Записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.
Если в рабочей документации используются условные обозначения (символы), то такие обозначения (символы) должны быть объяснены.
По окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче в архив аудиторской организации для обязательного хранения.
Рабочая документация должна храниться скомплектованной в отдельные для каждого аудита папки («файлы»).Система расположения документов в папках устанавливается аудиторской организацией. Рабочая документация хранится в сброшюрованном виде.
Сохранность рабочей документации, оформление и передача ее в архив относятся к компетенции руководителя аудиторской организации или лица, им уполномоченного.
К рабочей документации, фиксирующей проводимый или проведенный аудит, работники аудиторской организации, не занятые аудитом данного экономического субъекта, как правило, не допускаются.
Рабочая документация хранится в архиве аудиторской организации не менее пяти лет.
В случае пропажи или порчи рабочей документации руководитель аудиторской организации должен назначить служебное расследование, результаты которого оформляются соответствующим актом.
Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках - так называемых досье на клиента. Досье разделяют на текущие, постоянные и специальные.
Текущее досье содержит все документы и материалы, собранные в ходе аудиторской проверки, вопросы и проблемы, перенесенные из предыдущего аудита, а также те, на которые следует обратить внимание в последующем аудите.
Текущее досье должно содержать все сведения, необходимые и достаточные для:
составления аудиторского заключения по результатам аудита, проведенного аудиторской фирмой;
подтверждения того, что аудит проведен аудиторской фирмой в соответствии с нормативными актами, регулирующими аудиторскую деятельность в Российской Федерации;
осуществления аудиторской фирмой контроля за ходом аудита;
планирования аудита аудиторской фирмой.
Рабочие документы должны содержать записи о планировании аудита, характере, времени проведения и объеме выполненных процедур, а также выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.
Все существенные вопросы, требующие профессиональной оценки, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, подлежат отражению в рабочих документах.
Постоянное досье, как правило, содержит информацию, важную для аудита в течение длительного времени:
1) организационную информацию, установленную законом: данные об акционерах; данные о директорах; данные о секретаре; местонахождение органа управления делами; копии устава, учредительного договора, свидетельства о регистрации;
2) информацию о предприятии и его деятельности: основные виды деятельности и размещение дочерних предприятий и филиалов; конкретное законодательство и правила; данные о создании и функционировании предприятия; сводку прошлых результатов; характеристику основного персонала; описание особенностей бухгалтерского учета и внутреннего контроля; схемы организации управления; схемы последовательности операций;
3) подробности договора о сотрудничестве: копии договоров о проведении аудиторской проверки и выполнении других работ; подробности особых требований к аудиту; подробности неаудиторских услуг;
4) информацию для аудита: контакты клиента; банковскую информацию; информацию о юристах; основной аудиторский персонал; адреса мест проведения аудита;
5) важные соглашения: торговые договоры; договоры о продаже в рассрочку или аренде; договоры о ссудах;
6) информацию об особенностях налогообложения клиента.
Специальные досье - это, например, досье менеджера, в котором содержатся документы, отражающие решение организационных вопросов аудита, взаимоотношения с руководством экономического субъекта и третьими лицами и т.п., или другая специальная информация; специальные постановления, указы; налоговая документация; данные по соблюдению законодательства и т.п.
7.8. Искажения бухгалтерской отчетности *
* Правилом (стандартом) аудиторской деятельности в Российской Федерации «Действия аудитора при выявлении искажений бухгалтерской отчетности» определены действия аудиторской фирмы или самостоятельного аудитора при выявлении в процессе аудита искажений бухгалтерской отчетности проверяемого экономического субъекта, влияющих на достоверность отчетности.
Искажение бухгалтерской отчетности бывает преднамеренным и непреднамеренным.
Преднамеренное искажение бухгалтерской отчетности - это результат преднамеренных действий (или бездействия) персонала проверяемого экономического субъекта в корыстных целях для введения в заблуждение пользователей бухгалтерской отчетности. Вместе с тем аудитору следует учитывать, что вывод о преднамеренных действиях (или бездействии) персонала экономического субъекта, ведущих к появлению искажений в бухгалтерской отчетности, может быть сделан только уполномоченным на то органом.
