Разработка совершенствования системы учёта материально-производственных запасов (стр. 17 из 19)

Если поступившие материалы или товары не удовлетворяют требованиям организации заказчика, или если был поставлен товар ненадлежащего качества, в учете предусмотрен документ «возврат поставщику». На основании этого документа ранее оприходованные товары или материалы возвращаются поставщику и перестают числится в учете предприятия заказчика.

Так же одним из специфических документов при оприходовании материалов на склад «кухня» является документ «Акт разделки» документ предназначен для отражения в учете факта разделки продуктов, например , разрубки мяса или разделки рыбы. В документе пользователь указывает разделываемый продукт, его количество, единица измерения, коэффициент единицы измерения, себестоимость. В табличной части заполняется список получившихся в результате разделки ингредиентов, количество и себестоимость

Следует отметить те товары которые используются одновременно в производстве блюд, то есть реализуются через склад «кухня», и могут быть реализованы без дальнейшей обработки через склад «бар». Примером такой ситуации может быть использование вина на кухне с цель придания определенных качеств, приготовляемому товару, то есть в данном случае вино будет являться одним и ингредиентов приготовленного блюда, в тоже время вино приходовалось как товар на склад «бар». Для отражения такой ситуации в учете предусмотрен документ «Перемещение материалов». Документ предназначен для отражения движения материалов между разными складами внутри организации.

На мой взгляд, в силу относительно небольших размеров предприятия следует упростить схему документооборота, при отпуске материалов в производство. Старший в смене повар, должен взять на себя обязанности кладовщика и использовать материалы по мере надобности, исходя из норм закладки продуктов в калькуляционных картах. В целях проверки правильности использования материалов раз в неделю при передачи смены следует сличать фактическое наличие материалов с данным бухгалтерского учета.

Калькуляционная карта является основным документом регламентирующим нормы закладки материалов в том или ином конечном блюде. В калькуляционной карточка блюда указывается перечень продуктов, входящих в состав блюда. Здесь же рассчитывается себестоимость блюда, а также существует возможность указать его вес («выход в готовом виде одного блюда»).

Документ “Технологическая карта блюда» создается на основе калькуляционной карточки блюда, кроме табличной части, в которой перечислен состав продуктов блюда, а также содержится текстовое поле для описания технологии приготовления и оформления блюда

Документ "Акт проработки” вводится на основании калькуляционной карточки блюда. Данный документ содержит все ингредиенты блюда, на основании которого он создан и позволяет просчитать реальную закладку ингредиентов в течение некоторого периода времени. В “Акте проработки” описывается троекратный опыт приготовления блюда. В документе фиксируются средняя величина, которая становиться основной для всех последующих документов, в том числе и для “Калькуляционной карточки блюда.

В условиях автоматизации на предприятии следует рассмотреть схему списания материалов в производство и реализацию готовой продукции в целом так как, документы вводятся на основании других документов.

Формирование заказа оформляется документом «План-меню» он предназначен для составления меню. На основании данного документа можно распечатать документы:

Меню – распечатка меню;

План – распечатка плана меню;

Требования – распечатка списка необходимых товаров для производства всех указанных блюд;

Нехватка – распечатка списка товаров, которых не хватает для производства всех указанных блюд;

Карточка – печать калькуляционных карточек.

Так же на основании данного документа, после выбора нужных блюд из списка с использованием средств автоматизации выписывается «счет», который подтверждает факт заказа. В нем так же перечислены наименования заказанных блюд. После того как счет оплачен, оформляется «чек», он является основание для формирования документа «Марочный отчет».

Документ «Марочный отчет» является основным документом позволяющим списать все материалы которые были использованы при производстве продукции. При помощи этого документа происходит списание продуктов со склада согласно калькуляционным картам. В документе «Марочный отчет» создаются накладные на продажу в розницу. Документ может создаваться на основании документа «План-меню». Указывается склад, счет – 90.2 (т.е. продукция сразу отгружается покупателям) или 43 (счет готовой продукции откуда ее можно списать расходной накладной). Указываются налоги, статья затрат, подразделение и список товаров.

В силу особенностей технологического процесса, при производстве блюд может иметь место ситуация когда для производство некоторых блюд может не быть некоторых ингредиентов, то есть при производстве используются материалы которых нет в данный момент на складе. В этом случае должны использоваться иные имеющиеся материалы. Трудность состоит в том, что списание материалов в производство происходит по калькуляционным картам. Для отражения в учет этой ситуации должен быть использован документ «акт замены». Данный документ позволяет заменить одни ингредиенты в блюде другими без изменения в калькуляционных картах, что весьма удобно для точного учета материалов.

Следует отметить документальное оформление работы с блюдами полуфабрикатами. Для ведения контроля за блюдами полуфабрикатами предлагается работать по такой схеме:

1.Описать блюда-полуфабрикаты. В справочнике “Номенклатура” у полуфабриката тип номенклатуры должен быть прописан как Блюдо, Полуфабрикат. Создать документ “Карточка блюда” (калькуляционная карточка).

2. Поместить блюдо-полуфабрикат на 43 счет. Ввести нужное количество блюд и провести документ по 43 счету. Также. создать “Марочный отчет” можно на основании документа “План-меню”.

В дальнейшем это блюдо-полуфабрикат можно продать или использовать его для дальнейшего приготовления сложного блюда.

Если же в дальнейшем из полуфабрикатов будут готовиться блюда, то в “Марочном отчете” нужно указать тот склад продукции, где готовится основное блюдо или делается перемещение блюда со склада на склад (формируете документ “Перемещение блюд и полуфабрикатов”).

3. При передаче продаж с касс, формируется “Марочный отчет по ККМ” по 90.2 счету. Алгоритм работы программы такой. Программа анализирует, что, если на 43 счете на заданном складе есть блюдо, то списание будет происходить с 43 счета. В случае же нехватки какого-то количества блюда-полуфабриката будут списываться необходимые продукты со счета 41.1.

В целом предложенный документооборот отличается большей простотой, что очень важно для относительно небольшого предприятия. Это позволяет и избежать лишней работы как бухгалтера так и работников кухни, которые отвечают за правильные закладки материалов в готовую продукцию.

Как было сказано выше многие документы не имеют печатной формы и вводятся на основании других документов, что позволяет избежать лишнего накопления печатных версий документов, а так же ошибок при переносе в электронный вид информации находящейся на документах в печатной форме.

4.4 Оперативный учет отклонений в стоимости МПЗ

Для учёта отклонений можно использовать счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», на основании поступивших в организацию расчетных документов поставщиков делается запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Последнее зависит от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов в организацию. При этом запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» производится независимо от того, когда материалы поступили в организацию - до или после получения расчетных документов поставщика.

Оприходование материалов, фактически поступивших в организацию, отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для обобщения информации о заготовлении и приобретении материально-производственных запасов, относящихся к средствам в обороте.

В дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относится покупная стоимость материально-производственных запасов, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщиков. При этом записи производятся в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материально-производственных запасов в организации).

В кредит счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» относится стоимость фактически поступивших в организацию и оприходованных материально-производственных запасов.

Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списывается со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».