Аналитические процедуры финансовой устойчивости в системе внутреннего аудита (стр. 17 из 22)

а) источники собственных средств;

б) общая стоимость имущества предприятия (валюта баланса);

в) сумма собственных оборотных средств;

г) сумма краткосрочных и долгосрочных обязательств и т.д.

Как мы уже отмечали, оценка финансового состояния организации носит комплексный характер и поэтому нельзя ограничить контроль каким-либо одним направлением, например контролем только ликвидности баланса или платежеспособности. Кроме того, функции внутреннего контроля требуют проверки не только информации финансового и управленческого учета, но и данных планов и прогнозов, нормативных показателей, соответствия операций организации его внутренним регламентирующим документам и действующим нормативным актам. Среди внутренних регламентирующих документов организации необходимо особо выделить приказы, распоряжения и прочие документы, определяющие стратегию развития организации.

Свою работу внутренняя аудиторская служба организации строит на основе принципов коллегиальности, компетентности, самостоятельности, независимости, конфиденциальности, регламента и информационной обеспеченности в рамках разработанного внутреннего "Положения о структурном подразделении" (далее – Положение) (Приложение В). Разработка данного Положения, применение стандартов внутреннего аудита, определение взаимосвязей внутреннего аудита и прочих служб организации способствуют пониманию целей и задач отдела (службы), эффективному взаимодействию внутренних аудиторов как внутри отдела, так и с другими службами предприятия.

Для обеспечения связи между компонентами организационно-произ-водственной системы, системы окружающей среды необходима оперативная и достоверная информационная система. В процессе управления производственной деятельностью необходимы сведения о достижении заданной цели с тем, чтобы воздействовать на производственный процесс, обеспечивать выполнение управленческих решений. Отсюда следует, что любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, которая обеспечивает связь внутренних и внешних потоков прямой и обратной информации экономического субъекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. Важность получения оперативных и достоверных данных обусловлена прямой зависимостью результатов принимаемых стратегических решений от точности прогнозных значений финансовых показателей. Необходимо отметить, что надежность прогнозов финансовых показателей связана в большей степени с качеством исходной информации, чем с применяемыми методами анализа. Учитывая значение информационной базы для практического формирования внутреннего аудита, мы считаем необходимым провести систематизацию существующих источников информации и выработать рекомендации по подготовке базы данных как этапу аудиторских процедур.

Основу информационной системы организации составляют внешние и внутренние источники (бухгалтерская информационная система, где хронологически и систематически накапливаются и обрабатываются данные, связанные с учетом, контролем, анализом и регулированием процессов). Сотрудники внутренней службы аудита должны с особой тщательностью подходить к формированию информационной базы аудита, т.к. этот этап требует наибольшей трудоемкости и сравнительно трудно поддается формализации и автоматизации. Поэтому возрастает значение систематизации базы данных проведения аудиторских процедур.

Мы предлагаем использовать следующую классификацию источников информационной базы аудиторских процедур:

1) внутренние и внешние (по отношению к организации);

2) первичные и вторичные (по целям первоначального сбора информации);

3) постоянные и динамические (переменные) – в зависимости от периодичности изменения и скорости устаревания информации;

4) по источникам:

– данные нормативных актов (федеральных и местных законов, постановлений Правительства, приказов Министерства финансов и т.п.);

– данные стандартов и правил (Положения по бухгалтерскому учету, аудиторских стандартов и т.д.);

– методические рекомендации и указания, утвержденные государственными органами по учету, контролю;

– общеэкономическая информация (уровень инфляции, уровень процентных ставок и т.д.);

– финансовая информация;

– данные бухгалтерского, управленческого и налогового учета;

– отраслевые и внутрифирменные нормы и нормативы;

– техническая и технологическая информация;

– прочая информация.

Формирование информационной базы должно проходить в тесном взаимодействии с функциональными подразделениями организации.

Основным источником количественной информации для аудита финансовой устойчивости являются данные бухгалтерского учета, технико-экономические показатели бизнес-планов. Нормативные акты, регламентирующие порядок бухгалтерского учета, формируют основу анализа и контроля, поскольку непосредственно определяют отражение соответствующих доходов, расходов, активов и обязательств в регистрах учета и отчетности, являющихся информационной базой для принятия управленческих решений.

