Норма рабочего времени за определенные периоды (неделя, месяц, квартал, год) исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье, исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены): при 40-часовой рабочей неделе – 8 ч., в предпраздничные дни – 7 ч.; при продолжительности рабочей недели менее 40 ч. – количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней (накануне праздничных дней в этом случае рабочее время не сокращается).
Ежедневный учет рабочего времени ведется на тех предприятиях и видах работ, где труд работающих строго регламентирован в течение рабочего дня и не связан с круглосуточный работой. При этом работа может быть организована в одну, две или три смены, по режиму пяти или шестидневной рабочей недели.
Контроль за своевременным началом и окончанием работы может быть организован по одной из следующих систем: карточной – с помощью контрольных часов; жетонной – с применением табельных жетонов или марок; пропускной – посредством сдачи пропусков в проходной предприятия; рапорно-ведомостной – с использованием рапортов или табельных ведомостей, составляемых начальниками цехов, участков, отделов, производителями работ, мастерами, бригадирами; с помощью контрольно-пропускных устройств.
При невозможности организовать работу в условиях пяти – или шестидневной рабочей недели, применяется суммированный учет рабочего времени. При таком учете ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может в определенных границах отклоняться от установленной законом продолжительности рабочего дня или рабочей недели, но с условием, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала нормального числа рабочих часов за месяц.
Рабочее время всех работников предприятия учитывают в таких первичных документах, как «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» и «Табель учета использования рабочего времени». Во втором случае в табеле отражается только учет использования рабочего времени, а заработная плата начисляется в расчетно-платежных ведомостях.
Для облегчения составления статистической отчетности по труду в табеле фамилии работников располагают по категориям: рабочие, руководители, специалисты и служащие. Включение работников в табеле и исключение из него могут производиться на основании приказа о приеме на работу, перемещении или увольнении.
Табель учета использования рабочего времени ведется в разрезе структурных подразделений предприятия. За каждое число месяца в табеле указывают часы, фактически отработанные в урочное и сверхурочное время, в праздничные дни, часы ночной работы, часы недоработки и неявок с обозначением их причин в соответствии с отраслевым перечнем видов затрат рабочего времени и причин отсутствия на работе. Например, выходные дни отмечают буквой «Е», а отпуск – буквой «О», ночные часы работы – буквой «Н» и т.д.
Если время работы приходится на два числа, то запись делают в двух графах: в одной – от начала дежурства (работы) до 24 ч. и в другой – с 0 ч. до окончания работы. Часы работы в ночное время (с 22 до 6 ч. утра) в табеле показывают дробью. При этом в числителе проставляют общее число часов работы, в знаменателе – в том числе часы работы в ночное время (например, 8/Н-6).
В случаях, когда работник часть рабочего дня отсутствовал по той или иной причине, в табеле в графе этого дня также проставляют дробь: в числителе указывают число отработанных часов, в знаменателе – число часов отсутствия на работе и условное обозначение причины отсутствия.
Табель можно вести не только способом сплошной регистрации использования рабочего времени, но и регистрации в нем одних лишь отклонений от нормального рабочего дня, когда указываются часы и условия обозначения неявок, опозданий, простоев, сверхурочной работы и т.д. Однако при любом способе табельного учета отклонения в использовании рабочего времени, подлежащие оплате, должны быть оформлены специальными оправдательными документами: приказами на командировку, листками о временной нетрудоспособности, о простое, списком лиц, работавших сверхурочно, справками и т.п. После отметки в табеле эти документы предают в бухгалтерию для ведения расчетов с работниками предприятия.
По окончании месяца в табеле подсчитывают и проставляют по каждому работнику дни и часы фактической работы, дни неявок, праздничные и выходные дни, часы ночной и сверхурочной работы. Табель составляют в одном экземпляре табельщик, нарядчик, дежурный по депо, мастер цеха или лицо, на это уполномоченное.
Оформленные табели учета использования рабочего времени передают в бухгалтерию два раза в месяц для расчета оплаты труда, корректировки сумм аванса и контроля, за правильностью расчетов с персоналом.
