Особенностью разработанных ниже форм внутренней отчетности является то, что в них собирается вся необходимая информация, возникающая в период деятельности организации:
– по факту и месту возникновения какой-либо операции;
– с учетом временного разреза (нарастающим итогом);
– в разбивке по видам ТМЦ, материально-ответственным и подотчетным лицам, а также отдельным договорам и проектам;
– для принятия управленческих решений конкретным руководителем.
В результате на базе бухгалтерской, финансовой и управленческой информации предлагается создать серию взаимосвязанных форм внутренней отчетности, в которых отражаются натурально-вещественные, стоимостные и финансовые показатели, а их подготовкой, обработкой и анализом занимается исключительно служба внутреннего аудита и контроля. В этих целях предлагаем следующий перечень внутренних документов, которые предназначены для директора предприятия и руководителей финансово-экономических служб. Примерная форма этих внутренних отчетных документов представлена в Приложении (числовые данные представляют условный пример).
Эти внутренние формы составляются либо в любой момент времени по мере необходимости, либо по определенному графику:
1. Суточный свод № 1 – остатки по наиболее важным счетам бухгалтерского учета и расчетные коэффициенты (приложение Г). В данном суточном своде содержится агрегированная информация в разбивке по каждому виду деятельности и отдельным подразделениям, включает в себя сведения о состоянии некоторых счетов бухгалтерского учета на конкретную дату и время. Время необходимо указывать потому, что в течение одного и того же дня можно неоднократно получать этот свод и видеть происходящие изменения, осуществлять управленческие воздействия, принимать решения и контролировать их выполнение.
Руководитель предприятия, получая такую информацию, имеет общее представление о:
– остатках текущих активов (денежные средства, запасы, незавершенное производство, задолженность покупателей (если имеется), авансы выданные, прочие активы);
– остатках текущих обязательств;
– величине собственных денежных средств на основе экспресс-анализа финансовой устойчивости;
– размере разницы между текущими активами и текущими обязательствами в целях оценки величины текущих собственных оборотных средств;
– расчетных показателях и коэффициентах: рентабельности активов; рентабельности продаж; уровня дебиторской и кредиторской задолженности; коэффициента автономии; коэффициента соотношения заемных и собственных средств; коэффициента маневренности; коэффициента обеспеченности собственными средствами.
Из рассмотренного перечня показателей, входящих в суточный свод, видно, что вся информация сжата и представлена исключительно общими итогами. Исходя из этого, каждая строка суточного свода может быть далее развернута в самостоятельный баланс, в котором уже содержится динамика, показывающая движение материальных и финансовых ресурсов.
Однако, несмотря на простоту и агрегированность сводного документа, работа с ним требует определенного подготовительного этапа (сроки сдачи документов на обработку и т.п.). Кроме того, при составлении данного отчета вряд ли можно будет избежать некоторых условностей, вследствие чего неизбежны отдельные допущения и погрешности.
2. Сводный суточный отчет № 2 по движению денежных средств. Данная форма внутренней отчетности предназначена для анализа и оценки денежных потоков. В связи с этим все поступления и расходования разбиваются на отдельные статьи, а сам суточный отчет может составляться как по отдельным видам деятельности, так и в целом по предприятию.
Из предлагаемой формы сводного отчета видны источники поступления денежных средств и направления их использования, а также причины появления положительного или отрицательного остатка денежных средств.
3. Сводный отчет № 3 поступления и оплаты ТМЦ, в котором приводится перечень всех ТМЦ, их остатки на начало и конец (текущий день) отчетного периода, их поступление и оплата. Основная задача составления данной формы – выявление остатка задолженности предприятия по тем или иным ТМЦ. Показатели данной таблицы необходимо давать дробью: в числителе – натуральные показатели, а в знаменателе – стоимостные.
4. Сводный отчет № 4 движения ТМЦ по складу сырья и материалов, в котором содержится необходимая информация об остатках ТМЦ на начало и конец отчетного периода по приходу и отпуску ТМЦ, а также приводится весь перечень ТМЦ в разбивке по местам расположения. В результате на основе данной формы оценивается достаточность и оборачиваемость запасов сырья и материалов.
5. Сводный отчет № 5 – сводная таблица производства продукции, в которой дается перечень выращенной в течение отчетного периода продукции, остатки на складе имеющейся продукции, а также объемы производства и отгрузки.
