Организации, ведущие текущий учет материальных ценностей по фактической себестоимости заготовления и приобретения, в конце месяца определяют средневзвешенную себестоимость единицы каждого наименования материала. Она необходима для оценки материальных ценностей при отпуске на производственные, ремонтные и хозяйственные цели.
Чтобы рассчитать средневзвешенную себестоимость, необходимо определить:
1. в натуре и по стоимости фактическое количество материалов данного вида, находившегося в обороте предприятия (сальдо на начало месяца плюс поступление);
2. средневзвешенную себестоимость единицы материала, для чего стоимость материалов в обороте разделить на их количество;
3. фактическую себестоимость израсходованных на производство материалов;
4. фактическую себестоимость остатка материала на конец месяца.
Такие расчеты должны производиться по каждому виду материальных ценностей, по которым в текущем месяце был отпуск (расход).
Применение методов по себестоимости первых по времени закупок "ФИФО" и по себестоимости последних по времени закупок "ЛИФО" введено сравнительно недавно, так согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, предприятия при формировании учетной политики могут их выбирать для применения в учете.
При методе ФИФО применяется правило: первая партия на приход – первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия материальных запасов отпущена в производство, сначала списывают запасы по себестоимости первой закупленной партии, затем по цене второй партии, так в порядке очередности, пока не будет получен общий расход запасов за месяц. При повышении стоимости материальных ресурсов с течением времени их списание по себестоимости первой партии может привести к увеличению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
При методе ЛИФО, применяется другое правило: последняя партия на приход – первая в расход, сначала списываются запасы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей партии и так далее.
В условиях инфляции списание по методу ЛИФО является наиболее предпочтительным для предприятий, желающих уменьшить свою налогооблагаемую базу, поскольку себестоимость продукции будет выше.
Поскольку учетная цена может не совпадать с фактической себестоимостью приобретения, то возникает необходимость учитывать на отдельных аналитических счетах отклонения от фактической себестоимости. Ежемесячно отклонения от учетных цен распределяются и списываются на счета издержек производства.
Для этого бухгалтерия организации определяет процент отклонений фактической себестоимости заготовленных материальных ценностей от их стоимости по учетным ценам (или процент транспортно-заготовительных расходов).
Для хранения материальных ценностей в организациях существует складское хозяйство. В зависимости от видов ценностей, для хранения которых предназначены склады, последние подразделяются на специализированные и общие.
На общих складах находятся материальные ценности, для хранения которых не требуется создания особых условий. Специализированные склады должны быть приспособлены для хранения конкретных видов ценностей.
Все складские помещения должны быть оборудованы противопожарными щитами и иметь достаточное весоизмерительное хозяйство.
Материальные ценности передаются на ответственное хранение материально ответственным лицам, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.
Материально ответственное лицо организует складской учет на складе (в кладовой и других местах хранения) и ведет его ежедневно под постоянным контролем бухгалтерии в карточках складского учета (ф.№ М-17) по каждому сорту, виду и размеру.
Карточки учета материалов бухгалтерия выдает материально ответственным лицам под расписку в регистрационном журнале-реестре. Получив их, материально ответственное лицо заполняет реквизиты, характеризующие место хранения материалов (стеллаж, ячейка и т.д.), в соответствии с материальными ярлыками, прикрепленными к месту хранения.
Существует два варианта дальнейшей организации учета материально ответственными лицами. При первом варианте в конце каждого месяца на основании первичных документов и записей в карточках учета материалов материально ответственные лица составляют отчет о движении материальных ценностей. К отчету прилагаются все первичные документы за месяц. На каждую группу материальных ценностей составляют отдельный отчет. При втором варианте материально ответственное лицо сдает бухгалтеру материального отдела первичные документы. При их приеме-сдаче оформляется реестр приемки-сдачи документов, в котором указываются количество и номера сдаваемых первичных документов каждого наименования раздельно по приходу и расходу.
Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, проверяет правильность отражения реквизитов документов в карточках учета материалов и подтверждает правильность записей своей подписью. С этого момента карточка становится регистром бухгалтерского учета.
Материально ответственное лицо ежемесячно переносит остатки из карточек учета материалов в ведомость учета остатков. Ведомость может открываться в разрезе мест хранения или по материально ответственным лицам. Бухгалтер материального отдела проверяет правильность отражения остатков в количественном выражении и ценит их по учетным ценам.
Глава 2. Организация учета материалов
2.1. Документальное оформление движения ТМЦ
Важной предпосылкой сохранности материальных ценностей и одним из принципов рациональной организации их учета является своевременное и правильное оформление первичными документами хозяйственных операций по движению предметов труда.
Все операции по движению материальных ценностей осуществляют материально ответственные лица (заведующий складом, кладовщик и др.). Руководитель организации, принимая этих лиц на работу, заключает с ними договор о полной материальной ответственности.
Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность материально ответственных лиц определяется действующим законодательством.
Распоряжения главного бухгалтера в части документального оформления операций по движению материальных ценностей, порядка ведения оперативного учета являются обязательными для материально ответственных лиц. Освобождение этих лиц от работы руководитель производит только после сплошной инвентаризации и передачи числящихся за ними материальных ценностей другому лицу.
В зависимости от источников поступления в учете отражаются следующие виды хозяйственных операций с материалами:
- принятие к учету материальных ценностей приобретенных за плату у поставщиков;
- принятие к учету материальных ценностей приобретенных подотчетными лицами в порядке закупки мелких партий за наличный расчет;
- принятие к учету материальных ценностей, изготовленных в цехах собственного производства;
- принятие к учету материальных ценностей в качестве вклада в уставный капитал;
- принятие к учету материальных ценностей приобретенных в порядке обмена на другой товар;
- принятие к учету материальных ценностей полученных от ликвидации основных средств;
- принятие к учету излишков, выявленных в результате инвентаризации и др.
В Федеральном законе "О бухгалтерском учете" и в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, раздел "Документирование хозяйственных операций" приведены основные требования к порядку оформления первичных документов и перенесения из них достоверной информации в бухгалтерскую отчетность.
Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ - один экземпляр, а при ручной обработке - не более двух.
При определении организацией форм первичной учетной документации, которые ей необходимо применять, следует иметь в виду, что в соответствии с совместным постановлением Госкомстата РФ от 29 мая 1998 г. № 57а и Минфина РФ от 18 июня 1998 г. № 27н "Об утверждении Порядка поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации" введение новых форм производится с начала финансового года как элемент учетной политики.
Начиная с 1 января 1999 года, организации обязаны применять унифицированные формы по бухгалтерскому учету.
При использовании типовых документов организация имеет право на включение в них дополнительных реквизитов, учитывающих характер операций, помимо обязательных.
Различают документы однострочные, выписанные на отдельную номенклатурную позицию материалов, и многострочные – на несколько номенклатурных позиций материалов одновременно.
В условиях ручной обработки рекомендуется применять однострочные документы (приходные ордера ф. № М-3), при автоматизации – многострочные (приходные ордера ф. № М-4), которые необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.
Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.