Сверхурочные работы допускаются законодательством в исключительных случаях. Время сверхурочной работы учитывают на основании списка лиц, работавших сверхурочно. Такой список заполняет мастер (бригадир) на всех работников, основное время которых учитывается в табеле. Согласно списку, подписанному руководителем подразделения, в табеле учета использования рабочего времени делается отметка по числам месяца об отработанных каждым работником сверхурочных часах.
Сверхурочные часы работы локомотивных бригад определяют по картам учета рабочего времени и выработки, а членов поездных бригад пассажирских поездов – по маршрутам. Количество сверхурочных часов выявляют по окончании месяца сравнением фактически отработанных часов с нормой.
Время простоя рабочих учитывают на основании листков о простое. Такие листки заполняют независимо от применяемой формы оплаты труда, если в течение части смены или всей смены у рабочих был простой. Листок выписывается при возникновении в цехе или бригаде первого в течение месяца случая простоя. Все последующие случаи записывают в том же листок. По окончании месяца листок используют для отметки времени простоя в табеле.
Использование рабочих во время простоя на других работах оформляют выдачей им разовых нарядов на сдельные или повременные работы. Время выполнения этих работ в листок о простое не включается, а в наряде делается надпись «В связи с простоем».
При сдельной форме оплаты труда, помимо фактического времени работы, устанавливаемого по табелю, маршруту, графику, обязательно определяют нормированное время. Его рассчитывают умножением нормы времени, предусмотренной на обработку детали, выполнение работы, на количество обработанных деталей, выполненных работ. Нормированное время указывают во всех документах, которыми оформляется выполнение сдельных работ.
Выработка характеризуется количеством произведенной продукции, выполненных работ или услуг за определенный период времени (смену, месяц) индивидуальным работником или группой (бригадой). Она является основным элементом в подсчете заработка при сдельной форме оплаты труда. Учет выработки необходим также для контроля за выполнением заданий, установленных бригадам, цехам, участкам, для оперативного управления и регулирования производством.
При повременной форме оплаты труда сведения о выработке также используются для начисления заработка и доплат, связанных с выполнением нормированных заданий и премированием за снижение трудоемкости работ и роста производительности труда.
Методы учета выработки зависят от характера производства, формы организации и оплаты труда. Основными из них являются пооперационный метод и метод учета выработки по конечному результату. Эти методы различаются применяемыми формами первичных документов, порядком их выписки, способами подсчета выработки и определения заработка.
Учет выработки по пооперационному методу предусматривает получение информации об индивидуальной выработке отдельного рабочего после выполнения им определенной операции или вида работ. Наиболее распространенным документом в этой системе является наряд на сдельные работы. На железнодорожном транспорте для учета специфики выполняемых работ применяют различные формы нарядов.
Основанием для выписки наряда являются технологическая карта по видам работ, действующие нормы и расценки. В наряде указывают дату выдачи, номер наряда, фамилию и табельный номер работника, выработку в натуральном выражении, норму времени (выработки) и сдельную расценку.
После выполнения задания мастер или бригадир отражает в наряде фактическую выработку и подтверждает своей подписью. Затем наряд передается нормировщику для проверки правильности использованных норм и расценок. Нормировщик подписывает оформленный наряд и передает его в бухгалтерию для начисления заработной платы. Если работа по наряду до конца месяца не завершена, то определяется степень ее выполнения и оценивается только ее фактически выполненная часть. На незаконченную часть работы для ее продолжения в следующем месяце выписывают новый наряд.
Применение индивидуальных нарядов связано с выпиской большого числа первичных документов, что заметно усложняет учет, повышает его трудоемкость. Во многих случаях вместо индивидуальных нарядов используются накопительные наряды и ведомости на выполнение сдельных работ, которые открываются на срок от 5 до 30 дней. Особенно эффективно применение накопительных документов для рабочих, за которыми закреплено выполнение однородных операций в течение определенного времени.
Коллективные формы организации и оплаты труда позволили перейти к учету бригадной выработки, что значительно сократило объем выписываемой и обрабатываемой первичной информации, сделало более действенным контроль за соответствием выработки начисленной заработной плате. При этой форме организации труда за группой рабочих (бригада, цех и т.п.) закрепляется единое производственное задание, устанавливается коллективная ответственность, и оплата труда производится исходя из количества выполненной конечной продукции (работы).