Подчистки и исправления в банковских документах не допускаются. Документы на перечисление и выдачу средств с расчетного счета должны иметь первую и вторую подпись владельца счета с проставлением на документах круглой печати, которые банк до перечисления или выдачи денег сверяет с имеющимися у него образцами. В целях контроля за расходованием средств по целевому назначению ОАО «8 Марта» в тексте платежных документов и на оборотной стороне денежных чеков обязательно указывает, для какой цели он перечисляет или получает денежные средства.
Для получения наличных денег в банке ОАО «8 Марта» открывает чековую книжку. Она хранится в сейфе у главного бухгалтера. Порядок ее заполнения и пользования установлен банком и изложен на обратной стороне обложки.
Для контроля за фактами совершения операций по расчетному счету банк выдает ОАО «8 Марта» в согласованные с ней сроки и в обязательном порядке на каждое первое число месяца выписки из расчетного счета. Все записи банка в выписке подтверждаются первичными документами. Работники бухгалтерии после подбора к выпискам банкам оправдательных документов проверяют законность и правильность совершенных банком операций по движению средств на расчетном счете.
На первичных документах и выписке производятся отметки хозяйственных операций по корреспондирующим счетам, которые используются для последующих записей в регистрах бухгалтерского учета ОАО «8 Марта». При этом бухгалтерские записи составляются в тех суммах, в которых они приведены в выписке банка, а суммы, ошибочно зачисленные или списанные банком, относятся на счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 3 «Расчеты по претензиям». ОАО «8 Марта» в установленные сроки письменно сообщает учреждению банка об обнаруженных суммах, ошибочно проведенных по текущему счету.
Для получения информации о движении средств на текущем счете в ОАО «8 Марта» используется счет 51 «Расчетный счет». По дебету счета отражается поступление денежных средств в корреспонденции с кредитом счетов для учета денежных средств, расчетов, реализации. По кредиту счета отражается списание денежных средств с расчетного счета ОАО «8 Марта» в корреспонденции с дебетом счетов для учета денежных средств, расчетов. Сальдо указанного счета характеризует наличие свободных денежных средств на счете и может быть только дебетовым.
Учет денежных средств на расчетном счете ведется ежедневно в оборотной ведомости по документам счета в разрезе контрагентов (Приложение 33), в последующем эти данные группируются в свод по расчетному счету (Приложение 34).
В конце месяца движение денежных средств по счету 51 «Расчетный счет» оформляется журналом-ордером №2 (Приложение 35) и ведомостью В-2 (Приложение 36).
Учет расчетов с поставщиками и покупателями
Расчеты за товары и оказанные услуги с поставщиками в ОАО «8 Марта» осуществляются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
На основании товарных отчетов и приложенных к ним документов, подтверждающих получение товаров, начисляется долг поставщику по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с дебетованием счетов и субсчетов:
41 «Товары», 10 «Материалы» - на отпускную стоимость фактически принятых товарно-материальных ценностей;
18/3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам»;
18/4 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, ввезенным из Российской Федерации»;
44 «Расходы на реализацию» - на стоимость транспортных расходов за счет покупателя, покупную стоимость недостающих товаров в пределах установленных норм естественной убыли в пути;
76/3 «Расчеты по претензиям» - по предъявленным претензиям (на покупную стоимость недостающих товаров, выявленных при их приемке по вине поставщика или транспортной организации).
На основании выписок банка и приложенных к ним документов, подтверждающих оплату долга поставщика, дебетуется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Дебетовое сальдо по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» означает, что оплата поставщику произведена, но товары находятся еще в пути и не оприходованы материально-ответственными работниками ОАО «8 Марта». В таких случаях возникает необходимость обеспечивать бухгалтерский контроль за поступлением товаров, полным и своевременным их оприходованием материально-ответственными лицами.
Кредитовое сальдо указывает, что товары оприходованы, но оплата поставщику еще не произведена. При наличии кредитового сальдо бухгалтерия ОАО «8 Марта» проводит необходимые мероприятия по перечислению соответствующих денежных средств поставщику.
