Передача внутренних документов между структурными подразделениями предприятия должна осуществляться через лиц, ответственных за документационное обеспечение соответствующих подразделений с совершением об этом необходимых отметок в регистрационных формах (карточках, книгах, журналах и проч.).
Подготовка чернового варианта текста внутреннего документа производится ответственным исполнителем по указанию должностного лица предприятия, в инициативном порядке либо во исполнение ранее полученного документа.
Редактирование и корректирование чернового варианта документа производится с целью уточнения его структуры и содержания, а также для
выявления и исключения из текста не устранённых ранее ошибок.
Согласование текста документа производится в случае, если изложение тех или иных положений документа требуют письменного выражения мнения. Оформление производится с целью внесения в текст проекта последних уточнений по результатам согласования уточнений.
Проект документа, оформленный надлежащим образом, передаётся для представления на подпись соответствующему лицу предприятия. Подписанный документ передаётся ответственным исполнителем на регистрацию. Контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утверждённой номенклатурой дел предприятия.
Контроль за исполнением документов подразделяется на контроль по существу выполнения поручения и контроль за сроками. Контроль по существу осуществляет руководитель предприятия или уполномоченный им сотрудник. Он заключается в оценке правильности и полноты решения вопроса. Контроль за сроками ведут сотрудники подразделения по делопроизводству или секретарь. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В документах, поступивших от вышестоящих организаций срок обычно указан. Изменение срока испролнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта; индивидуальные – руководителем, который их установил. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения задания, поручения, вопроса, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другогодокументированного подтверждения исполнения.
4.Систематизация и хранение документов.
Использованные в оперативной деятельности предприятия для решения текущих вопросов документы становятся хранителями информации, неоходимость в которой может возникнуть вновь через определенное время. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшая классификация – группировка в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Чтобы правильно сформоровать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В нее включают все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения и других нормативных документах. Важнейшие требования к номенклатуре дел:
- охват всех документов, получаемых и создаваемыхв поцессе деятельности организации;
- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность влючения в дело документов, не соответствующихего содержанию и сроку хранения;
- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Номенклатура предприятия разрабатывается работником, ответственным за организацию работы с документами. Она уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел бывает трех видов: типовая, примерная, конкретная (или индивидуальная).
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный характер.
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел. Конкретная номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации определённом календарном году. Она составляется для обеспечения порядка формирования и учёта дел в организации, намечает группировку исполнительных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основным учётным документом в делопроизводстве.
В ООО «Кенон», как и в любой другой организации есть своя индивидуальная номенклатура дел (приложение 13).
.
Формирование дел – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильные и своевременные распеделение и подшивка документов обеспечивают на только возможность быстрого их поиска, но и сохранность, исключают их потерю. Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в подразделении, ведущем делопроизводство. Формирование дела осуществляют с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях, систематически, ежедневно в течение года.
Признаки доведения дел:
1.Номинативный признак (по названию разновидности документов). Так формируются в дела распорядительные документы, некоторые виды справочно – информационных документов.
2.Авторский признак (по названию авторов документов дела).
3.Корреспондентский признак (по названию корреспондента).
4.Предметно – вопросный признак (в дело группируются разные документы, относящийся к решению одного вопроса).
5.Географический признак (документы разных корреспондентов группируются в дело по территориальной расположенности авторов).
В ООО «Кенон» документы формируются в дела в основном по номинативному признаку.
С целью убыстрения поиска документы в деле располагаются в определённой последовательности:
-в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефонограммы и т.п.
-в порядке алфавита по фамилиям группируются в самостоятельные дела лицевые счета по зарплате, анкеты и т.п.
-по номерам в дела подшиваются накладные, квитанции, и др. документы.
-в вопросно–логической последовательности подшиваются документы с приложениями, дата утверждения или составления которых может не совпадать с датой документа.
При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
1.В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены.
2.Формируют дело из документов одного календарного года. В организациях исключения могут составлять следующие дела: переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год); личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого–либо лица в данной организации).
3.Отдельно в дела группируются документы постоянного и временного сроков хранения.
4.В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.
5.Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.
6.В дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления.
7.Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, оформляются в дела отдельно от остальных документов организации.
Объём дела не должен превышать 250 листов. Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твёрдую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается: название организации; название структурного подразделения; номер дела по номенклатуре дел; заголовки дела по номенклатуре дел; дата (указание года формирования дела); количество листов (сведения заполняются в конце календарного года); срок хранения документов (в соответствии со статьёй перечня).
Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством. Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.