Выполнение плана материально-технического снабжения ревизор изучает по данным картотеки последовательности отгрузки и поступления предметов труда, претензионным письмам, исковым заявлениям на уплату неустоек за нарушение договоров поставки и т.д.
Закупка ненужных и излишних производственных запасов ведет к ухудшению финансового положения предприятия, замедлению оборачиваемости оборотных средств, вызывает дополнительную плату в бюджет. Кроме того, приобретение материалов «в запас» лишает возможности другие предприятия обеспечить свои потребности в них. При обнаружении таких случаев необходимо установить, какие предметы труда приобретены с избытком против норм запаса и на какую сумму, сколько времени они находятся без движения, кто дал распоряжение их приобрести, какой осуществляется контроль за соблюдением нормативов запаса материальных ценностей.
Особенно внимательно нужно проверить себестоимость заготовленных материалов. Следует учесть, что значительная часть удорожания себестоимости промышленном продукции по затратам производственных запасов, как показывает практика, образуется на стадии их заготовления. Ревизор проверяет правильность отнесения на себестоимость заготовленных материалов топлива и других произведенных расходов.
Транспортно-заготовительные расходы планируются по группам или видам производственных запасов, поэтому фактический их уровень проверяется, по номенклатуре, принятой при планировании. Основанием для проверки фактических расходов служат сметы транспортно-заготовительных расходов, первичные документы по оформлению указанных расходов, разработочные таблицы, ведомости № 10, 7, 8 и другие, журналы-ордера № 6, 7, 8, 10 и другие или соответствующие им по содержанию табуляграммы.
Обеспечение сохранности собственности — одна из основных задач документальной ревизии на ИП Соболь Л.С. В процессе ревизии сохранности производственных запасов проверяется состояние складского хозяйства, подбор и расстановка кадров материально ответственных лиц, организация пропускной системы, контроля за своевременным проведением инвентаризации и выполнением плана внезапных проверок наличия производственных запасов.
Прежде всего, ревизор устанавливает степень обеспеченности предприятия складскими помещениями, в пределах, необходимых для надлежащего хранения производственных запасов, а также, не хранятся ли материальные ценности в неприспособленных помещениях, под открытым небом. Проверяя складские помещения, ревизор обращает внимание на их пригодность для хранения производственных запасов.
Особое внимание на предприятиях общественного питания следует обратить на своевременность отпуска материалов в производство, что бы избежать порчи продуктов питания. Так же ревизор должен отследить те схемы по которым предприятие определяет срок хранения материалов и полуфабрикатов.
Сохранность производственных запасов зависит не только от состояния складских помещений, но и от соблюдения правил хранения. В местах хранения материалы должны быть размещены таким образом, чтобы к ним в любое время был доступ, обеспечивающий складирование вновь поступающих ценностей, отпуск ценностей, проверку нормативного запаса и их наличия. При ревизии нужно выяснить, не было ли случаев порчи материальных ценностей из-за нарушений правил хранения; имеются ли на местах хранения материалов ярлыки (по форме № М-16), полностью ли они заполнены и, в частности, указан ли в них номенклатурный номер, наименование и норма запаса данного вида материальных ценностей; обеспечена ли противопожарная защита и установлены ли надежные запоры и сигнализация.
Ревизор должен проверить весовое хозяйство и другие контрольно-измерительные приборы, выяснить время клеймения и выверки приборов, а также сроки дератизации (уничтожения грызунов) и дезинфекции (уничтожения насекомых) в складских помещениях.
Правильность показаний весов устанавливается путем взвешивания гирь на десятичных весах и одинаковых, по весу предметов на разных весах. Результаты такой проверки отражаются в промежуточном акте. В случае выявления расхождений в весах или показаниях других измерительных приборов необходимо потребовать объяснение у материально ответственного лица.
Обеспечение сохранности собственности во многом зависит от подбора и расстановки кадров материально ответственных лиц. В отделе кадров нужно проверить наличие обязательств о материальной ответственности, есть ли виза главного бухгалтера, разрешающая зачислить данного работника на должность, связанную с материальной ответственностью. Отсутствие такой визы означает либо несогласие главного бухгалтера на прием на paбoтy данного материально ответственного лица, либо несоблюдение правил оформления документов из-за халатности.
В бухгалтерии предприятия нужно проверить правильность оформления передачи складов (кладовых) при смене материально ответственных лиц, их болезни или уходе в отпуск и отражения выявленных при этом расхождений в бухгалтерском учете.
