3.Организация и автоматизация работы с документами.
Документооборот предприятия – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Их несвоевременная обработка может привести к отрицательным последствиям, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи материалов для исполнения необходимо уделять большое внимание.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Обычно порядок движения (перемещения) документов предприятия регламентируется: схемой документооборота и маршрутами движения (перемещения) документов; инструкцией по делопроизводству; табелем унифицированных форм документов; положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам предприятия, допущенным к работе с теми или иными документами.
Перечисленные документы, как правило, разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководителем предприятия для установления единого порядка движения документов по соответствующим документационным потокам.
Документация предприятия состоит из трех документопотоков:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Документопотоки различаются по составу, величине, обработке и движению документов.
Документация за год составляет объем документооборота предприятия. Эта величина используется для определения необходимой численности персонала, занимающегося делопроизводством; расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства; оценки загруженности аппарата управления (так как всем его работникам приходится иметь дело с документами).
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяют следующие основные этапы:
- прием и первичная обработка документов;
-предварительное их рассмотрение и распределение;
- регистрация;
- контроль за исполнением;
- информационно-справочная работа;
- отправка.
В крупных предприятиях прием и первичная обработка документов могут осуществляться самостоятельным структурным подразделением ( канцелярия, общий отдел, экспедиция, секретариат и т.д.), а в небольших организациях – отдельным сотрудником. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.
В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему:
- проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылке адресату.
- проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплексность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений об этом сообщают отправителю.
- при получении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковкепередаются по назначению.
- Как правило конверты уничтожают. Сохраняют только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес и др.
- Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату.
- Экспедиция ведет учет всех поступивших документов – на документе проставляется штамп об их получении.
- документы сортируют по структурным подразделениям.
- процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа.
От распределения документов зависит прямоточностьих движения и скорость доставки конкретному исполнителю, то есть оперативность решения вопросов. Эту работу проводит сотрудник специального подразделения, занимающегося делопроизводством, или секретарь. Работник должен хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между их сотрудниками. Его задача – освободить руководителя предприятия от излишнего потока документов по второстепенным вопросам. Обработка, распределение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления. Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, с него снимают копию или устанавливают очередность исполнения.
Регистрация документов – фиксация факта их создания или получения путем присвоения порядковых номеров и записи установленных сведений. Осуществляется с целью учета документов, контроля за их исполнением и проведения справочной работы. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Регистрация документа – это снятие показателей (реквизитов) для создания базы данных учреждения. Из документов выписываютя, как правило, следующие сведения: дата поступления, входящий №, дата документа, индекс документа, автор, заголовок, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения, № дела. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная, автоматизированная электронная.
Исходящие документы – это те документы, которые предприятие направляет другим предприятиям, организациям, учреждениям, Наиболее распространёнными примерами исходящих документов являются:
-документы, адресованные федеральным, территориальным, местным и ведомственным органам управления (доклады об исполнении поступивших ранее на предприятие распоряжений, приказов и т.п.)
-документы, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти (иски, кассации и др.)
-документы, адресованные прочим предприятиям, организациям и учреждениям (например, в порядке согласования содержания того или иного документа, как проекты планов, договоров и др.)
-документы, адресованные партнёрам предприятия в лице других предприятий, организаций и учреждений (деловые письма)
-документы, адресованные общественным организациям или представляющим их общественным деятелям (ответное письмо на обращение, запрос и т.п.)
-документы, адресованные отдельным гражданам (ответное письмо на заявление, жалобу, просьбу и т.п.)
Исходящие документы доставляются адресатам по тем же каналам связи, что и входящие документы.
Каждая организация в процессе своей деятельности создаёт массу различных документов для решения своих внутренних проблем и потребностей.
Исходящие документы. Отправляемые организацией по другим адресам. Имеют следующий порядок прохождения:
-составление проекта документа;
-изготовление документа;
-визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);
-подписание (утверждение) документа;
-регистрация;
-оправка документа адресату.
Проект документа составляется специалистом, способным по своей квалификации разбираться в необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.
После оформления проект документа доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения.
Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату. Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. В ООО «Кенон» все входящие и исходящие документы регистрируются в «Журнале регистрации входящих и исходящих документов» (приложение 12).
Внутренние документы – это документы, циркулирующие исключительно внутри предприятия (между его структурными подразделениями и должностными лицами) и соответственно предназначенные для документирования внутренней деятельности предприятия. Наиболее распространёнными примерами внутренних документов являются приказы (по основной деятельности и по кадрам), а также служебные записки, в том числе: пояснительные записки; докладные записки; информационные записки (меморандумы); аналитические записки; записки о состоянии дел за период времени; записки – расчёты; записки – резюме; записки – разрешения; объяснительные записки; инструкции; правила и др. документы.
Порядок прохождения внутренних документов:
-подготовка предварительного (чернового) варианта;
-редактирование и корректирование чернового варианта текста документа;
-согласование уточнённого варианта текста документа;
-оформление окончательного варианта текста документа;
-утверждение (подписание) документа;
-регистрация документа;
-передача рабочих экземпляров документа соответствующим лицам для руководства в практической деятельности;
-помещение контрольного экземпляра документа в дело;
-последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).