Непреднамеренное искажение бухгалтерской отчетности - это результат непреднамеренных действий (или бездействия) персонала проверяемого экономического субъекта, который может быть следствием арифметических или логических ошибок в учетных записях, ошибок в расчетах, недосмотра в полноте учета, неправильного отражения в учете фактов хозяйственной деятельности, наличия и состояния имущества.
Как преднамеренное, так и непреднамеренное искажение бухгалтерской отчетности может быть у проверяемого экономического субъекта существенным (т.е. оказывающим настолько сильное влияние на достоверность его бухгалтерской отчетности, что квалифицированный пользователь отчетности может сделать на ее основе ошибочные выводы или принять ошибочные решения) или несущественным.
В процессе аудита аудиторской организации следует оценить риск появления и риск необнаружения искажений бухгалтерской отчетности. При этом аудиторская организация должна учитывать наличие определенных факторов, способствующих повышению риска появления как преднамеренных, так и непреднамеренных искажений.
К факторам внутрихозяйственной деятельности экономического субъекта, способствующим появлению искажений, относятся:
значительные финансовые вложения в кризисные отрасли экономики;
несоответствие величины оборотных средств быстрому росту объемов продаж (производства) экономического субъекта или значительному снижению прибыли;
зависимость экономического субъекта в определенный период от одного (нескольких) заказчика или поставщика;
изменения в практике договорных отношений или в учетной политике, которые ведут к значительному изменению величины прибыли;
нетипичные сделки экономического субъекта, особенно в период окончания года, которые существенно влияют на величину финансовых показателей;
наличие платежей за услуги, которые явно не соответствуют предоставленным услугам;
особенности организационно-управленческой структуры экономического субъекта, наличие недостатков в данной структуре;
особенности структуры капитала и распределения прибыли;
отклонения от установленных правил в ведении бухгалтерского учета и организации подготовки бухгалтерской отчетности.
К факторам, отражающим особенности состояния конкретной отрасли финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта и экономики страны в целом, способствующие появлению искажений, относятся:
состояние отрасли экономики и экономики страны в целом - кризис, депрессия или подъем;
возрастание возможности возникновения несостоятельности (банкротства) экономического субъекта в связи с кризисным состоянием отрасли;
особенности производственной деятельности экономического субъекта, технологические особенности производства.
При проведении аудиторской проверки, в том числе при планировании аудита, аудиторская организация должна учитывать возможное наличие искажений бухгалтерской отчетности проверяемого экономического субъекта. Исходя из этого аудиторская организация разрабатывает аудиторские процедуры и оценивает риск искажений бухгалтерской отчетности. В то же время аудиторской организации не следует в процессе аудита специально вести поиск фактов, указывающих на наличие искажений бухгалтерской отчетности.
В случае выявления искажений аудиторская организация должна оценить их влияние на достоверность проверяемой отчетности во всех существенных отношениях.
Выявленные в процессе аудита факты искажений бухгалтерской отчетности аудиторской организации подробно отражаются в рабочей документации, оформленной в установленном порядке. Аудиторская организация должна включить сведения о выявленных искажениях в аудиторское заключение о бухгалтерской отчетности при проведении обязательного аудита или в отчет аудитора при проведении инициативного аудита различной целевой направленности.
Аудиторская организация ответственна за выражение объективного и обоснованного мнения о достоверности бухгалтерской отчетности, представленного в письменном виде в аудиторском заключении и (или) отчете руководству проверяемого экономического субъекта, а также за несоблюдение конфиденциальности коммерческой информации экономического субъекта (за исключением случаев, прямо предусмотренных действующим законодательством).
Условия или события, увеличивающие риск искажений бухгалтерской отчетности экономического субъекта, делятся на несколько групп:
1. Целостность или компетентность управленческого персонала.