-5 и М-6)
2.2. Синтетический и аналитический учет материалов
Одним из сложных вопросов в управлении производственными запасами, является получение данных об их движении. Практика бухгалтерского учета выработала различные способы учета материальных ценностей, к ним в первую очередь относится аналитический учет материалов. В своей основе аналитический учет призван обеспечить контроль за движением и сохранностью материалов, как по каждому наименованию, так и по каждому складу и материально ответственному лицу.
Выделяют следующие основные методы организационного построения учета материальных запасов, применяющихся в настоящее время на отечественных предприятиях: количественно-суммовой (параллельный), оперативно-бухгалтерский (сальдовый), механизированный карточный и бескарточная система автоматизированного учета материальных ценностей.
Первый, один из самых ранних методов, это параллельный с помощью группировочных, сортовых и сводных ведомостей, или как его еще называют – бухгалтерский или количественно- сортовой .
Суть его состоит в том, что сортовой учет ведется как в бухгалтерии, так и на складе, с той лишь разницей, что в бухгалтерии учет ведется в количественном и стоимостном выражении, а на складе, только в количественном. По окончании месяца по итоговым данным карточек сортового учета, ведущихся в бухгалтерии, составляют сортовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.
Одним из самых существенных недостатков этого метода, является наличие дублирования, поскольку одни и те же данные фиксируются в карточках сортового учета и в бухгалтерии и на складе.
Применение параллельного учета и метода учета материалов непосредственно в оборотных ведомостях обязательно требуют сверки бухгалтерского и складского учета производственных запасов. Такая проверка является весьма трудоемкой и сложной работой, и на практике зачастую осуществляется лишь при проведении годовой инвентаризации .
При сальдовом методе вообще отказались от составления сортовых оборотных ведомостей, а ведение карточек аналитического учета было возложено на материально ответственных лиц и кладовщиков. При этом методе учета бухгалтерия предприятия открывает и выдает под расписку, в журнале регистраций, заведующему складом или кладовщику, карточки складского учета. Количественные остатки, выведенные в карточках сортового учета, в конце месяца переносятся в сальдовую книгу или в ведомость учета остатков материалов на складе, после чего они таксируются в бухгалтерии, по учетным ценам, а полученный итог, по сумме, затем сопоставляют с данными синтетического учета. При наличии множества отдаленных кладовых, а также когда номенклатура материальных ценностей небольшая, вместо ведомости остатков материалов могут использоваться месячные отчеты о движении производственных запасов по складу, передаваемые в бухгалтерию материально ответственными лицами, вместе с приложенными первичными документами. Таким образом, аналитический учет материальных запасов на складе при сальдовом методе, может быть увязан с их учетом в бухгалтерии, как при помощи ведомости учета остатков материальных ценностей на складе, так и с использованием отчетов материально ответственных лиц о движении ценностей по складу.
Недостаток метода в том, что записи на счетах синтетического учета делаются на основе данных первичных документов, а записи на счетах аналитического учета в виде сальдовой книги – на основе данных оперативного учета о количественных остатках, выведенных в карточках складского учета.
Таким образом, при оперативно-бухгалтерском методе учета материалов нарушается один из важнейших принципов ведения бухгалтерского учета: абсолютное соответствие данных синтетического и аналитического учета.
В условиях использования вычислительной техники, появился механизированный (карточный) метод аналитического учета материальных ценностей, который можно охарактеризовать как промежуточный, так как, несмотря на использование вычислительной техники, он основан на использовании карточек складского учета.
Общим недостатком всех перечисленных методов сортового аналитического учета материалов, является их построение по принципу децентрализации материального учета и возложении на материально ответственных лиц функций по ведению карточек складского учета, когда основная задача кладовщиков – контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей, а аналитический учет движения материалов должны осуществлять работники бухгалтерии. При этом весь учет материальных ценностей следует переложить на вычислительные машины и осуществлять его на основе бескарточной системы учета.
При этой системе, вместо карточек складского учета, на основе данных первичных приходно-расходных документов, с помощью электронных вычислительных машин, составляется оборотная ведомость способом "на печать". В ней полностью получают отражение все данные карточек складского учета, с указанием количества и стоимости, поступивших и отпущенных товарно-материальных ценностей по каждому приходно-расходному документу и итоговые данные о движении материальных ценностей по каждому номенклатурному номеру и складу в целом. Составленная таким образом оборотная ведомость полностью заменяет количественно- стоимостной учет материалов, как на складе, так и в бухгалтерии и в соответствии с требованиями организации аналитического учета полностью обеспечивает надлежащий контроль за движением и сохранностью товарно-материальных ценностей .