6. Сводный отчет № 6 – сводная таблица отгрузки продукции нацелена на отражение движения дебиторской задолженности и взаимоотношений с покупателями, а сводный отчет № 7 – сводная таблица реализации продукции - раскрывает состояние авансов полученных и их движение. На основе анализа этих двух взаимосвязанных отчетов можно сделать выводы об оборачиваемости дебиторской задолженности и авансов полученных.
7. Сводный отчет № 8 – ведомость учета дебиторов и сводный отчет № 9 – ведомость учета кредиторов необходимы для учета конкретных покупателей в увязке с тем или иным видом продукции, а также конкретного поставщика в увязке с приобретенными ТМЦ и услугами. В соответствии с данными формами отчетности рассчитывается средний срок и средняя сумма дебиторской и кредиторской задолженности.
8. Сводный отчет № 10 – ведомость учета материально-ответ-ственных и подотчетных лиц приводит всю сводную информацию о задолженности этих лиц и сроках погашения долга, что позволяет судить о размерах выданных и просроченных сумм.
Предлагаемые сводные отчеты и возможность построения на их основе других производных форм внутренней отчетности, дают возможность ежедневно, а в течение рабочего дня – неоднократно оценивать финансово-экономическое состояние организации. Для этого анализу подвергаются материальные, финансовые и документарные потоки, взаимоотношения с покупателями и поставщиками, состояние дебиторской и кредиторской задолженности, оборачиваемость оборотных средств.
Особенностью такого анализа является то, что управление финансовой устойчивостью предприятия осуществляется в оперативном режиме, при этом экономическую оценку получают как все предприятие, так и отдельные его структурные подразделения (бригады).
При совмещении оперативного управления финансовой устойчивостью с текущим в финансово-экономической службе предприятия появляется надежный инструментарий анализа, оценки и контроля финансово-экономического состояния предприятия в реальном режиме времени. В результате директор предприятия получает надежную, полную и объективную информацию, необходимую для принятия управленческих решений, понимания механизма хозяйственных процессов, существующего финансово-экономического состояния, перспектив развития и устойчивого экономического роста в будущем.
Предлагаемый подход позволяет наиболее точно оценить влияние управленческих воздействий на реализацию финансовой политики организации, а также приближает критические показатели к прогнозным.
Таким образом, оперативный аудит как важная часть системы управления финансовой устойчивостью должен носить комплексный характер и выступать во взаимосвязи с другими разделами внутрихозяйственного аудита финансового состояния организации. Практическая реализация приведенных методических рекомендаций по проведению оперативного аудита финансовой устойчивости, на наш взгляд, позволит повысить оперативность и обоснованность принимаемых текущих и стратегических управленческих решений, эффективность финансово-хозяйственной деятельности.
3.3 Этапы и процедуры проведения внутреннего аудита финансовой устойчивости организации
Для достижения успешного решения задач, поставленных перед внутренним аудитом, требуется дальнейшее совершенствование его методологии и приведения ее в соответствие с новыми условиями хозяйствования. Методология внутреннего аудита характеризуется системой методов, приемов, теоретических обобщений и принципов познания. Методы аудита в условиях перехода к рынку должны обеспечить системное, комплексное и органически взаимосвязанное изучение финансово-хозяйственной деятельности организаций с целью объективной оценки результатов работы, выявления и мобилизации резервов повышения эффективности хозяйствования, проверки сохранности, экономической эффективности, целесообразности и законности использования всех видов активов для последующего принятия оптимальных управленческих решений.
Разрабатываемые методы в условиях транзитивной экономики должны ориентироваться на общие и конкретные цели аудита, а также определенные виды аудиторских проверок. При построении системы внутреннего аудита финансовой устойчивости важно выделить виды аудита. В международной практике различают несколько вариантов проведения аудита: операционный аудит; аудит на соответствие; аудит финансовой отчетности. Все они наиболее подходят к внешнему аудиту.
Одной из важнейших функций аудита является своевременное выявление негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности организации и возможности их корректировки до того, как возникшие проблемы перерастут в кризис (до даты предоставления общего отчета по организации). Поэтому в аудиторской практике возникает необходимость использовать различные формы осуществления контроля с целью своевременной выработки для управленческого персонала организации рекомендаций по управлению финансами и способам использования ресурсов, а также своевременного предупреждения допущенных ошибок и их исправления. В зависимости от признака, лежащего в основе того или иного методологического подхода, выделяют различные формы проведения контроля. К таким признакам относят время проведения контроля, источники контрольных данных, способы и приемы осуществления контроля.