Расчеты с покупателями ОАО «8 Марта» ведет на активно-пассивном счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
В конце месяца данные по всем покупателям обобщаются в журнале-ордере по кредиту счета 62 (Приложение 37).
Учет расчетов с подотчетными лицами
Наличные деньги под отчет ОАО «8 Марта» выдает на хозяйственные расходы, на расходы, связанные со служебными командировками, и другие цели, когда расчеты невозможно произвести через кассу или в безналичном порядке через учреждение банка.
Подотчетные суммы могут расходоваться только на те цели, которые были оговорены при выдаче денег. Они не могут передаваться от одного работника другому.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели, в соответствии с действующим порядком оплаты служебных командировок. Командированному работнику ОАО «8 Марта» возмещает расходы по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также суточные за время нахождения в командировке.
Выдача наличных денег производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки представить в бухгалтерию ОАО «8 Марта» авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением к нему оправдательных документов (счетов на оплату расходов, денежных чеков или счетов на покупку товаров, инвентаря, квитанций).
К авансовому отчету о расходах по служебной командировке прикладывается командировочное удостоверение с отметками о датах выбытия и возвращения из командировки, прибытия и выбытия в пунктах нахождения командированных работников, заверенное подписями и оттисками печати соответствующих предприятий. В авансовом отчете каждый вид расходов показывается отдельной строкой (проезд, наем жилья, суточные, постельные принадлежности).
Остаток неизрасходованных денег подлежит возврату в кассу ОАО «8 Марта» одновременно с представлением авансового отчета.
Бухгалтерия осуществляет постоянный контроль за выдачей денежных сумм под отчет, правильным их использованием, своевременным поступлением авансовых отчетов и возвратом неиспользованных подотчетных сумм. Остаток неиспользованных подотчетных сумм на конец месяца облагается подоходным налогом.
Учет расчетов по подотчетным суммам осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетуется этот счет на суммы выданных денежных средств с кредитованием счета 50 «Касса».
Кредитуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на суммы фактических расходов по дебету различных счетов: 10 «Материалы», 44 «Расходы на реализацию», 41 «Товары», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
В свою очередь в конце месяца ОАО «8 Марта» составляет журнал-ордер №7 (Приложение 38) на основе которого бухгалтером фабрики составляется справка по счему 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приложение 39).
Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами
Учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами отражает различные по своему экономическому содержанию расчеты ОАО «8 Марта» с другими предприятиями и организациями: за работы и услуги, выполненные учебными заведениями, научными организациями; с транспортными организациями - за железнодорожные и водные перевозки и другие услуги, оплачиваемые чеками; с персоналом торгового предприятия - по депонированным суммам заработной платы. Для учета таких операций используется активно-пассивный счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». К этому счету в ОАО «8 Марта» открыты следующие субсчета:
76/1 «Расчеты с организациями и лицами по исполнительным документам»;
76/2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»;
76/3 «Расчеты по претензиям»;
76/4 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам;
76/5 «Расчеты по депонированным суммам»
76/6 «Расчеты за товары, проданные в кредит».
По кредиту субсчета 76/1 «Расчеты с организациями и лицами по исполнительным документам» отражают начисленные суммы задолженности с одновременным дебетованием счетов: 44 «Расходы на реализацию», 97 «Расходы будущих периодов».
При уплате наличных сумм дебетуется счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и кредитуются счета, учитывающие денежные средства: 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».
Субсчет 76/3 «Расчеты по претензиям» предназначен для учета расчетов по претензиям, которые могут возникнуть в результате безналичных расчетов в ОАО «8 Марта».
Претензии предъявляются непосредственно плательщику в письменном виде и в установленные сроки. Они должны быть обоснованы и надлежащим образом документально оформлены. При необоснованном отказе плательщика от удовлетворения претензии или при отсутствии ответа в установленный срок материалы о взыскании передаются в хозяйственный суд для принудительного взыскания.