Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Периодическое проведение инвентаризации объектов бухгалтерского учета обеспечивает достоверность учетной совокупности. Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия и состояния имущества и обязательств организации, сопоставление их с данными бухгалтерского учета, а при выявлении расхождений - приведение последних в соответствие с фактическими величинами.
В учетной политике организации приводится порядок проведения инвентаризации:
- количество инвентаризаций в отчетном году;
- даты проведения инвентаризаций;
- перечень имущества и обязательств, наличие, состояние и оценка которых проверяется при каждой инвентаризации;
- порядок урегулирования выявленных расхождений и др.
Кроме этого, в учетной политике фиксируется порядок обязательных инвентаризаций в соответствии с законодательством:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже и других подобных случаях;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях.
Результаты инвентаризаций по приказу руководителя об учетной политике должны быть отражены в бухгалтерском учете и отчетности того месяца и года, в котором была закончена инвентаризация.
Правила документооборота устанавливаются для упорядочения работы по созданию, контролю и использованию в бухгалтерской деятельности первичных учетных документов, своевременности формирования данных бухгалтерской отчетности. Для этого формируется график документооборота как составной элемент учетной политики организации, который входит в нее и утверждается руководителем. Он представляется в виде схемы и включает перечень работ по составлению, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации и всеми исполнителями соответствующих работ с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения.
График документооборота формируется в соответствии с требованиями, содержащимися в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, способствовать улучшению всей учетной работы и усилению контрольных функций бухгалтерского учета.
Работники организации должны составлять и представлять документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их оформления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.
Контроль за соблюдением графика исполнителями работ ведет главный бухгалтер организации, а ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Общими требованиями к документообороту являются:
1) составление первичного документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями его оформления;
2) передача документов в бухгалтерию для контроля за своевременностью и полнотой сдачи для учетной обработки;
3) проверка бухгалтерией принятых первичных документов:
- по форме в соответствии с требованиями полноты и правильности оформления, заполнения обязательных реквизитов;
- по существу в соответствии с требованиями законности хозяйственных операций, логической увязки отдельных показателей документов, правильности арифметических подсчетов;
4) обработка документов в бухгалтерии:
- таксировка (расценка);
- группировка документов, однородных по экономическому содержанию;
- контировка, представляющая собой указание в первичном учетном документе корреспонденции счетов по операциям, вытекающим из содержания документа;
5) сдача первичных учетных документов в архив после составления на их основании учетных регистров.
Технология обработки учетной информации в составе организационно-технологического аспекта учетной политики представляет совокупность средств обработки учетной информации. Состав такого оборудования определяет уровень и степень охвата выполняемых учетных процессов средствами автоматизации, качественную совокупность применяемых программных продуктов, используемые формы бухгалтерского учета.
Выбор программных продуктов для применения в учетном процессе должен основываться на следующих их возможностях:
- формирования регистров бухгалтерского учета типовых и произвольных форм и воспроизводства их в печатном и визуальном виде;
- составления, обработки и контроля первичных учетных документов типовых форм и форм, утвержденных в учетной политике организации;
- накапливания итогов и производства расчетов (процентов, сумм амортизации, курсовых разниц и др.) для формирования необходимой учетной информации;
- использования данных, полученных и обобщенных в предшествующих отчетных периодах и др.
Отмеченные условия функционирования бухгалтерской службы являются основанием для организации учетной работы на предприятии: выбора структуры бухгалтерского подразделения, выделения участков учетной работы, подчиненности специалистов и др.
Порядок контроля за хозяйственными операциями, определяемый в учетной политике, включает содержательную проверку, которая ведется по существу хозяйственных операций, оформленных первичными учетными документами и отраженных впоследствии в регистрах бухгалтерского учета, с позиций законности, экономической целесообразности, соответствия принципам, требованиям и правилам бухгалтерского учета. Последующий контроль ведется в соответствии с установленными учетной политикой правилами с назначением ответственных за контрольные действия и выделением центров (точек) контроля за всеми стадиями технологического процесса обработки учетной информации.
В отношении основных средств в учетной политике организации отражаются следующие элементы:
- порядок принятия к учету объектов основных средств, состоящих из нескольких частей;
- стоимостной лимит отнесения актива к основным средствам или к МПЗ;
- способы принятия к учету объектов ОС, подлежащих обязательной государственной регистрации;
- способы начисления амортизации основных средств;
- сроки полезного использования основных средств;
- переоценка основных средств;
- порядок отражения в учете расходов на ремонт ОС.
В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету ''Учет основных средств'' (ПБУ 6/01), утвержденным Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2001 № 26н, при принятии актива к бухгалтерскому учету в качестве основных средств организация признает его инвентарным объектом и определяет срок его полезного использования. При этом в случае наличия у одного объекта нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.
Актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:
а) объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для управленческих нужд организации;
б) объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
в) организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
г) объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.
Активы, в отношении которых выполняются условия, указанные выше, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20000 рублей за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов. В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением.
Первая группа объектов ОС подлежащих обязательной государственной регистрации - транспортные средства, которые необходимо регистрировать в ГАИ. Транспортные средства принимаются на учет по дебету счета 01 на дату перехода права собственности при условии, что они уже готовы к эксплуатации.
Вторая группа объектов ОС подлежащих обязательной государственной регистрации - объекты недвижимости. Принять такие активы на учет можно только по дате получения свидетельства о государственной регистрации права собственности.
Пункт 18 ПБУ 6/01 устанавливает способы начисления амортизационных отчислений. Предполагается использовать четыре способа:
- линейный способ;
- способ уменьшаемого остатка;