Под инвентаризацией понимается установление фактического наличия на определенную дату активов и обязательств организации, а также объектов, учитываемых на забалансовых счетах, в регистрах налогового учета. Инвентаризация производится путем физического пересчета инвентаризируемых объектов, проверки учетных записей, проверки соответствия учетной оценки объектов требованиям нормативных документов по бухгалтерскому учету и внутренних нормативных документов организации, анализа событий в жизни организации для выявления объектов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете и финансовой отчетности, а также путем сопоставления учетных данных с внешней информацией (данными контрагентов, государственных структур, биржевых котировок).
В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств не менее одного раза в год.
При инвентаризации основных средств необходимо:
- проверить полноту и правильность отражения инвентаризируемых объектов в учете,
- проверить фактическое наличие и контроль их сохранности,
- проверить состояние основных средств (их фактического соответствия стандартам по качеству) и условий хранения таких ценностей,
- приведение учетной оценки объектов инвентаризации в соответствие с внешними и внутренними нормативными документами и соответствующими рыночными показателями,
- выявление причин несвоевременного или неверного отражения хозяйственных операций в учете, а также причин осуществления операций, противоречащих положениям государственных нормативных документов и внутренних инструкций и положений организации, если такие операции имели место.
Инвентаризация обеспечивает контроль над сохранностью основных средств, выявление излишков или недостач ценностей, частично или полностью потерявших свое первоначальное качество, устаревших моделей.
Рассмотрим виды инвентаризации. Инвентаризация классифицируется по различным признакам.
В зависимости от времени проведения и роли в хозяйственном процессе различают плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плана (графика) в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости. Например, проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании предприятия,
- при смене материально ответственных лиц,
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества,
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
- при реорганизации или ликвидации организации. [20,с.365]
По полноте охвата объектов инвентаризации подразделяют на полные, частичные, выборочные и сплошные. По способу организации инвентаризационной работы инвентаризации могут делиться на постоянно действующие или на осуществляемые рабочими инвентаризационными комиссиями.
По мнению многих экономистов инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учёта, благодаря чему её контрольные функции в деле сохранности имущества существенно усиливается.
Важное место занимает инвентаризация в процессе осуществления экономического анализа.
Поэтому она выступает одним из методов контроля за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально-ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно-материальных ценностей.
Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. В состав постоянно действующей комиссии входят: руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии); главные бухгалтера; на предприятиях, где выделены учётно-контрольные группы, – руководитель этой группы; начальники структурных подразделений (служб). [21,с.78]
Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несут руководители организаций (предприятий). Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки. Главный бухгалтер совместно с руководителем подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение правил проведения инвентаризаций. Контрольно-инвентаризационные отделы разрабатывают графики инвентаризаций на предприятиях, участвуют в рассмотрении результатов инвентаризаций, под руководством постоянно действующих комиссий контролируют качество проводимых инвентаризаций и выполняют другие поручения.
Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии. На предприятиях, имеющих отделы (секции), а так же кладовые (подсобные помещения), создаются отдельные инвентаризационные комиссии по каждому отделу, секции, кладовой. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя предприятия.
До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы.
В ТОО "Апрель" инвентаризация начинается с издания приказа о проведении годовой инвентаризации, который издается обычно в ноябре месяце отчетного года. Согласно приказу в определенный срок (обычно это начало ноября) необходимо провести инвентаризацию статей баланса за отчетный год.
Приказом по предприятию назначается инвентаризационная комиссия для проведения инвентаризации и оформления материалов. Обычно в состав комиссии входят директор, главный бухгалтер, бухгалтер, заместители директора, председатель профсоюзного комитета, также назначается председатель инвентаризационной комиссии. В приказе оговаривается в какой срок необходимо закончить инвентаризацию.
До начала инвентаризации от каждого материально-ответственного лица или группы лиц берется подписка, которая включена в заголовочную часть формы. Также необходимо проверить наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных описей; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
В задачи инвентаризации входит получение точных данных о фактическом наличии и техническом состоянии основных средств, а также сверка фактического наличия с данными бухгалтерского учета.
Инвентаризационная комиссия составляет "Инвентаризационную опись основных средств". Опись применяется для отражения данных фактического наличия основных средств. В описях должно быть указано полное наименование объектов и даны их технические характеристики.
При инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке производит осмотр объектов и заносит в инвентаризационный описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические и эксплутационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов на право собственности, постоянного пользования земельными участками, водоемами и другими природными ресурсами, находящимися в собственности у субъекта.[22,с.98].
В инвентаризационной описи не допускаются подтирки или подчистки, записи в описях должны производиться ясно и чётко. Исправляются допущенные ошибки во всех экземплярах путём зачёркивания ошибок и написания сверху правильных данных. Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть пронумерованы, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей страницы.
В ТОО "Апрель" имеется несколько участков, которые закреплены за непосредственными материально-ответственными лицами, согласно приказа директора ТОО. С каждым из них заключен договор о полной материальной ответственности по утвержденной форме. (Приложение 4).
В договоре отражены следующие данные:
- предмет договора, где сказано, что работник несет перед работодателем полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность имущества и товарно-материальных запасов, переданных работодателем работнику в связи с выполнением им своих должностных обязанностей;
- обязанности сторон – здесь отражены обязанности работодателя и работника, которому вверены товарно-материальные запасы;
- порядок возмещения ущерба, который в каждом случае определяется работодателем, исходя из размера и характера причиненного ущерба;
- порядок действия договора, где оговорены сроки действия договора на материальную ответственность;