3.2 Оперативное управление финансовой устойчивостью в системе внутреннего аудита

Управление финансовой устойчивостью предприятия в реальном режиме времени предполагает, что управленческие воздействия могут быть текущими и оперативными.

Текущее управление означает, что анализ финансовой устойчивости предприятия осуществляется на базе аналитических финансовых таблиц, включает в себя рассмотрение обменных, распределительных и финансовых операций. Отдельно рассматривается также движение собственного капитала в денежной форме.

Соответственно, такой анализ должен основываться на достаточном информационном массиве данных, а поэтому текущее управление финансовой устойчивостью целесообразно проводить не реже 2-3 раз в месяц и обязательно при закрытии отчетного периода. Помимо организационных и информационных аспектов проведения текущего аудита, необходимо выявить состав показателей, подлежащих отслеживанию со стороны руководителя организации, т.е. критических показателей. Мы предлагаем использовать приведенную в разделе 2.3 укрупненную систему критических показателей, детализируя её по мере необходимости. Именно при таком анализе можно проводить текущий контроль спрогнозированных в этом параграфе финансовых показателей методом сравнения и на основе полученных результатов разрабатывать мероприятия по улучшению финансовой устойчивости организации, используя уже методы оперативного управления.

Оперативное управление, в отличие от текущего, имеет совсем другой временной разрез – сутки, и поэтому управленческие воздействия могут осуществляться ежедневно, а в течение одного рабочего дня – неоднократно. В этом случае используются другие выходные формы – формы внутренней отчетности, анализа и аудита, которые называют сводными отчетами. Основная задача данных форм отчетности – обеспечить руководство организации оперативной информацией о движении материальных, финансовых потоков, собственных и заемных средств, расчетах с покупателями и заказчиками. Эти внутренние формы отчетности могут составляться не только за истекшие сутки, но и за любой отрезок времени и нарастающим итогом. Они содержат натуральные, стоимостные и финансовые показатели, а также дают исчерпывающую информацию о работе структурных подразделений. Отсюда можно сделать вывод, что оперативное управление – это управление по отклонениям фактических значений показателей от нормы.

Оперативное управление финансовой устойчивостью очень тесно взаимосвязано с бухгалтерским, финансовым и управленческим учетом, поскольку через сводные формы отчетности наиболее наглядно проявляется взаимосвязь между бюджетированием, учетом, анализом и контролем, с одной стороны, и движение материальных, финансовых и документарных потоков – с другой. Следовательно, необходимо разработать внутренние формы отчетности, которые позволили бы создать мощный информационный блок для руководства организации, вобравший в себя всю оперативную информацию о:

– остатках ТМЦ на складе (средства труда, материалы, топливо, запасные части и т.д.);

– остатках готовой продукции на складе;

– поступлении и оплате ТМЦ;

– отпуске ТМЦ в производство;

– выпуске готовой продукции и её остатках на складе;

– движении денежных средств;

– задолженности отдельных дебиторов, материально-ответственных лиц;

– общем финансовом состоянии организации.

Исходя из этого, мы видим что информативность данных форм внутренней отчетности будет зависеть от своевременности поступления исходной информации (входной) и её обработки сотрудниками бухгалтерии и внутренней аудиторской службы. Соответственно, чем быстрее исходная информация будет поступать в общую базу данных, тем более качественней будет информативность внутренней отчетности и, следовательно, тем более эффективными будут принятые управленческие решения по оперативному управлению. Представим блок-схемой систему документооборота на организации (рис. 8).

Рис. 8. Блок-схема документооборота отдела внутреннего аудита

Необходимо отметить, что внутренняя отчетность составляется нарастающим итогом с начала периода, содержит натуральные и стоимостные показатели, включает информацию по каждой службе и подразделению. Исходя из этого, появляется возможность получить общую информацию о выполнении запланированных показателей, возникших отклонениях, достаточности или недостаточности собственных средств, необходимости привлечения заемных средств, состоянии платежеспособности и финансовой устойчивости.