Важным условием обеспечения сохранности собственности на ИП Соболь Л.С является четко организованная охрана производственных запасов и пропускная система. Внезапной проверкой на месте ревизор может установить, как организован контроль за вывозом материальных ценностей на предприятии.
Действенным методом проверки сохранности производственных запасов является проведение внезапной полной или выборочной их инвентаризации в период производства документальной ревизии, а также проверка своевременности, полноты и правильности проведенных инвентаризаций предприятием.
В процессе ревизии следует установить: полностью ли были охвачены инвентаризацией производственные запасы, соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации, установленные действующим Положением о бухгалтерских отчетах и балансах, правильно ли были оформлены инвентаризационные описи и сличительные ведомости. Одновременно нужно выяснить, своевременно ли подводились итоги инвентаризации (результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее окончания), правильно ли были приняты решения по выявленным инвентаризацией фактам недостач и излишков и, в частности, не было ли случаев сокрытия недостач под видом пересортицы (путем перекрытия недостач одних видов материальных ценностей излишками по другим видам ценностей), не допускались ли необоснованные решения о списании недостач на издержки производства или отнесении их на убытки прошлых лет и на другие счета вместо взыскания сумм недостач с виновных лиц и т. д. Для ревизии используются решения инвентаризационных комиссий, зафиксированные в приветствующих протоколах заседаний, и записи по счетам бухгалтерского учета в журналах-ордерах или табуляграммах.
В акте инвентаризационной комиссии должно быть указано, что списанные производственные запасы и уничтожены и полученные при этом отходы сданы на склад, а в решении инвентаризационной комиссии отмечается, за чей счет нужно списать эти материалы. Правильность отнесения материального ущерба на виновных лиц или списания их за счет производства ревизор провернет по записям в журнале-ордере № 10/1 и другим учетным регистрам.
Одной из задач ревизии сохранности производственных запасов является проверка организации контроля за деятельностью материально ответственных лиц. Такой контроль проводится работниками бухгалтерии предприятия.
4.2 Автоматизация учёта материально-производственных запасов
В условиях функционирования автоматизированной системы управления предприятием важное значение уделяется автоматизации расчетов по планированию, учету и анализу использования материально-производственных запасов. Одной из наиболее важных задач при учете МПЗ является автоматизация бухгалтерского и складского учета на предприятии.
Одной из наиболее удобных на мой взгляд программ, охватывающих максимальный объем учета со всевозможных сторон является программа «1С:POS- Общепит» с пакетом прикладных программ “МАГИЯ”, разработанным для кассовых POS-терминалов “Аккорд-КФ”.
Данная программа разработана специально для предприятий общественного питания, и затрагивает все ступени списания и приходования МПЗ, начиная от расчетов с поставщиками и покупателями заканчивая принятием заказов официантами.
Данная программа представляет собой решение “Общепит для системы “1С: Предприятие 8.0”. Программа «1С:POS- Общепит» предназначена для комплексной автоматизации учета предприятий общественного питания, кафе, баров, ресторанов и т.д. Программа работает совместно с пакетом прикладных программ “МАГИЯ”, разработанным для кассовых POS-терминалов “Аккорд-КФ”.
Возможности программы «1С:POS- Общепит»:
Ведение количественно-суммового учета продуктов, полуфабрикатов и готовых блюд. Учет товара в нескольких единицах измерения.
Ведение калькуляционных карточек блюд с нормативами расхода продуктов. Возможность использования готовых блюд и полуфабрикатов в качестве ингредиентов (Схема - «блюдо в блюде»). Форма ОП-1 Калькуляционная карточка. Учет и контроль блюд-полуфабрикатов.
Формирование меню. (Форма ОП-2 План меню). Формирование «Ведомости нехватки» - отчет об имеющихся в наличии и необходимых продуктах. Формирование заявки на склад.
Автоматический расчет списания ингредиентов приготовленных блюд согласно калькуляции. Программа позволяет вести учет списания ингредиентов по MIFO, FIFO, LIFO. Возможны две схемы производства: немедленное производство и продажа, производство для последующей реализации.
Отчет о продаже блюд.
Автоматическое формирование марочного отчета по результатам работы POS-терминала “Аккорд-КФ”, с последующими автоматизированными проводками по перемещению, списанию и реализации продуктов и готовых блюд.