В случае перевода работника на другую работу эта процедура оформляется приказом директора по форме №Т-5.
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, нормативными актами организации, трудовым договором, бухгалтером по расчетам с персоналом «ЗапСибОйл» составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме №Т-6 и утверждается директором организации. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Для оформления и учета направлений работника в командировку, работником отдела кадров заполняется, а директором ООО «ЗапСибОйл» утверждается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме №Т-9 или №Т-9а. А документом удостоверяющем время пребывания работника в служебной командировке является командировочное удостоверение, оформленное по форме №Т-19 работником отдела кадров в одном экземпляре. По окончании командировки, работником бухгалтерии составляется авансовый отчет с помощью бухгалтерской программы «1С Предприятие» на основании документов, подтверждающих произведенные расходы.
ООО «ЗапСибОйл» как работодатель ведет учет фактически отработанного каждым работником предприятия времени по форме №Т-13.
Продолжительность рабочей недели ООО «ЗапСибОйл» пять рабочих дней и составляет 40 часов для всех работников организации, что соответствует законодательству РФ [5]. Выполнение работ сверхурочно допускается только с письменного согласия работника.
Рабочее время накануне нерабочих праздничных дней уменьшается на один час для всех работников организации.
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, исчисляется сумма заработка за месяц и производятся необходимые удержания. Эти расчеты производятся в Расчетно-платежной ведомости форма №Т-49, которая к тому же служит документом для выплаты заработной платы за месяц в лицевой части этой ведомости записывают суммы начисленной заработной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в правой – удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого поименно в ведомости отводят одну строку.
Для выплаты используется Платежная ведомость по форме №Т-53. В ней указываются фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Бухгалтером организации на каждое подразделение оформляется отдельная Платежная ведомость, для упрощения выдачи заработной платы работникам и предоставления данных руководству организации.
Для получения денежных средств на выплату заработной платы в банк предоставляются следующие документы: чек, платежные поручения на перечисления денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в фонды - пенсионный и социального страхования). А также делается запрос в банк о резервировании для фирмы необходимой суммы наличных денег на определенную дату. На основании чека банк выдает организации необходимую сумму денежных средств, а бухгалтером на эту сумму составляется приходный кассовый ордер форма №КО-1. Заработная плата должна быть выдана из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр невыданой заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы заработной платы, не выплаченные в срок, сдаются в банк на расчетный счет. На выданную сумму заработной платы составляется расходные кассовые ордера, по одному на каждую платежную ведомость, форма №КО-2, номера и даты которых проставляются на последней странице ведомости.
Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации работником бухгалтерии, ответственным за начисление и расчет заработной платы ведется Журнал регистрации платежных ведомостей по форме №Т-53а.
Внеплановые авансы, отпускные выплаты, расчет при увольнении и т.п., производят по расходным кассовым ордерам с пометкой «Разовый расчет по заработной плате».
Для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора работником бухгалтерии составляется Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником по форме №Т-61 [18].
При организации учета заработной платы в ООО «ЗапСибОйл» используются соответствующие учетные регистры двух типов:
– хронологические (записи ведутся в последовательности совершения операций, по датам). Ими являются журналы регистрации операций;
– систематические (записи соответствуют системе счетов, т. е. плану счетов бухгалтерского учета, и информация группируется по определенным счетам). Это ведомости, журналы-ордера и т. д.
Расчет сумм, причитающихся к выплате работникам, условно состоит из нескольких этапов:
1) начисление сумм оплаты труда и других выплат работникам предприятия;
2) отражение указанных сумм на счетах бухгалтерского учета;
3) расчет удержаний из заработной платы;
4) расчет сумм начисленных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ с фонда заработной платы;
5) получение наличных на заработную плату в отделении банка;
6) выдача заработной платы;
7) депонирование заработной платы.
Рассмотрим, как производится бухгалтером ООО «ЗапСибОйл» расчет сумм начисленной заработной платы и различных удержаний из нее.
Начисление зарплаты и других видов оплат с одной стороны, определение суммы долга предприятия работникам, а с другой – определение счетов, на которые должна быть отнесена заработная плата и другие виды оплат.
Есть основная и дополнительная зарплата.
Начисление основной заработной платы производится на основании первичных документов: табелей, нарядов и др. По ним ежемесячно составляется ведомость распределения заработной платы.
Дополнительная заработная плата (оплата отпусков, времени выполнения государственных обязанностей и др.) начисляется на основании документов, подтверждающих право работника на оплату за не проработанное время, по среднему заработку.
Размер среднего заработка Зср рассчитывается по формуле (2.1).
Зср = ДЗср х Кдн, (2.1)
где ДЗср - средний дневной заработок,
Кдн - количество рабочих дней в периоде, подлежащих оплате.
При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты [4].
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние двенадцать календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляется по следующей формуле:
Если весь расчетный период отработан полностью и отпуск установлен в календарных днях, то по формуле (2.2).
ДЗср = ЗП / (12 * 29,4), (2.2)
где ЗП – сумма начисленной зарплаты в расчетном периоде, руб.,
12 – число календарных месяцев в расчетном периоде,
29,4 – среднемесячное число календарных дней, дни.
В остальных случаях (кроме оплаты отпуска и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск) средний дневной заработок определяется по формуле (2.3).
ДЗср = ЗП / Крдн, (2.3)
где ЗП – сумма начисленной зарплаты в расчетном периоде, руб.,
Крдн – количество рабочих дней в расчетном периоде, установленное по календарю 5-дневной рабочей недели.
Расчетным периодом являются двенадцать календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа) предшествующих событию, или двенадцать последних отработанных календарных месяца, если работник не работал в расчетном периоде. Из расчетного периода исключаются нерабочие праздничные дни, установленные законодательством РФ.
Из расчетного периода исключается время, а также выплаченные суммы, когда:
– работнику выплачивается или сохраняется средний заработок по законам РФ;
– работник получал пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам;
– работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты;
– работник не работал в связи с приостановкой деятельности предприятия.
Квартальные премии включаются в подсчет среднего заработка в размере 1/3, месячные – не более одной за месяц, годовые - в размере 1/12 за каждый месяц.
Если время в расчетном периоде отработано не полностью, то премии учитываются пропорционально отработанному времени.
Во всех ситуациях, если работником полностью отработано время в расчетном периоде: ЗП не менее Змин, где Змин - минимальный размер оплаты труда.
Выплаты, учитываемые в расчетном периоде для исчисления среднего заработка [14], увеличиваются на коэффициент повышения тарифных ставок (окладов) при увеличении минимального размера оплаты труда в соответствии с законом, если изменения произошли: