Выдачу наличных денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером (ф. № КО-2). В нем указывают: кому, на какие цели или за что выданы деньги, сумму, дату. Расходный кассовый ордер выписывает бухгалтерия, как правило, на основании заявления получателя, которое заполняется на оборотной сторонеордера. Заявление визирует, т. е. делает разрешительную надпись, руководитель предприятия. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Лицо, получившее деньги, также расписывается в ордере. Деньги по расходному кассовому ордеру выдают только в день его выписки. Не разрешается выдача расходного кассового ордера для получения денег из кассы на руки непосредственно получателю.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир должен тщательно проверить правильность его оформления, наличие и подлинность подписей руководителя хозяйства и главного бухгалтера, наличие перечисленных в документе приложений. При несоблюдении хотя бы одного из этих требований ордер к оплате не принимается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует от получателя предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Номер документа, место и дату его выдачи отмечают в расходном кассовом ордере. Если деньги выплачивают по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру.
Все кассовые документы заполняют чернилами или пастой четко, ясно, без каких-либо помарок или исправлений. Исправления (даже оговоренные) в кассовых документах не допускаются. Приходные и расходные кассовые ордера в бухгалтерии нумеруют раздельно в порядковой последовательности от начала до конца года.
4.2 Аналитический учёт.
Все приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до подачи в кассу регистрируют в бухгалтерии в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал, как правило, открывают раздельно на приходные и расходные кассовые документы. При небольшом числе кассовых операций можно регистрировать ордера в одном журнале, выделяя самостоятельные разделы для приходных и расходных кассовых ордеров. Журнал может использоваться несколько лет, но порядковые номера для кассовых ордеров устанавливают с начала года.
На все кассовые документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, после их исполнения кассир ставит специальный штамп или надпись: "Получено" - на приходных документах и "Оплачено" - на расходных документах с указанием даты (число, месяц, год).
Деньги из кассы выдают также на основании платежных ведомостей при выплате заработной платы (приложение № 7). Расходный кассовый ордер оформляют (или наложение штампа) на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы (оплаты труда). Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп или делает отметку от руки "Депонировано". На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию
Ведение кассовой книги. Отчет кассира .
Движение денег в кассе кассир учитывает в кассовой книге типовой формы.(приложение № 8) В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день.
Записи в кассовой книге делают в двух экземплярах (через копировальную бумагу). Второй (отрывной) экземпляр кассир после выведения результатов за день передает в бухгалтерию в качестве отчета о кассовых операциях за день. К отчету прилагаются все поступившие в кассу за день документы. При небольшом объеме кассовых операций допускается сдача отчетов за несколько дней, но не реже одного раза в три — пять дней.
4.3 Синтетический учёт.
Движение денег по кассе в системе бухгалтерских счетов учитывается на активном счете 50 "Касса". Счет 50 имеет три субсчета: 50-1 "Касса организации", 50-2 "Операционная касса", 50-3 "Денежные документы".
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются наличные денежные средства в кассе организации. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассе товарных контор и других организаций на транспорте.
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение.
Рассмотрим порядок учета по субсчетам 50-1 и 50-3 счета"Касса".
По дебету субсчета 50-1 отражается поступление денег в кассу. В зависимости от каналов поступления денег корреспондирующими счетами могут быть: расчетный счет, прочие счета денежных средств в банке, счета учета расчетов, кредитов банка и т.п. Приведем отдельные операции по поступлению денежных средств в кассу.
1.Поступили деньги в кассу за тракторные услуги:
дебет счета 50.1 "Касса"
кредит счета 76.5 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
2. Поступили деньги в кассу с расчетного счета:
дебет счета 50 "Касса", субсчет 1
кредит счета 51 "Расчетный счет".
3.Оприходованы деньги, полученные в возврат от подотчетных лиц:
дебет счета 50 "Касса", субсчет 1
кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
4.Поступили деньги в кассу в порядке краткосрочного кредита:
дебет счета 50 "Касса"
кредит счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам".
5.Поступили деньги в кассу со специальных счетов в банке:
дебет счета 50 "Касса", субсчет 1
кредит счета 55 "Специальные счета в банках".
по кредиту субсчета 50-1 "Касса"
6. Поступили деньги в кассу от Колесникова Сергея Ивановича за комбикорм (приложение№9):
дебет счета 50.1 "Касса"
кредит счета 62.1 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
7.Оприходованы деньги, полученные от клиентов столовой за питание (приложение № 10):
дебет счета 50.1 "Касса"
кредит счета 62.1 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
По кредиту субсчета 50-1 "Касса" отражается расход наличных денег. В зависимости от того, на какие цели выданы или израсходованы деньги из кассы, корреспондирующими счетами могут быть: счета учета затрат, счета учета расчетов с рабочими и служащими, счета учета расчетов с дебиторами и кредиторами, счета учета денежных средств в банке и другие счета. Приведем операции по выдаче денежных средств из кассы.
1. Оплачены из кассы мелкие общехозяйственные расходы:
дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы"
кредит счета 50 "Касса", субсчет 1.
2.Внесены деньги из кассы на расчетный счет в банке:
дебет счета 51 "Расчетные счета"
кредит счета 50 "Касса", субсчет 1.
3. Внесены деньги из кассы на погашение задолженности по краткосрочным кредитам:
дебет счета 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам"
кредит счета 50 "Касса", субсчет 1.
4.Выдана заработная плата рабочим и служащим ООО «АМКК – Верный путь» (приложение № 11):
дебет счета 70.1 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
кредит счета 50.1 "Касса"
5.Выданы деньги Герасименко Василию Ивановичу в подотчет (приложение № 12):
дебет счета 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами"
кредит счета 50.1 "Касса"
По субсчету 50-3 учитывают средства, вложенные в различные денежные документы: почтовые марки, оплаченные проездные билеты и талоны, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и др.Денежные документы наряду с денежной наличностью хранятся в кассе хозяйства, поэтому учитываются на этом счете. При их приобретении делается запись по дебету счета 50, субсчет 3, и кредиту соответствующего счета по учету денежных средств или расчетов (счета 51, 76, 69 и др.). При их расходовании или реализации делается запись по кредиту счета 50, субсчет 3, и дебету разных счетов в зависимости от направления: 26 "Общехозяйственные расходы" - при использовании марок, 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" - при реализации путевок и др.
Учет поступления денежных документов и их списания, как правило, оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров, так как денежные документы, как и все другие ценности хранятся в кассе. Аналитический учет ведется в специальной книге учета денежных документов либо в отдельном разделе кассовой книги, на каждый вид денежных документов открывается разворот книги.
От денежных документов следует отличать бланки строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки ценных бумаг, удостоверений, дипломов, доверенностей, абонементов, товаросопроводительных документов и т. п. Бланки строгой отчетности, находящиеся на хранении и выданные под отчет, учитывают на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет строится отдельно по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их нахождения в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности. При проверке наличия соответствующих бланков составляют акт проверки наличия бланков строгой отчетности. Их использование и списание оформляют актом на списание использованных бланков строгой отчетности. Выдачу бланков строгой отчетности фиксируют в специальной карточке-справке по выданным и использованным бланкам строгой отчетности. Все указанные документы являются в своем большинстве формами оперативно-технического учета, и в системном бухгалтерском учете движение бланков строгой отчетности в отличие от денежных документов на счете 50 (либо на другом счете, кроме забалансового счета 006) не отражается.